杨仕宾

基层档案工作的好坏不仅影响单位效能的发挥，也是体现服务民生、构建和谐社会的标志之一。笔者多年从事高速行业基层档案管理工作，对如何提高基层档案的管理和利用水平提出以下建议，仅供同行参考。

一、增强档案的法制意识，不断提高档案人员素养

基层档案工作长期以来不被单位所重视，原因之一是档案法制观念的淡漠。从领导层面来说，因为缺乏法制意识，导致对档案工作认识上存在偏差，影响到档案工作的重视程度，因此，要提高单位档案工作水平，首先要提高档案管理者对档案的意识和法制观念，认识到档案的重要性和潜在价值，是重要的信息资源。在此基础上要通过教育手段，提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更着眼于政治素质和实际本领的提高，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究，提高新时期对档案信息的认识和要求，不断总结和探索，提高管理水平。

二、健全档案信息一体化管理新模式

（一）实行信息一体化管理

由于基层单位档案工作具有独特性，因此建立符合自身实际情况的档案管理模式——信息一体化的管理，就显得更为重要。档案、图书资料等一体化管理是适应现代化管理的新模式。因此，单位建立档案室，对单位档案、图书资料实行一体化管理，不但可以节省人力、财力、物力，而且能够提供更多综合信息，实行信息一体化管理是单位动态管理的需要。

（二）制定符合单位实际的管理制度

在贯彻档案各项管理制度的基础上，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。

（三）充分利用档案原有基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

三、多渠道、多途径收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理

档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为单位各项工作，特别是提高管理水平和开发利用档案信息，为领导决策服务，为高速公路工作提供服务。收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率。

为从源头上保证档案室收藏资源，我室反复多次修改归档范围，保管期限，使之更加合理化，同时档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。

四、树立档案信息化管理意识

新的归档方法是以档案工作的现代管理为前提的，没有现代化的计算机设备，不具备操作计算机的能力是不能胜任工作的。对文件级档案管理，业务人员要加以正确认识，不仅要加强新的档案整理办法，而且要学习和掌握计算机知识和操作技能。努力创造条件，争取早日实现档案的现代化管理。

要促进档案信息化管理，除了计算机及其配套设施必须跟上外，首先必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。其次，要加快开发和利用现有信息资源。同时，要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。当然加强电子档案归档管理和人才建设是不可或缺的一条。

（作者单位：河北省高速公路服务管理中心）endprint