洪 瑶

(四川省环境监测总站，成都 610091)

随着信息技术的发展，电子计算机技术的普及，办公自动化在各级各类国家机构、社会组织和企、事业单位广泛应用，许多机构、组织和部门的文件都在电子工作环境中生成、在网络上交换处理，电子文件，应运而生［1］。电子文件的出现，引发了包括文件、档案管理在内的记录管理的革命。在当今信息时代，环境监测档案管理发生了转变，以纸质档案为核心的传统档案管理模式面临转变，如何规范化管理环境监测档案，已成为环境监测档案管理工作者面临的新课题。本文试以四川省环境监测总站为例，就环境监测档案规范化管理问题进行探讨。

1 环境监测档案概述

1.1 环境监测档案的定义及含义

环境监测档案是指在各种环境监测活动中直接形成具有保存价值的数据、文字、图表、音像、照片等的各种形式和载体的文件材料［2］。

环境监测档案来源于特定的领域，即环境监测领域;环境监测档案是环境监测活动中形成的第一手材料，是环境监测活动直接的历史记录，具有原始性和可靠性;环境监测档案种类和形式多种多样。

1.2 环境监测档案的特点

(1)完整性

环境监测活动是一个连续的过程，监测工作的各过程形成的所有文件材料，反映了该项工作的全过程。环境监测档案材料之间具有的有机联系是固有的联系，不能割裂、分散［2］。

(2)专业性

环境监测活动是一项专业性很强的工作，其有自身的工作程序和工作内容和工作环节，是一项专门领域［2］。

(3)准确性

为保证环境监测工作的顺利进行，环境监测档案必须准确，所有归档文件材料必须字迹工整，术语、图表力求规范，格式统一，图样清晰。同时，档案人员严格执行监测档案的更改、补充和流通制度，确保档案的准确性［2］。

2 环境监测档案的规范化管理和作用

四川省环境监测总站 (以下简称四川总站)档案从1980年建档，包括了科研项目档案、验收监测档案、委托监测档案、监督监测档案、应急监测档案、污染源档案、业务培训、会议档案、质量管理档案、各类质量记录表格和技术记录表格档案、环境质量报告书 (年鉴、季报、月报、公报)档案、各类荣誉证书、标准档案等［3］。截止2013年底，四川省环境监测总站档案室现存档案2580卷，其中:永久1660卷、长期815卷、短期105卷。站档案室隶属于站办公室，主要的工作是按照国家档案管理的制度，结合环境监测档案的特点和本站实际，制定四川总站档案归档制度和办法，依法对各种档案进行分类管理管理。站档案室设专职的档案管理员，各科室有兼职的档案管理人员，共同完成四川总站的档案管理工作。

2.1 完善环境监测档案收集归档制度并严格贯彻执行

完善环境监测档案的归档制度并严格贯彻执行，是标准化管理的首要环节。四川总站按照《档案法》结合质量管理体系运行和实际工作需要制定了收集、整理、利用、查阅、保密、保管、库房管理、鉴定销毁等各项规章制度，使环境监测档案有章可循，有据可依。在工作中认真抓好落实，使环境监测档案工作逐步走向正规化、制度化。

2.2 规范环境监测档案收集整理工作流程

档案材料由各科室档案管理人员清理后上交档案室，档案员集中统一鉴定、分类、整理立卷、编目等工作。按照《中国环境保护档案管理管理规范》［2，4］进行组卷。

一是清理文件资料。从某项监测工作的全过程形成的具有保存价值的文字、图表和光盘等各种载体的文件材料进行清理、剔除重复后，分类组卷。

二是分类整理排序。我站采用的是“年度--问题-保管期限”分类法。即先将归档材料按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类，采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按问题序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常方便.纸质性资料在前，光盘等资料在后。

三是质量要求。原件内容真实、兼职准确;已破损的文件应予修整;移交资料时与科室兼职档案管理人员填写档案移交清册并双方签字，防止档案丢失，明确保管责任。

四是页码编写。按自然页数编写页码，凡有文字的页面均要编码，页码编写位置在装订线的另一侧右下角，用阿拉伯数字编写，避免空号和重号。

五是编写目录拟写标题。按题名编写卷内目录，每份资料要按原文题名编写目录，没有题名的材料要根据内容自拟标题后再编写目录。拟写案卷标题时，将该卷的主要文件内容概括提炼，使其综合反映卷内内容。

2.3 发挥环境监测档案的作用，提高利用率

档案管理的最终目的是提供服务，档案管理工作者要积极主动服务环境监测和管理。环境监测档案管理是质量管理体系的有机组成部分，其好坏也体现了质量体系运行的水平，直接影响到是否通过实验室资质认定 (计量认证)，四川总站在顺利通过历次国家计量认证评审 (含复评审和扩大评审)时，规范化的监测业务档案发挥了重要作用。此外，近年来，在突发性污染事故应急监测中，监测人员根据历史环境监测资料和气象资料，及时制定出了最佳的应急监测方案，使监测布点更趋合理，更具代表性，为及时了解和处理污染事故提供了可靠的第一手资料。

3 环境监测档案管理存在的问题及对策建议

3.1 环境监测档案管理存在的问题及原因分析

(1)某些科室人员不够重视，收集归档不完善

从目前环境监测档案管理现状来看，一些科室负责人对档案管理的认识较为肤浅，对档案管理的重要性认识不足，认为档案工作可有可无;还认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能查档就行了等认识上的误区。由此出现了，轻视档案工作，对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这已无法适应信息时代的管理需求。

(2)档案管理基础工作不力，保管分散，归属不清

个别科室对存档前的档案保管不力，材料收集内容单一，种类不全，漏归、错归现象时有发生。大部分兼职档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，再加上要承担大量的其它工作，投入档案管理的精力明显不足，造成日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时清理，严重影响了后续归档的数量和质量。

(3)纸质档案为主的管理模式已不能适应信息时代的需要

目前，四川总站的环境监测档案还纸质档案为主。一些部门在归档时，只提交纸质文件，缺乏电子文档，档案管理员只录入了资料、文件目录，致使后期工作人员查阅、参考这些资料时，案卷调度频繁，造成磨损严重，并且检索速度慢，查找准确率底，管理方式落后。

(4)档案管理软件落伍

目前我站档案管理软件使用的是飞扬档案软件单机版，只有站档案管理员录入权限，各科室兼职档案管理人员无法对本科室的档案进行录入。

3.2 对策建议［5］

为了进一步做好环境监测档案工作，提高为环境监测中心工作质量，本文针对环境监测档案管理中存在的问题提出了若干的对策和建议。

(1)宣传档案管理法律法规，有效提高法制意识

《档案法》是环境监测档案管理工作的法律依据，要以学习《档案法》作为环境监测档案管理工作的主线，强调环境监测档案工作在环境监测管理工作活动中的地位和作用，不仅档案管理人员要认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国环境法》、《环境监测条例》等，而且要在全单位宣讲，增强单位内全体干部职工的档案管理意识，形成“人人关心档案、人人支持档案工作”的良好氛围。

(2)加强学习，提高档案工作者的素质

加强对档案工作人员的业务培训，不断拓展档案工作人员的知识面，提高档案管理工作的能力和业务素质。对兼职档案员，采取集中培训、分类指导等方法，使他们在培训操作中熟悉业务，提高素质。更好的为环境监测管理服务。

(3)建立健全档案管理网络，确保档案管理安全

做好环境监测档案工作，必须健全档案管理网络，充分发挥专兼职档案员的作用。从档案工作实际出发，建立网络版的档案管理软件，按需应配置计算机、打印机、扫描仪、数码照相机、摄像机等设备，建立电子文件、电子影像档案数据库。同时形成纸质和电子两套档案数据。在实现现代化管理过程中，应严格执行国家有关安全保密的规定，加强对计算机管理系统的管理，确保档案数据库安全。

通过多年来的档案管理工作，深深感到在环境监测发展的新时期，档案工作必须要坚持信息化发展方向，规范化的管理模式，现代化的管理手段，才能更好地发挥档案的价值和作用。

总之，档案是社会的财富、历史的记忆。档案室不单纯是保管档案的场所，也是组织档案信息交流的中心，是保证档案能够得以安全保管和传延下去的组织形式，是环境保护工作和社会各方面获取环境保护信息的宝库。

［1］冯惠玲.电子文件管理教程［M］.北京:中国人民大学出版社，2001.

［2］HJ/T 78.1-8.5-1994，环境保护部环境保护行业标准《环境保护档案管理规范》［S］.

［3］实验室资质认定评审准则［EB/OL］.http://baike.so.com/doc/5414501.html，2006-07-27.

［4］HJ/T 7—1994，环境保护部环境保护行业标准《中国档案法——环境保护档案分类表》［S］.

［5］中国环境监测总站.2012年全国环境监测档案管理培训教材［Z］.