略论信息技术与档案管理的现代化

2014-03-28高楠

赤峰学院学报·自然科学版 2014年6期

关键词：著录档案资料现代化

高楠

（赤峰学院，内蒙古赤峰 024000）

略论信息技术与档案管理的现代化

高楠

（赤峰学院，内蒙古赤峰 024000）

加强对传统档案的管理，使传统档案更有效地服务于教育教学、科学研究和行政管理；加快高校档案信息自动化系统建设，满足高校现代化教学、管理的需要，是高校档案管理现代化两个努力的方向.要实现档案管理的现代化，首先要实现人的素质的现代化，其次是管理模式的现代化.

档案；信息自动化；素质

档案部门是高校信息资源系统的重要组成部分，对高校教学、科研及行政管理有重要影响，对构建现代化的人力资源管理体系也发挥着重要的作用.要实现档案管理的现代化，首先，要加强对传统档案的管理，使传统档案资料的收藏、入档、搜集等环节适合现代化的管理的需要.其次，就是要加快档案资料信息数字化系统建设，用计算机管理档案的各个环节，这是实现档案管理系统现代化的物质技术基础，也是必备的手段，没有这个前提，档案工作现代化就成为一句空话.我国的档案管理部门应用电子计算机并有计划地建立自己的现代化系统的尝试始于1985年.那时人们对计算机的认识还不深刻，对它的应用前景还没看透，经过艰苦创业，仍然建成起了文书档案处理系统，这是我国档案管理现代化努力的第一次尝试.我国档案管理现代化进程发端于“九五”规划的“金信工程”，从此，我国档案信息处理和管理踏上了的现代化的管理进程.

1 现代信息技术对档案管理工作的影响

1.1 数字化的计算机档案管理系统，方便快捷，为打印、输入、输出、插入、查询、统计、检索、删除，以及计算机应用系统具有的判别、诊断、筛选的功能，这些都为档案资料的管理和用户使用提供了极大的便利，使档案服务跨上了现代化的新台阶.与传统档案相比，以计算机为主要工具的档案存储方式大都是光盘、磁盘、数据库等，其特点是占据空间小、储存量巨大，且具有应用方便、传输速度快等特性，能迅速地、海量地呈现资料信息，满足用户需要，可谓档案管理的新模式，必将为档案管理现代化提供新的动力.

在信息时代，档案工作的内涵和外延将会进一步扩大.但是，档案这种以知识、历史记录、重要信息存储为主要存在形态的社会的、政治的、经济的产物，或者这一再现历史真实面貌的原始文献，其原始记录性、真实性是它的最本质属性，这种属性不会因为时间的推移或者生产方式的变化而变化.在数字化时代，以纸质档案形式存在的信息，必定是知识、信息高度浓缩的精华，也是档案资料得以存在的生命力所在.由此可见，信息属性已经成为当代档案资料的重要属性，档案资料的信息含量、真实度、原始性已经成为衡量档案价值的最重要的指标.现代化的档案资料管理，就是要运用不断涌现的新的载体形式，最大限度地运用载体形式搜集、整理、存储有用信息，比如，运用谷歌地图获得地理信息，运用4G技术获得突发的有价值信息.这是信息技术赐予档案管理工作最大的机遇.

1.2 依托先进的先进技术设备，档案事业将步入新的发展机遇期.当代科学技术日新月异，智能化、信息化、集成化程度越来越高.先进技术设备，如数字化技术、网络技术、计算机技术是高校档案资料管理现代化的重要物质基础和技术手段.没有先进的技术、先进的设备，任何思想、任何先进管理理念都无法落到实处.在信息时代，先进的技术设备无处不在，已经充斥于社会每个领域，充斥于生活的方方面面，档案工作自然也不例外.数字技术已经大量应用于档案资料管理、统计和检索等工作环节，并断推动着人们的思想观念、工作方式的转变，推动着档案管理人员不断更新管理手段，使之进入现代化管理的先进行列.

1.3 信息技术的突飞猛进倒逼档案管理人员不断提升自身的专业技能，熟习现代的数字化操作规程，学会用现代化的管理知识、技能、思想指导管理实践.信息时代是知识不断创新、不断发展的时代，是信息技术、数字技术统领社会各个方面的时代，是催生理念、思想不断更新的时代.因此，高校档案管理人员要具有开放的档案管理意识，树立依法治档的理念，形成批判继承的档案精神，努力创新，形成自由的、独立的、先进的学术思维.正是信息技术的不断发展，才使图书馆学、情报学的大踏步发展与创新.因此，档案管理人员要加强档案基础性工作，优化供求关系，加强档案的定量管理，提高档案资料的利用效率，并把完善档案管理部门的职能与优化档案管理程序结合起来，使档案管理更加现代化. 1.4 信息时代的到来，为档案事业的现代化提供了可能，也对档案管理工作者的技能、素质提出更高的要求.选拔德才兼备的、能够胜任档案管理现代化各方面工作的复合型人才就成为档案事业的核心议题.因为先进的设备、操作程序需要高技术水平的人员去操作、使用，档案软件的开发需要高水平的IT人才.档案人员只有具备较高的档案知识、情报学知识、计算机技术、档案管理能力，才能使先进的技术设备、先进管理方法产生效能，从而推动档案管理事业迈上新台阶，实现现代化.

2 档案管理的数字化过程

档案管理数字化是一项浩大工程，就是计算机数据的准备工作也不是一蹴而就的，尤其是那些有着历史悠久的综合性档案馆（室），馆藏案卷浩如烟海，在初始阶段，著录工作会十分繁重、复杂，没有一整套规范化、科学的、可操作的程序及方法，档案数据准备工作就很难顺利进行.

第一，主次分明，循序渐进.档案管理工作的中心任务就是为高校的教学、科研服务.而建立数字化档案馆的目的是为使用者提供高效、便捷、准确、周到的服务.高校档案馆在推进数字化进程中，应根据各类卷宗的重要程度、价值含量、利用率情况，对所有馆藏资料进行排队，先主后次，以便提高效率，加快档案的数字化进程.

第二，分层著录，提高效率.在对馆藏资料进行著录时，应该把案卷分为三个层次，按层次进行著录.就是把那些内容单一、查考价值不是很高的资料进行案卷级著录，对内容零碎的档案进行文件组合级著录，而对那些内容重要资料则进行文件级著录.这样处理不仅能揭示档案的主题和特征，也有利于进行数字化处理，省时高效.

第三，分门别类，顺势而为.对于那些案卷基础较好、具备全引目录的案卷，在著录过程中，可以直接在全引目录上分类标引.对于那些特殊性很强的档案，如“房档”、“人事”等卷宗，用计算机编程功能将人名、地址、时间以案卷目录为基础，直接录入并用计算机统一给出分类号.这种分门别类、充分利用档案目录的原有基础的方法，能够减少著录的环节，减少没必要的程序，从而大大地提高著录效率.

第四，档案资源数字化处理.（1）运用数字模拟整合技术把各种档案数字化，是档案数字化的基础.数字化的基本方法：一是把纸质载体中的档案信息开发汇集成系统文献档案信息，以数字化方式输入计算机；二是用数字照相、扫描技术对档案原件进行数字化处理；三是在办公自动化过程中生成规范的电子文件信息.(2)建立档案馆数字信息资源库，包括数字档案管理系统、数字目录中心管理系统、数字文档管理系统、数字文件管理系统等.(3)建设档案数字化信息网络.目的是把数字化的档案信息在互联网上发布、传递.