舒 涛

（成都大学档案馆，四川成都 610106）

一 科研档案信息资源开发与利用的意义

科研档案信息资源是科研活动的真实记录，是知识创新、科技创新以及成果转化的基础和依据［1］。立项背景、研发思路、核心技术、参数指标、工序流程、控制措施、结论报告，都是科研档案信息资源的重要组成部分，它们通过文字、图表、数据、声像等载体表现为文件材料，具有凭证作用。可以为保护科研成果的所有权及正确处理科研工作中的各种权益提供法律依据;可以为科研信息资源的开发与利用提供物质基础，促进广泛的科研交流;可以为后期的科研活动提供参考，充分发挥其潜在价值;还可以有效避免重复研发。科研档案管理人员收集、整理科研档案信息资源要与科研活动同步，以避免信息资料在研发过程中遗失或损坏。完整的信息资源经过后期分析编研、数据处理，可供检索、开发与利用。科研档案信息资源的开发利用，一方面可以促进科研成果直接转化为现实生产力，产生社会效益和经济效益;另一方面，科研人员在检索、开发与利用某一科研档案信息资源的过程中，可能触类旁通、发散思维，产生新的研发课题，或者举一反三，突发灵感，对研发课题中一直没能解决的问题豁然开朗，疑难迎刃而解。因此，最大限度地开发科研档案信息资源，是科研档案管理人员的重要职责，是实现科研工作“创新化、产业化”的保证。

二 科研档案信息资源开发与利用的现状及其原因

目前，科研档案信息资源的开发与利用大多停留在较低层次，科研档案信息资源中所蕴含的知识信息没能被充分地挖掘。主要原因一是认识问题。首先是领导不重视。认为科研档案不会直接产生经济效益，只要把科研档案保管好不出事就可以了，因而在人员、设备、资金等方面配置较低。表现在经费投入不够，办公环境差，库房狭窄，设备老化陈旧，管理人员年龄偏大。其次是管理人员则认为领导不重视，部门在单位的地位又不高，做多做少、做好做赖都一个样，既然如此，多一事不如少一事，没有必要费力劳神，只要按部就班做好传统的收集整理与查询服务，能够满足基本的工作需要就可以了。二是软件硬件滞后。科研工作日新月异，发展迅猛，而现有的科研档案管理人员无论政治道德素养、业务综合素质、运用现代信息技术能力、创新意识均跟不上发展的需要。表现为:法律意识比较淡薄，对科研档案的保密意识不强，依法治档、依法办事的自觉性主动性不高，思想方面趋于保守，对现状比较满足，缺乏上进心和开拓创新精神，管理水平不高，服务效率低下，研发能力、计算机应用能力不强，综合素质不高。加上计算机网络设备等硬件落后，科研档案信息资源编研技术手段不高，编研出来的成果档次较低，缺乏多次编研和深层次编研，编研过程又往往注重数量轻视质量，利用率不高，成果的转化慢而且少，闲置浪费现象惊人，科研档案信息资源的高层次管理人员严重缺乏。

三 科研档案信息资源开发利用的对策

科研档案蕴含着丰富的知识信息，应多渠道、多形式加强科研档案信息资源的开发与利用，对人才培养和科研工作具有重要的意义。

（一）提高归档意识，加强制度建设

科研活动一般都要经过论证、立项、实施、验收、推广等过程，形成周期从几个月到几年甚至几十年［2］。档案材料的汇总虽然是在科研活动结束之后完成的，但每一份材料却产生于不同的阶段，即所谓科研档案形成于科研活动过程之中，完成于结题之后，只有加强过程归档才能保证材料的完整性，提升归档质量。然而科研人员长期以来形成的习惯是注重科研的数量、经费，注重科研实验和科研实践，注重科研成果的发表与获奖，忽视科研活动相关资料的积累，忽视科研文献资料的收集与归档，归档意识淡薄。不少科研人员将获奖证书、专利证书、论著等科研成果视为个人私有财产，有的甚至把其中重要的部分，如合同、协议等据为己有，在科研档案管理人员的一再催促下才极不情愿地延期归档。其实，科研人员既是科研档案形成的主体，也是科研档案利用的最大群体与最大的受益者，及时完整归档对他们只有益处。为避免科研档案残缺不全，确保归档顺利，在实际工作中应以制度来规范，实行科研档案项目负责人立卷归档责任制，强化他们的归档意识。

健全科研档案管理制度，是科研档案工作顺利开展、科学规范管理的可靠依据和根本保证［3］。要做好科研档案信息资源的开发利用，必须建章立制，建立一套行之有效的管理制度。在执行过程中，以制度管人，凭规矩办事，包括科研活动从开始到结题整个过程的材料管理，明确收集内容、归档时间、整理方法、立卷方式、保管程序、利用服务等，同时要建立相应的激励措施，引导科研档案管理人员自觉主动地认真工作，通过目标体系的建立、实现、考核等管理制度，做到责任任务明确，目标指标量化，分配考核挂钩，成果奖罚兑现，并且营造弘扬先进、鞭策落后的氛围，通过树立标兵、展示成果、奖励先进等活动，大张旗鼓地宣传报道优秀科研档案管理人员，让他们在工作中有充分的成就感和荣誉感，激发他们在今后的工作中最大限度地发挥自身的潜能，为开发科研档案信息资源做出新的贡献。

（二）加大继续教育力度，提高科研档案管理人员的综合素质

一是要加强职业道德教育，对科研档案管理人员进行爱国主义教育和人生观价值观教育。以马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，用优秀的品质高尚的思想引导、带动他们，要求科研档案管理人员热爱档案工作，要有事业心责任感，要爱岗敬业，忠于职守，对待工作要有默默无闻、甘于奉献的精神。科研档案管理既是一项基础性的工作，又是一项服务性的工作［4］［5］。面对收集、整理、编目、提供利用等大量繁琐的工作，科研档案管理人员要树立全心全意的服务意识，注重积累。在服务过程中要有耐心，诚信务实，实事求是，对档案材料认真核实，保证其真实可靠，不能凭主观臆断，更不能随意编造，这是对科研档案管理人员的基本要求。二是要加强业务培训，提高综合素质。信息时代新知识、新技术层出不穷，提供机会让科研档案管理人员走出去，多与同行交流，开阔他们的视野，学习先进的管理方式并加强学习能力的培养，在学习基础理论和专业知识的同时，要注重新知识、新技能的学习，主动提升专业技能，包括编目能力、编研能力、信息咨询服务能力、交流沟通能力、概括总结能力、发展创新能力等等。而计算机应用能力的高低则直接关系到工作的效率与质量，以多媒体技术为标志的现代信息处理技术的推广和应用，正在改变科研档案的管理模式和服务手段，电子文件归档、电子档案管理以及数字信息处理技术都需要具备计算机网络知识，大量的科研档案信息资源必须在网络环境下才能快速地查询检索，因而提升网络环境下处理信息的能力是当务之急。三是要引进人才。高学历、高层次复合型人才的引进，是改变科研档案管理队伍现状的最好方式，是优化现有人才队伍结构的关键，也是提升科研档案信息资源开发利用的最佳途径。

（三）保护知识产权，做好密级降解工作，扩大开发利用范围

科研档案是科研工作最为原始的资料，其中蕴含着大量鲜活的知识信息，作为一种信息的载体，其核心是技术信息。保护知识产权法律意识的普及以及长期受到的国防保密教育，固化了人们对科研档案保密性的理解，普遍认为科研档案是保密的，是不能对外公开的。即使因为工作需要查询某方面的信息，办理手续也会相当繁琐复杂。在这种认识下，为了减少不必要的麻烦，对一些可查可不查的信息，大多数人选择了不查，这是长期以来人们对科研档案利用形成的偏见。正是受到这种不正确认识的影响，致使科研档案信息资源的开发利用受到很大的束缚。与此同时，科研档案除了具有保密性的一面，还有时效性的一面。科研档案的时效性，是指一项科研成果，在一段时间和一定范围内是需要保密的，但是经过一定时间之后，一旦被更新的技术取代，原有技术就无需保密，属于解密或降密的范畴，因而保密只是暂时、局部和相对的。在实际工作中要正确认识科研档案的保密性，并做好密级降解工作，以扩大开发利用范围。首先要加大宣传力度，去除“就档案论档案”、“为保管而保管，重保管轻利用”的消极被动思想，树立积极主动的服务意识。其次，要正确处理好开发利用与密级降解以及知识产权的关系，按照相关规定在一定范围内及时做好科研档案密级降解工作，在不违背《档案法》并充分保护科研人员科研成果的所有权、使用权及处置权等知识产权的基础上，注重开发科研档案信息资源，使其价值得到最大限度的开发与利用。同时要做好科研成果的宣传报道，通过举办各种展览，展示科研档案知识，教育与启迪广大科研爱好者，提升科研档案的社会价值与经济价值。

（四）做好桥梁与跟踪服务工作

科研档案管理要从重视实体档案管理转变到重视科研档案信息资源的管理上来，要主动为用户服务并跟踪用户需求。重复研发，在今天绝不是个别现象，究其原因，主要是信息不畅，缺乏相应的平台供科研人员交流学术信息造成的。为避免科研人员盲目申报项目，减少不必要的劳动，科研档案管理人员要及时对结题的科研档案进行编研编目，主动为科研人员提供检索查询服务。同时，注重收集供求信息，积极发布科研成果需求信息，为科研人员和用户架起沟通的桥梁，以便更好地推动科研成果转化为现实生产力。在此基础上，持续跟踪科研活动，继续开发科研档案信息资源，为科研工作者再次利用提供保证。

解放思想、打破传统观念、大力发展科研档案信息资源的开发利用，实现资源共享，为社会造福，既是科研工作的需要，也是体现科研档案的价值和生命力所在。

:

［1］姜平．试论科技档案信息资源开发利用［J］，黑龙江史志，2011（21）:28－29．

［2］孙晓云．高校科技档案管理工作与高校科研工作［J］．黑龙江高教研究，2004（8）:44 －45．

［3］李伶，邬雪军．应重视高校科技档案的开发利用［J］．兰台世界，2005（5）:19－20．

［4］王成东．浅谈高校档案信息资源开发与利用［J］．哈尔滨学院学报，2006（4）:139－140．

［5］戴蕴威．高校科技档案开发利用的问题与对策［J］．时珍国医国药，2005（8）:796．