浅谈新时期高校档案学科馆员的建设工作

近年来电子文件以及电子档案已被广泛使用，同时网络化程度也不可同日而语，因此在一定程度上也高校档案管理工作提出了全新的要求和标准，作为高校档案管理者不仅要以学科为对象，依托具有档案学背景，具有掌握自动化、网络化技术的能力，还要成为熟悉档案馆（室）藏结构和资源利用知识的导航员，这就迫切需要具有较强信息捕捉和组织加工能力的档案高级专门工作人员。

高校档案；学科；馆员；管理；工作

随着科学技术的飞速发展，信息技术的广泛应用，档案馆（室）藏内档案信息数量急剧增长，并且档案信息的载体多种多样，传统的档案馆（室）服务模式已不能适应新形势下档案工作的需要，学科馆员制度的出现，为新时期高校档案工作的转型起到了促进作用。新时期，由于网络信息技术、计算机技术等科学技术的迅速发展，网上信息资源浩如烟海，从中获取有用信息犹如大海捞针，一些专家、学者对于网上资料的查询方式和途径还不十分不熟悉，他们无法在网上快速找到自己需要的信息，一些大量价值很高的文献信息未被开发，科研所需要的大量有价值的文献信息无法获得等等现实性问题摆在了各高校面前。时下，信息技术的飞速发展，而高效档案也转型成以数字化为主，这就对高校的档案工作提出了全新的指标，现阶段档案管理工作机制更需要受过相关训练以及具有一定学科知识的馆工作者。所以，深化高校档案学科馆员机制构建，全面分析档案的基本理念，以“学科馆员”为目标，不断把我国的档案事业推向科学高速发展的轨道上来就显得尤为重要。

一、学科馆员的概念及作用

学科馆员指的就是有特定的学科背景，而且接受过相应的专业训练，向学科方面的使用人员提供多元化以及个性化信息服务的专业性人才。目前，国内一些高校图书馆都深化了相应的学科馆员机制，而且一些高校也获得了非常理想的效果，学科馆员为相应学科的发展也起到了一定的促进作用。

学科馆员机制起源于欧美等国的研究型图书馆。上个世纪八十年代，欧美的一些大学图书馆就开始实施以大学科为服务目标的服务机制，一些大学图书馆还陆续开展了网络化馆工作者免费导读的服务。在此基础上，一些研究级大学图书馆也实施此类服务，而且效果非常理想。目前，国内一些地区大学图书馆都实施了学科馆员机制。而最早实施这一机制的是我国的清华大学。现阶段武汉大学，北大，西安交大以及东南大学图书馆也在实施这一机制，在深化馆藏资源构建以及服务等领域获得了一定的成绩。

而如今的高校档案馆要和社会上的一些图书馆相同，要第一时间调整且转变管理体系以及运营机制，全面显示出档案馆藏内档案资源的唯一性，同时按照使用人员的相应需求，对档案信息予以有指向性及个性的深入处理，构建档案馆资源库以及网站等，找好切入点，再定位，尽最大化给出丰富的资源信息，要全面提高档案的利用价值，只有这样才会彰显档案服务的社会效益。

二、档案工作的发展越来越依赖于高水平的知识型馆员

传统纸质的档案管理，已有成熟的经验和具体的标准，只要懂一些档案业务的人即可实施。创新方法的实施、既要是懂档案业务知识的人，又要是懂计算机知识的人。要能按档案的著录规则要求，在计算机上一步到位进行实施，因此，对人的思想工作水平及综合素质都有较高的要求，工作人员要有熟练的计算机操作技能，有获取判断运用信息和组织加工信息能力，要有既精通档案管理，又有学科知识背景和计算机操作的复合型人才。

在档案数字化进程中，要对档案资源进行数据化处理，通过扫描将纸质文件等转换成电子文件。要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理，便于检索利用。要利用平台，搞好远程服务。要采取电磁屏蔽，内外网物理隔离、数据备份、数据加密，设置防火墙等多种防护措施，防止误操作删除修改，防止信息丢失失密，确保档案信息安全。要根据电子档案技术的不断完善与进步。要对电子文件进行转用状态，防止因技术升级而失去效用，造成资源损毁。这些工作足以说明档案工作急需高水平的知识型学科馆员。

近年来的机构改革，技术人员专职的已经很少，往往身兼数职，要进行若干年的档案数字化加工任务，由于工作量大，往往力不从心，无法开展，需要有一定的专业队伍从事此项工作。因此，档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。这些变化迫切需要档案界快速发展具有学科知识背景，又能够组织档案信息资源，并能上门提供档案信息资源利用的档案学科馆员。

总之，高校档案综合管理的最终目的是为高校教师做好档案利用服务工作。档案数字化及资源共享后的远程服务、社会服务是目前档案事业的发展趋势。开发档案信息资源服务于教师、科研工作，靠的是档案信息资源的开发者。现阶段，高校档案馆的工作者队伍已慢慢呈现出专业化、年轻化的特点。此类人才是学科馆员机制在高校档案馆得以全面深化的先决条件。学科馆工作者的工作其实不是任何人都可以胜任的，此机制对馆员的文化程度以及专业知识都有一定的要求，需要管理人员具备一定的学科知识以及相应的信息检索技术、良好的交流能力、可以掌握高新的知识以及优秀的服务能力。此类人才实际上是一种知识型馆工作者，这些人员对职业有着非常强烈的目的性，侧重于工作的自我引导以及自我学习，重视团队合作性，而且还重视自身价值的彰显，乐于学习新事物，喜欢富有挑战性的工作，所以，只有此类知识型工作者，才可以适应学科馆员的发展需要。学科馆工作者在深化自身整体素质的同时，还要做好对口服务工作，这些工作人员也能够从根本调动馆内其他工作者参与到个性化档案信息服务工作之中，因此要科学的提升档案馆工作者的全面素养。

三、工作内容与岗位设置

协助和引导高校相关行政系统，予以资料的搜集及整合工作，利用科学、合理的搜集、整合、深化档案信息库，进而促进档案可以的系统性急完整性，同时进行安全保管同时给出精准的信息资源。按照档案馆的工作项目以及实际状态，构建专项的学科馆工作岗位。工作岗位设置可按照不同高校的差异化情况，构建联络学科馆工作者、业务学科馆工作者、咨询学科馆工作者以及专业学科馆工作者等。联络学科馆工作者负责学校的资料搜集与相关的资源传播工作，最大限度地实现档案较为系统、完整的保管体系。业务学科馆员主要工作就是把相关信息从信息源库中予以提炼、整合、进而编制成为受众需要的信息产品。咨询学科馆工作者负责档案的信息咨询工作、通过宣传工作，做好档案信息的发布。专业学科馆员主要负责网络环境下档案数字化及建库工作。

四、学科馆员制度与建设机制

要培养一大批高水平的学科馆员，是要通过一定时间的，切勿急于求成，要有一系列的管理机制来确保人才的发展以及培养。制度的建设是保证学科馆员工作科学化的必要条件，有利于档案馆（室）文献信息进行深层次开发和利用，为利用者提炼出有价值的信息。因此，应首先制定学科馆员制度，确定奖励措施，由于对学科馆员的相关要求与工作繁琐程度要比一些常规档案馆员高一些，所以学科馆员对工作的付出也要超过常规馆员。因此学校就要对学科馆员使用一定的奖励手段，可以在经济上实施一些补贴政策，同时在职称晋升上进行相应的调整，让他们在学术上得到认可；在工作环境上要进行一些“自由度”以及“便利度”的调整，让他们在工作上感到舒适，这样才能够更为深入的发挥自己的主观能动性。引入竞争机制，促进档案学科馆员人才的培养与更新，建立学科馆员的合理人员结构，为各部门提供高质量的服务，档案馆（室）要建立人才的竞争机制，以保证“学科馆员”制度的顺利实施与深入发展。另外要建立一套科学的考核评价体系，以对学科馆员的工作作出正确的评估，以便于学科馆员的自我完善与提高。

近年来，高校档案人员素质总体上有了较大提高，各院（系）已经拥有一批既具有学科专业知识又熟悉档案业务的兼职工作人员，经过培训和学习，他们可以走上“学科馆员”岗位，这些人才不可视而不见，因为这些兼职档案员不仅透彻地了解和掌握本部门档案收集的来源、内容及其形成规律，而且对各自在工作中形成文件材料的来龙去脉最为清楚，也最容易收集齐全，并且对这些材料的使用价值也有较多的了解，对本部门工作进展和科研情况也都了如指掌，只要稍加培训，就能为高校档案工作的创新做出贡献。

五、结语

档案学科馆员角色定位的确定，从某种意义上来说，是为高校档案馆（室）的生存和发展开辟了一条新路，是高校档案功能扩展及对档案工作科学管理的一种创新行为，是高校档案馆（室）档案工作一个新的切入点，更是保证高校档案工作持续健康发展的战略目标，这一战略目标代表着今后档案事业的发展方向。

总之，科学的发展赋予学科馆员无限的发展空间，档案学科作为科学大树上的一个主枝干，也不例外，在发展的过程中，其自身内部不断地整合、裂变，裂变、整合，如此周而复始。相信，未来的档案学科，会不断地涌现出新的学科专业。那么，相应地适应学科自身的发展，将会出现分工更细的新型档案学科馆员。当然，学科馆员制度的建立既是一种新的服务模式，也是管理上的一种创新行为，在实际工作中，会遇到许多来自各个方面的问题，因此，档案界内部需要加强交流，不断思考和探讨学科馆员工作，从而推动和深化学科馆员的发展，最终促进高校档案事业的全面发展。

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