浅谈信息网络环境下的档案管理

2014-03-17夏艳宏

办公室业务 2014年21期

浅谈信息网络环境下的档案管理

随着科技的不断进步，信息网络技术逐渐涉及到生活的各个方面，在民政婚姻登记方面的应用也越来越普遍。现如今，传统的婚姻登记档案管理形式正在被信息网络管理技术所代替，这种管理方式将更加贴合社会发展。本文通过对婚姻登记信息网络环境下的档案管理进行相关问题进行阐述，进一步提出婚姻登记信息网络环境下档案管理的具体方法。

信息网络；档案管理

计算机网络技术的应用，为档案管理提供的极大地方便，档案信息可以通过网络终端对所需档案进行调出与管理，成倍提高档案利用效率。信息网络环境为档案管理工作的发展提供了巨大的空间，明显提高档案管理质量。但是发展的同时也存在诸多应用问题，这需要对其进行更新探索。

一、信息网络环境下档案管理的主要内容

档案管理信息化是社会网络发展存在的必然结果，是信息化技术的产物。现如今婚姻登记档案信息同普通民众的关系密切，为社会的健康稳定发展起着保障作用，对档案信息的管理同样也应该进行重视。随着信息网络环境的不断发展，婚姻登记档案管理中对档案信息进行输入、控制、组织、调出、调控等一系列活动也逐渐变得方面快捷。目前，电子信息化的档案管理已经逐渐成为一种趋势，信息网络环境下的档案管理工作以档案信息资源建设为核心，以实现档案信息开发利用效益最大化为目标。在建立科学、统一的档案管理模式上应用先进的计算机网络技术，加强对档案的收集、整理、保管、统计等。

二、信息网络环境下档案管理的存在问题

（一）信息网络组织不完善

信息网络环境下，数字化的档案在网络上可以相互联系，交流，应用。这些电子档案主要包括：文字、表格、图片、数据库等多种类型。将传统档案转化为电子档案是一件十分重要的步骤。这不仅仅是将原有的档案信息录入计算机中，同时还要依据档案内容，组合关键字，方便使用者对档案信息进行检索、调出、更改、分析等。现如今，我国的先关技术依旧不够成熟，存在很多现实漏洞，相关操作人员也应对档案信息进行认真准确的管理，不断更新完善现有档案录入技术，完善档案录入系统。

（二）信息的安全与保密技术不够完善

电子档案上网后需要采取一定的安全措施保护档案信息，从进口、传输途径、使用方法三个方面对信息进行进一步的安全处理。为了防止外来系统对档案系统攻击，可以采用，防火墙，安全代理等技术实现。在防止内部人员对档案信息泄露方面，需要加强在管理以及技术上做到技术上安全存放。

（三）新的信息检索工具研发

伴随着档案馆藏文献的数字化过程吗，产生一个档案馆藏虚拟卡片目录。使用者可以使用目录上的超文本链接，在网络平台上进行浏览。同时，档案的日期、档案姓名等其他关键词同样可以查到相关档案。在这其中，依旧存在许多问题尚未完善，需要不断创新。比如：制定适合的联机检索的研究工具和检索工具。

三、信息网络环境下档案管理的方法措施

（一）档案信息资源分布采集规范化管理

由于档案信息的复杂性和多变性，档案在组织建设中存在资源管理的浪费现象。从国家的角度讲，我国应首先加强宏观调控，对我国民政婚姻相关部门的档案管理进行统一规范，便于国家及时收集数据，协调规划国家发展。同时，国家应制定相关法律政策，设立管理和规划信息资源开发利用，并制定关于传播、储存的一致性协议和统一代码标准、术语标准、安全标准，实现各个地区之间档案资源的共享。

（二）利用网络信息安全技术确保档案信息安全

我国信息网络档案信息依旧存在很多不安全因素。但是这些局部的不安全因素是可以通过一些技术方法进行处理。有关部门可以利用网络信息安全技术，进一步确保档案信息的安全。例如：病毒防范技术，数据加密技术、信息确认技术等方法提高信息技术的安全保障。同时，相关部门还应运用安全监测技术和监控监测技术对档案系统进行入侵检测，进一步确保档案信息安全。

同时，相关部门可以运用防火墙技术、交换机、网络加密技术以及P3P、Cookies等潮流软件，加强对网络安全的保护力度，保护档案的隐私权。由于大部分档案信息中所包含个人信息是隐私的泄露可能对个人甚至社会造成不利影响。因此采取相应的网络安全信息保障措施，是信息网络环境下档案信息安全保障的必要措施。

（三）档案信息系统化分层管理

现如今，婚姻登记处保存有数量相当庞大的档案信息资源，这些档案信息关系到相关档案人员的隐私和切身利益，有关部门会对档案进行批量调取和查看。档案库中的档案信息依旧存在管理不善造成的档案信息错误变更的因素。有关档案负责人可以根据档案的日期进行分批处理，将档案管理变得有条理，方便档案信息的调取、更改等。