周文

高校的会计档案是会计核算不同环节形成的记载有关单位经济业务活动情况信息的重要文件、资料。会计档案管理包括会计档案资料的获取、保管、归档、交接、调用、销毁等环节。随着市场经济的发展和高等教育体制改革的不断深入，高校的会计档案工作面临新的机遇、新的要求。如何合理规范会计档案管理过程及过程中各个环节的协调、衔接，能否最大限度地提高会计资料的使用效率和效果，是衡量一个高校财务管理水平高低的重要指标，将直接影响学校事业的健康发展。

一、高校会计档案的内容

依据《会计档案管理办法》，高校的会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类。但是，在实际工作中，随着高校管理的信息化、科学化，电算化会计档案、以文书档案要求管理的文件资料（预算及执行和考核情况、收入分配情况、投资证明等），在会计档案管理中的分量越来越重。

二、高校会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案管理重要性认识不足

会计档案是学校档案的重要组成部分，会计资料所记录和提供的信息，是学校制定计划、进行决策、组织经济活动、开展财务工作的重要依据，同时也是一种重要的社会资源。目前，许多高校对会计档案的重要性缺乏认识，忽视对会计档案的管理。主要表现为：A 在日常审核中，只对审批权限、开支标准、开支渠道等与预决算管理相关的事项有硬性规定，而对单据的规格、没有按要求整理单据的行为等与会计档案管理相关的事项没有严格要求，给会计资料的装订、保管工作带来一定的困难。B 大部分高校没有设置专职的会计档案管理岗位，由会计人员兼管。在工作繁忙的季节，往往造成会计凭证等档案不能及时整理并装订成册，频繁的审计、检查，很容易遗失、散落会计资料。

（二）会计档案的日常管理缺乏制度化

有些高校没有依据《会计档案管理办法》，结合学校实际情况，制定具体的会计档案管理实施细则。A 没有指定专人负责会计档案管理，会计档案分散在不同业务的具体经办人手中，基本上都没有受过专业的档案管理培训，整理的会计档案不规范、不完整。B 不能做到对会计资料的分类、汇总并责任到人，特别是电算化会计档案及作为文书管理的各种会计资料，没有明确的交接制度，往往造成会计档案的缺少和遗漏。C 没有建立严格的会计档案查阅、调用的管理制度。许多高校会计档案查阅手续简单，学校的师生员工，查阅档案、复印档案都可以。对于财务部内部人员，可以自行查阅，对于财务部以外的校内人员，由财务部档案管理员负责领到档案室，自己查阅，有的登记，有的不登记，大大削弱了会计档案的保密性、安全性。D 没有规范会计档案的销毁制度。会计档案的销毁是一项复杂、严肃的工作，很多高校多年不销毁会计档案，二、三十年的会计凭证等档案仍在档案室存放着，造成旧档案积压，新档案无处安放。

三、加强高校会计档案建设的措施

（一）加强宣传，提高认识

高校的会计档案是学校制定方针、政策及发展规划的重要信息资源，对学校整合资源，进行预决算管理，具有不可替代的重要作用。因此，应加大对会计档案管理相关规章制度的宣传，增强大家的档案意识。财务处会同档案馆，通过工作实践，发现会计档案管理工作存在的问题，提出解决问题的方案，极力提高学校各层级人员对档案管理工作的认识，上下形成一股合力，促进会计档案管理工作水平的提高。

（二）制定制度，规范管理

建立健全高校会计档案管理的规章制度，是规范会计档案管理工作的前提和保证，根据《会计档案管理办法》，结合各个高校的实际情况，用制度来规范会计档案管理的收集、立卷、查阅、销毁等各个环节，力争会计档案管理的科学化、制度化。1）学校财务部负责全校会计档案的日常管理和对全校各单位会计档案管理的指导和监督。学校各级财务部门的会计人员是会计档案的立卷人，应对本单位的会计档案完整性负责，各级财务部门的主管会计对本单位的会计档案负责。2）高校应设置专职的会计档案管理岗位，负责档案的归集、分类、移交。对归集的档案进行清点、分类整理，保证收集的会计资料的完整和全面，对于需要向档案室移交的会计资料，按照会计档案移交清册所列内容，逐项交接，交接完毕，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章，确保会计档案的安全。3）学校要完善会计资料查阅和借用制度。查阅资料要登记，借用资料要授权审批，严禁涂改、拆封、抽换会计档案，确保会计档案的完整。4）建立严格的会计档案销毁制度。学校应该成立由资产处、审计处、纪委、财务处、档案馆等部门共同参与的档案销毁小组。根据相关规章制度，结合学校实际情况，每年定期整理档案，对于已超过保管年限的档案，列出清单，交由档案销毁小组讨论决定可以销毁的档案名册，报经校务委员会讨论批准后，再实施销毁工作。做好档案销毁工作，才能保证会计档案管理工作良好地运行。

（三）加强会计档案管理的队伍建设

加强会计档案管理的队伍建设，不断提高会计档案管理人员的素质，是实现学校会计档案管理工作持续发展的基础和保证。1）选聘优秀人员到会计档案管理岗，通过他们良好的职业素养和专业技能，提高会计档案的管理水平。2）定期组织会计人员学习《会计档案管理方法》及学校制定的会计档案管理的规章制度，通过不断地学习，提高会计人员对会计档案管理工作重要性的认识。3）经常组织会计档案管理人员与行业内、跨行业的档案管理人员学习交流，取长补短，共同提高档案管理水平。

科学规范的会计档案管理，能够促进提高高校资金的运转效率，合理保证经济活动的有序进行，对推动学校各项事业顺利开展有着重要的意义。