浅析医院档案管理电子文件的应用

2014-01-30王新立

中国卫生标准管理 2014年6期

关键词：文件夹储存纸质

王新立

山东省单县妇幼保健院，山东菏泽 274300

浅析医院档案管理电子文件的应用

王新立

山东省单县妇幼保健院，山东菏泽 274300

现今信息技术已经广泛应用于医院档案管理中，也是新时期电子档案工作最根本的要求。随着档案管理中电子文件的应用，现代化档案工作得到了充分体现。先对归档电子文件进行科学划分收集整理，给予真实性、完整性、有效性的初步鉴定，然后分别对文本、声像等电子文件进行归档，最后审核入档。

医院档案管理；应用；电子文件

随着现代信息技术越来越高的要求，现代信息技术已经广泛应用于档案管理中，档案事业的发展正朝着现代化、信息化发展。随着医疗改革的不断深化，医疗单位档案管理工作正面临着艰难的挑战，医院档案管理工作也由先前以实体保管为重心转变为数字化储存，以此推动档案工作的发展。

随着数字化在办公环境中的应用和普及，档案信息的重要作用逐渐突显，现今档案管理模式也正逐渐转变为对信息资源的数字化管理。为了能够使档案信息资源更好的服务于医疗工作，档案信息资源的数字化转化意义重大。

1 电子文档的收集与积累

电子文件种类繁多，首先要对电子文件进行科学分类处理。电子文件能够进行实时收集，在对文件进行归档时，可以以纸质文件的归档范围为依据，文书以及医疗业务中的电子文件都被包含在内，电子文件以及电子文件所衍生的外部环境和元数据的都需要适时保存，使其在存储空间内进行有机结合。

2 电子文件和与纸质文件的特性分析

2.1 电子文件具有数字化特点，通过机器进行识别。无论是电子文件的产生还是对电子文件进行加工，都是在计算机内部进行，最终以管的形式在显示器上显示，这一过程较为复杂，其内部以电子化形式运行，因此电子文件实际上是以电子方式进行储存的，通过编码运算，并且只能通过计算机对电子文件进行读取和识别。

2.2 设备依赖性

电子文件和纸质文件有着根本的区别，电子文件的撰写和修改都需要通过计算机来实现，计算系统以及计算软件都是不可或缺的重要元素，因此电子文件无论是从诞生还是储存都依赖于计算机。

3 电子文件的鉴定

电子文件需要接受真实性鉴定，真实性鉴定包括电子文件的内容。背景以及文件的结构，要和其原始形成的状况进行对比，确认是否一致。电子文件的真实性不宜鉴定，不同于传统纸张文件，能通过内容以及载体等对其进行鉴别，电子文件本身就是实体文件转化为虚拟文件的产物，和纸质文件已经有着本质上的差异。电子文件是新时代信息技术的产物，在联合加密和签署等技术后，能够使电子文件的可靠性得到有效提高。同时也可针对电子文件建立起可靠的管理制度，便于管理。

电子文件的价值取决于电子文件的完整性，完整性指的是电子文件数量齐全，相应的内容。背景以及算数据不存在受损和丢失等情况，电子文件结构较为复杂，储存方式众多，因此极易出现信息缺损和丢失等情况，因此收集积累制度的建立对电子文件的完整性保证有着重要的意义，应设立一个专门的缓存空间，储存未进行分类处理的文件，在鉴定处理过程中对电子文件进行规范化要求，在处理过程中随机登记分类。

4 电子文件归档

在医院档案管理工作中便包含了重要的文书档案内容。电子文件的产生源于计算机，其存在方式为文本文件，所有文书档案均通过文件处理软件生成，文书档案的表达也是由文字处理软件中的字、数字以及符号表示，因此文书档案在电子文件归档中占据着重要地位。

医院档案管理工作首先需要对电子文件进行归档处理，先选择一个非系统所在硬盘分区，在分区中建立一个新建文件夹，并将其命名为医院归档电子文件。之后便可在总文件夹下建立不同年份的归档文件，并采用保管气象分类法将文件夹分非永久文件、长期文件和短期文件，并以纸质档案分类方法将对应的电子文件保存在相应储存时间的文件夹内。