李玥

【摘 要】采购，作为现代化企业管理中的重要一环和供应价值链上的核心之一，愈来愈受到企业和企业家的重视。作为物流活动的起点，采购涵盖了从供应商到需求方之间的货物、技术、信息或服务流动的全过程。采购成本是企业成本控制中的主体和核心部分。采购成本直接影响着企业最终产品的定价和企业的利润，良好的采购将直接增加企业的利润和价值，有利于企业在市场竞争中赢得优势。在以往的论文中，多是讨论整个公司的绩效管理体系的设计研究，并没有针对某一具体岗位的绩效管理进行探讨，而每一不同岗位的绩效指标又是要因岗而异的，采购员工作职责范围广，接触层面多，因此要对采购员进行考核，必须清楚采购员的职责，具体工作内容，才能有针对性地设计出适合采购员的绩效管理指标和体系。绩效考核结果是薪酬管理的重要工具。薪酬与物质奖励仍是激励员工的重要工具。绩效考核结果也是员工调迁、升降、淘汰的重要标准，因为通过绩效考核可以评估员工对现任职位的胜任程度及其发展潜力。绩效考核对于员工的培训与发展同样有重要意义。绩效考核同时具有促进上、下级间的沟通，了解彼此对对方期望的作用，并且绩效考核的结果可提供给其他职能部门，以供制定有关决策时作为参考。

【关键词】KPI指标；采购管理；绩效管理

为规范公司进货业务，提高服务质量，推进对上下游客户的个性化服务和差异化服务，建立健全采购管理的各项制度，建立完善对进货员的有效激励约束的内外制衡机制，基于及时满足公司生产经营需要并尽可能减少资金占用的基本原则，基于对供应商的服务与对内部人员的管理紧密结合起来的基本原则；基于与供应商建立长期的合作伙伴关系和双方互利的合作原则，特制定采购部绩效管理规范，从而提高我企业的竞争力。

一、采购部绩效管理基础文档

（一）部门职责说明

（1）依据销售任务、销售订单满足经营需要进行商品的采购及备货，制订年度购进协议、月度采购计划等；

（2）实施采购计划，向供应商发送产品订购单，追踪产品订购单实施情况，并及时处理使采购过程流畅，促成商品保质保量及时送达下游客户；

（3）跟物流中心联系，协调配送工作。每月完成与物流的对账工作，合理化库存，配合物流中心核算配送费用。

（4）建立供应商档案，重大质量问题与供应商协议处理方案；

（5）建立采购台帐，及时与供应商核对，和财会对接，按合同内容付款；

（6）负责客情维护，开拓品种和开发新供应商，按照领导要求，应对政策调整和市场变化，积极拓展业务；

（7）按公司要求做好储备药品工作；

（8）做好近效期、促销品的动态监测，按规定定期报损，避免造成公司损失，完善相关流程。

（9）管理和不断更新供应商和品种目录，管理品种流向信息。 （10）完成领导交办的其他任务

（二）部门行为标准

（1）第一行为模块：采购准备。

1、明确采购需求：

1）明确销售部下达的订单的商品品种、品名、规格、数量、生产厂家、价格、配送要求等信息；

2）明确采购计划的重要程度、时限。

2、明确供应商和采购价格：

1）落实各品种的若干供应商和多种供货渠道；

2）落实品种的最新物价信息，明确调货要求，市场调货需进行比价采购，并了解各个供应商的供货价格和供货时间；

（2）第二行为模块：谈判、签订合同。

1、谈判准备：

1）收集和分析各供应商的品种信息、销售能力和代理渠道，综合分析供应商的价格、货期、供货能力、资金实力和品种的销售规模、毛利率、竞争力及品种达到的客户的回款情况等因素，按贡献度分级选择供应商进行谈判；

2）拟定回款条件、配送条件、商品毛利率、返点协议、售后服务、经销范围等合作细则的条件；

3）综合供需要求和市场变化的预判，准备谈判相关资料。

2、谈判、签订合同：

1）在经理、分管经理授权范围内，组织供应商和公司有关人员，对药品价格、货期、供货能力和售后服务等方面进行谈判；

2）在双方就价格、交货期、付款条件等达成一致以后，按照公司的标准合同样本签订要货计划、订货合同。

（3）第三行为模块：合同执行。

1、合同执行跟踪：

1）定期与供应商联系，了解和落实合同的执行情况和完成进度，及时获知采购执行的效果和存在的问题。

2）准确、及时、完整地记录合同执行情况；

3）督促供应商准时交货。

4）根据实际情况和物价信息，动态调整进销价，考核毛利，体现真实的毛利率，反映经营成果。

2、合同执行反馈：

1）及时将合同执行情况反馈给各个对应的销售员；

2）及时将公司相关部门或人员对合同执行的意见和建议反馈给供应商，并督促供应商采取相应的行动。

（4）第四行为模块：送检入库。

1、入库：

1）跟质量管理相关人员联系，完善首营品种的相关手续。按照GSP要求，及时在质管人员处更新供应商、品种相关信息。

2）跟物流中心和供应商联系，跟踪品种入库的及时性和货源的充足度。

3）由于各种原因造成的品种入库不及时，则立即联系供应商、质管人员和相关销售员，针对具体情况，协调上下游客户给出解决方案，最大限度保障业务工作正常开展，做好对上下游客户的服务工作。

2、单据保存：

1）对入库过程中的信息及时记录；

2）保存送检入库过程中的入库单。

3、申请付款：

1）将收到的发票连同入库单交财务部，做好发票的交接手续；

2）根据协议或合同，填写付款通知单向财务部申请付款。

（5）第五行为模块：退换货；

1、出现原车销退的情况，及时与物流中心、销售员联系，找出问题，根据实际情况进行解决。

2、处理滞销品种、破损品种的退换货，必须最大限度保障公司利益，跟上下游客户共同商议，共同解决问题。

3、对药监局公布的有质量问题的品种通过销售员及时召回，退