□文/秦美峰

（东营职业学院 山东·东营）

档案数字化建设离不开档案信息资源的整合和共享，只有实现信息资源共享，才能提高资源利用率。网络时代，信息资源与日俱增，用户对信息的需求量也在突飞猛进，随之信息传递和存储方式也发生了巨大的变化。高职院校应加大资源整合力度，努力探索资源共享途径，提升档案资源利用率。

一、网络时代高职院校档案资源共享的现状

1、高职院校各自为政，资源无法实现共享。目前，高职院校大多都各自为政，互不往来，依然延续着传统的管理模式。缺乏与其他院校协作交流的意识，依赖于传统档案管理办法，从而导致了档案资源无法实现共享。

2、管理制度标准不统一，阻碍了信息交互。各高职院校的档案管理工作标准规范不统一，难以实现馆际之间的信息交互。例如，各高职院校根据各自档案管理工作需要都制定了各自的管理细则和办法，这样不仅造成了各校管理制度的重复，还是对管理人员劳动力的一种浪费。同时，各校之间在制定管理制度时缺乏沟通交流，制定的细则办法常常会相互冲突，各校馆际之间的信息交互受到了严重阻碍。

3、技术水平的高低，制约着档案管理利用效率。目前，传统的纸质档案存储方式，在用户查找档案时，既费时又费力，很是不便。各高职院校一旦实现了馆际间的资源共享，跨馆检索也甚是繁琐，用户往往先查找所需信息在那个档案馆，之后才能到公共检索界面再行检索查找，这无形中会耗费用户的查找时间；我们不妨可以考虑利用网络技术构建档案资源跨馆联合索引实现联机检索，这样不仅能及时查阅到所需的档案信息，还提高了利用效率。

二、网络时代高职院校档案资源共享的途径

1、构建个性化网络资源共享模式，提升资源共享水平。各高职院校利用网络平台，整合分散资源，实现信息共享。各校应依据自身资源特征及分布特点来制定个性化共享模式，使档案资源共享水平得到提升。一是搭建网络式资源共享模式。各高职院校相互交流，在信息交换上制定统一的规范标准，由此针对若干并列关系的信息系统，搭建网络式资源共享模式，实现信息自由交互共享；二是搭建汇合式资源共享模式。针对那些层级分明的金字塔式信息系统，可以搭建汇合式资源共享模式，构建一个网络信息中心，该中心承担与其他分支系统信息中心联络并传递信息的任务，并协调组织各层级间的关系，从而使资源共享水平得以提升。

2、知识协同促进信息协同，实现档案信息资源共享。目前，多数发达国家的档案信息平台都已经摒弃了传统档案管理模式，实现了知识协同档案管理模式。知识协同促进信息协同，实现档案信息资源共享，不仅使档案信息交换和存储的成本减少，还使信息获取的便捷性大大提升。高职院校利用知识协同，创新档案资源整合和共享的方法如下：第一，打破体制束缚，构建信息协同管理机制。各高职院校档案信息资源归属不同的学校管理，各校馆藏合作交流极少。网络信息时代，信息与日俱增，信息共享迫在眉睫，因此各高职院校必须冲破各自管理体制的束缚，构建一套井然有序的档案信息协同管理机制，确保各校馆藏间信息交互的实现，使信息共享持续发展；第二，拓展路径，加强信息合作交流。各高职院校应紧紧围绕档案管理热点、焦点问题，开拓创新合作路径，促进信息交流，如通过选择编研课题、共同编研、深加工档案信息等方面进行合作；第三，破除条块管理，构建信息检索平台。各高职院校资源实行条块管理，各自为政，严重阻碍了信息共享，各校应破除条块管理，构建档案信息协同检索平台，把孤立的分散的信息资源集结到信息检索平台中进行协同管理，既提升了资源的利用率，又实现了信息共享。

3、利用网络技术构建信息系统安全管理体系，确保档案网络信息安全共享。网络时代，单一被动的传统档案管理模式已被彻底淘汰，适时的多触点主动的信息交互模式应运而生，用户无论身处何时何地都能随时进行信息交互，获得所需，然而也随之带来了一系列信息安全的威胁，系统越来越不稳定。因此，各高职院校要实现档案信息数字化建设，就必须把档案信息系统的安全放在首位，利用网络技术构建信息系统安全管理体系，确保档案网络信息安全共享。第一，运用加密技术防止信息泄密。针对那些重要档案和密级档案，可以运用加密技术来转变资源格式，达到外部用户无法识别格式而不能访问的目的，从而杜绝档案信息泄密；第二，设置身份认证程序，确保资源安全。用户不同，其身份不同，资源访问权限也要有层级差别，严格身份认证程序，确保系统资源安全；第三，利用防火墙技术确保资源安全共享。利用防火墙搭建安全网关，不仅控制和监督网关内外的信息交互，还检测并阻隔任何非法访问途径，从而使访问权限得到了严格控制，信息资源的安全共享也得到了保证；第四，设置审计追踪，构建网络访问警戒机制。可以设置审计追踪，构建网络访问警戒机制，实现登录时间地址等主要信息的自动记录，对于入侵网络的一些行动做到及时识别，增强信息系统运行的稳定性，确保档案信息资源安全共享。

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［3］姜梅.整合科研档案资源给力高校学科发展［J］.北京电子科技学院学报，2012.1.

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