孟姗姗

高校院系资料室作为本校图书文献资料服务工作的基层机构，与图书馆共同构成学校的文献信息中心，同是为教学和科研服务的学术性机构。但不少院系资料室服务功能远远不能适应教学科研日益增大的文献信息服务需求。如何加强院系资料室建设，是一个亟需解决的问题。本文就此作一些初步探讨。

院系资料室的现状

随着高校的迅速发展，教学科研对文献信息服务的需求越来越大。多数院系资料室在为教学、科研提供图书资料信息服务方面付出了大量辛勤劳动，作出了应有的贡献。但为数不少的院系资料室存在的问题较多，难以把为教学科研服务工作做得更好，无法满足服务对象日益增长的服务需求。出现这种情况的原因是多方面的，主要有：

一是人员结构不合理的问题比较普遍。不少高校院系资料室一方面人浮于事，另一方面缺乏图书馆管理专业人员，这种人员结构不合理的结果，导致管理服务混乱，使文献信息服务水平难以适应教学科研的需要，有的相关服务甚至基本上处于架空状态。

二是管理制度不健全的问题比较突出。不少资料室正是因为缺乏制度保障，导致了一系列本来可以避免的混乱现象：人力资源管理方面，人员编制、专业知识结构、岗位设置，缺乏严格、明确的规范，造成人员配置与相应的工作需要脱节。图书资料信息管理方面，购进、借出登记制度不健全或虽有制度但未能严格执行，造成一些图书资料损坏、丢。

三是缺乏现代信息技术设施。充分利用现代信息技术开展图书资料信息服务，是强化院系资料室服务功能、提高服务水平的必然途径。而多数院系资料室至今缺乏相关设施、设备，有的甚至没有设置信息技术工作岗位的这个设想。

四是所需资金缺乏保障。校图书馆经费是纳入学校开支计划的，一般都有比较可靠的保障。而院系资料室经费是“自主投入”的，由于缺少资金，文献资料添置、必要的设施建设和设备购置无法得到保障，创新服务方式、满足服务需求基本停留在口头上。

存在以上问题的主要原因

首先，从主观上看，一些学校和院系领导对资料室建设缺乏应有的重视。校领导对图书馆的关心支持比较到位，而对院系所属的资料室的建设与发展情况院则很少关注。其次，在传统的图书馆和资料室管理体制下，一些管理方式不利于资料室的发展。通过对多数资料室存在问题的原因加以分析，笔者以为这种管理体制方面的一些问题值得探究。比如，图书馆的经费来源主要是学校统筹安排、保障所需，这是《普通高等学校图书馆规程（修订）》（以下简称《规程》）明确规定了的。而资料室的经费，则由院系“自主投入”，院系在经费紧缺的时候，“自主投入”资料室的经费就失去了保障。

关于加强院系资料室建设的几点建议

院系资料室需要加强和改进的问题是多方面的，笔者仅就以下问题谈几点建议。

1.关于管理体制改革问题

加强资料室建设是院系师生和科研人员共同关心、重视的一件事情，更有不少人参与了深入探讨，提出了宝贵的建议。概括起来主要有两种意见：

第一种意见是将高校图书馆改为图书总馆，将院系资料室改为分馆，由总馆直接领导管理，仍承担直接为院系服务的职责。认为这样有利于加强管理，促进资料室提高管理水平。这个意见存在的主要问题一是经济条件好的院系资料室因分馆是总馆的分支机构，受总馆领导可能“受制于人”而不乐意改为分馆，其所属人员也会因个人收入可能减少而未必愿意纳入校图书总馆。勉强将其纳入总馆系列，可能会引发一些新的矛盾。二是将资料室改为分馆后脱离院系领导而直接由图书馆管理，使资料室和院系的关系由密切变为疏远，会产生弱化院系服务的问题。三是按照《规程》的规定，设立分馆仅限于“规模大、院系多或校园分散的高等学校”,而不适用于所有高校。

第二种意见是“实行一体化”。即建立以高校图书馆为主导，各院系资料室共同参与的校园资料协作系统。所谓协作系统，是指参照类似上海市文献资源共建共享协作网和全国范围的CALIS文献保障系统建立的校园资料共建共享系统。协作网成员单位和参建单位可以开展馆际互借、馆际文献传递、通用阅览证等资源共享服务。这种更大范围内的共享，有利于减轻会员馆或参建单位的服务压力，提高服务效率。这种区域性甚至全国性的协作网或文献保障系统的创立已取得成功，是高校资源共享的一个重大创新，受到普遍欢迎。

笔者认为以上两种意见各有其长，特别是第二种意见：建立以高校图书馆为主导、各院系资料室共同参与的校园资料协作系统，有利于扩大信息共享范围、提高信息服务工作效率，具有广阔的发展前景。但各个高校的情况不同，不论哪种意见，都难以作为普遍通行的图书机构管理模式推行。笔者认为，资料室管理体制改革不管采取哪种做法，都应从本校图书馆和院系资料室的实际情况出发，按照《规程》关于完善职责、健全制度，加强管理，强化服务功能的要求，在此基础上争取加入区域性或全国性的协作网，获得更广阔的文献信息共享权，有利于把信息服务工作提升到更高更新的水平。

2.关于缺乏资金和现代信息技术设施的问题

资料室资金短缺，主要是建设和发展（设备购置、设施建设、大批量图书资料添置）所需的大笔资金没有保障。这一部分资金由院系“自主投入”的做法，笔者认为是不妥的。根据《规程》第三十三条关于“高等学校应保证图书馆正常运行和持续发展所必需的经费和物质条件”和第三十四条关于“高等学校图书馆的经费列入学校预算”的规定，资料室的经费应包括在“高等学校图书馆的经费”之中，共同由学校管理。因为第八条关于：“高等学校的院系（所）资料室是全校文献保障体系的组成部分”的规定，已经明确了资料室与图书馆是同一个序列的，既然同属一个序列，经费就应当由学校像“保证图书馆正常运行和持续发展所必需的经费和物质条件”一样统筹安排，而不应当由院系“自主投入”。这样既有利于资料室的资金保障，也有利于学校加强对院系的财务监督，避免院系占用资料室资金。

3.关于加强专业队伍建设的问题

为了提高人员业务素质，改变队伍结构不合理的现状，必须采取得力措施：

①建立严格、科学的用人制度，为加强队伍建设提供制度保障。纠正“安置性”用人，避免“人浮于事”和缺乏专业人员的现象的长期延续。

②选用人员注重素质。在考察思想素质的同时，必须重视其文化程度和图书管理专业知识及能力的考察，择优选用。

③确定合理的人员结构比例，有计划地聘任多种学科的专业人员，形成以专业人员为核心的骨干队伍，为强化服务功能、提高服务水平提供专业人才资源保障。

④建立完善培训机制，采取多种方式和途径培养、提高人员业务素质。

⑤建立完善激励机制，鼓励队伍的进取精神。

4.关于健全制度的问题

按照《规程》关于“高等学校图书馆应以读者第一，服务育人为宗旨，健全服务体系，做好服务工作”的规定健全和完善图书资料的信息服务工作制度。首先要突出服务观念。所谓“读者第一”，应当以急读者之所急的意念和作风，用快捷便利的方式最大限度地满足教学科研的需求。尤其是学生的需求，还应当从他们对图书资料信息缺乏了解的实际出发，建立相关的图书信息介绍等辅导制度。与此同时，对现有的制度进行必要的完善，不论是对资料室自身还是对服务对象，相关制度都应当做到权利与义务对称，纠正重视管理忽视服务的现象。对违反制度的行为，必须按照校纪、法规予以处理。不能擅自拟定处罚条款，对一些重大问题的处理决定，应当告知当事人不服处理决定有申诉的权利。

参考资料：

[1]普通高等学校图书馆规程（修订）[S].教育部教高[2002]号.

[2]钟惟东.高校图书馆与资料室体制改革的第三模式 复旦大学国际关系公共事务学院资料室[R].上海高校图书情报工作研究，2008，1.

[3]夏旭.读者服务工作的新挑战与对策[J].津图学刊，1997，(4).

[4]郭秦茂.高校图书馆规章制度中侵犯读者权益现象分析[J].西安财经学院现代情报，2005，4.