王 鸣

（华南师范大学经济与管理学院，广东 广州 510006）

一、数字校园下对科研管理信息系统的要求

数字校园，即数字化校园，旨在实现校园管理数字化、教学数字化、产学研数字化等，为教师和学生带来一站式的服务体验。目前国内大部分高校已启动或建成数字化校园。科研管理信息系统作为数字校园一个重要的组成部分，与其他系统的协同、对资源的整合和利用、对用户需求的及时响应、对各类数据的集成和应用等，都关乎数字校园建设的成效。以科研管理信息系统与人事系统、财务系统的协同为例，如果能将人事信息直接作为科研管理人员信息的来源，并协同财务处对该人员的科研经费进行管理，将极大提高各系统的运作效率，避免信息获取的低效和多头管理的混乱。

事实上，随着高校管理信息化的开展，如今大部分高校和科研院所都陆续启用了科研管理信息系统，以适应高等教育的发展和数字校园的建设。然而，工作在一线的科研秘书或者科研管理人员在使用这些系统的过程中，仍会碰到种种用户体验不佳的问题，从而影响工作效率的提升。本文对常见的一些缺陷进行梳理，并提出改善建议。

二、当前科研管理信息系统存在的问题

1.对科研用户需求缺乏广泛调研

科研管理信息系统的很多缺陷，很大程度上源于开发该系统初期对科研用户的需求分析不足。需求分析是系统设计非常重要的阶段，然而很多高校在购买或开发这一系统时，往往自上而下，只收集来自学校科研管理部门主要人员的意见和需求，而忽视对系统的基层用户，比如广大科研人员和科研秘书的需求调研。等系统设计完成后，才由学校将该系统推行至基层。这种做法的直接后果，即系统推行阶段，各种问题频频出现，广大基层用户提的各种改进建议很难再融进系统，因为改动架构会牵一发而动全身，代价甚至比改动业务流程大得多。最终，基层满意度较低，系统并不能带来管理效能的真正提升。

2.对业务流程缺乏优化和整合

目前，很多高校在建设科研管理信息系统的过程中，往往只注意到将原先流程搬到网络，而忽视了在设计阶段重新审视现有流程，进行必要的改进和优化。对于科研管理信息系统的整个设计过程，清晰充分的数据分析和设计，直接影响到数据库的数据结构设计能否满足要求。数据库设计得好，即使增加新的业务或变更现有的业务流程，都容易实现。此外，不同的业务需求和系统工程，有不同的数据需求、关联和分析。因此，应该在需求分析、设计阶段尽可能做好工作，避免在开发过程中临时修补或者投入使用后反复维护。

3.对科研数据缺乏协调和统一

数据的收集和分析整理是影响科研管理系统实施成败的关键。然而，当前大部分高校科研管理信息系统还只停留在系统自身的运作上，尽管有部分高校的系统已经放在数字校园的平台上，但系统里一些基础数据仍无法共享，比如人员基本情况数据，科研管理部门和人事部门仍各自填报和审核。这种问题可能源于系统设计阶段没有对数据和数据之间、业务和业务之间、数据和业务之间的相互关系进行相关清晰的描述，也没有进一步详细分析出哪些数据是公用的数据，哪些数据是某项业务特有的、哪些数据是对外数据交换所需的等种种情况。主要业务与数据关系，不仅需考虑数据的产生和应用之间的层次关系，而且应详细描述各种业务数据的产生、输出和获取之间的流向和关联，对于业务之间如何协同、数据如何有效管理这些问题没有清晰说明。

4.系统内部缺乏数据挖掘功能

当前大部分的科研管理信息系统，主要立足于科研成果的管理；在科研成果管理的功能中，又只关注各类成果自身数据的标准化和完整性，而忽视了成果之间的各种关联，比如著作、论文、专利、鉴定成果等科研成果没有与科研项目关联，成果获奖没有与成果关联等。而这些关联却是发挥科研管理信息系统为高校领导部门提供决策依据的基础，决策层应该从积累的科研数据中得到更多的信息。另一方面，科研管理信息系统内部，系统响应时间、各用户的操作记录，以及它们与用户信息之间都具有关联关系。比如，系统显示某段时间科研用户对某类关键词的查询频率较高，则从某个方面反映了用户的需求，科研管理部门可挖掘此类数据，完善其服务职能。然而，当前很多系统都缺乏这方面数据挖掘的功能。

5.移动办公和服务功能不足

目前绝大多数科研管理依赖的办公形式和功能设计还是围绕办公电脑的方式。这种方式有如下局限性：（1）无法及时审批。很多科研管理项目的申报等事项需要科研管理人员或者相关领导审批，由于开会、出差、节假日等原因，往往无法及时得到处理。（2）办公效率有待提升。以申报信息提醒为例，大多数的系统仍停留在系统提醒功能上，即科研人员需首先登录系统，才能看见系统首页的信息提醒。一旦科研人员离线或未登录，则无法及时获取该提醒，错过项目课题申报的材料提交时间等，造成延误。（3）移动服务功能不足。无法提供移动查询方式，科研人员无法方便地查询到自己的科研成果以及各类公共信息，如学院的科研概况等。

6.对用户需求变更缺乏系统应对方案

科研管理信息系统存在很多导致需求变更的因素，主要有：（1）高校管理体制改革带来的组织架构调整，要求系统的框架应具有动态组织架构、动态角色和权限、动态业务流程等方面的灵活性，为日后持续不断的组织结构与业务流程优化整合提供弹性支持；（2）临时性的统计需求。如上级政府部门每年都有不同角度、维度和深度的调查、统计活动，需要灵活的自定义报表统计功能以及灵活的调查问卷生成、收集、存储和处理功能；（3）不断变动的对外接口需求。对外接口的传输对象、信息内容、传输协议都有可能变动，需要框架中数据库设计和接口设计部分具有很好的适应能力，比如与上级科研管理部门的信息对接等。然而，由于对这些可能导致需求变更的因素考虑不足，系统缺乏应对方案，灵活性不足。

三、高校科研管理信息系统的优化

1.充分收集和分析用户需求

对用户需求的广泛调查和对关键用户需求的深入调研是系统构建的首要步骤，甚至关系系统运行的成败。该项工作琐碎和繁复，需要专业人员对用户需求进行分解和定义。因此，我们建议在系统设计阶段，选取各级用户若干，分别代表不同的岗位、职称、年龄、科研活动活跃度、专业、操作偏好等等，由需求分析人员对他们的需求进行详细询问、记录、分析和整理，最后在各种需求中找到一个整体的、较为平衡的需求体系，由此确定该系统的主要功能。这是基础性工作，不仅费时且很繁琐，工作量很大，但非常重要，需要科研管理部门从中组织和协调，引导广大教师和二级单位科研秘书积极配合。

2.梳理整合各项业务流程

业务流程的优化和整合分析是对前面的业务数据分析整理工作的进一步深化，将会直接影响概要设计和系统开发。这一环节有较大设计难度，必须根据需求分析调研结果，在业务数据、业务流程的对比分析和关联分析的基础上，考虑到学校政策、机构编制设置等因素，进行归纳整理，提出业务流程的优化建议，并与科研管理人员讨论、沟通，并达成一致意见，形成正式的需求文档。由于涉及到众多的现有信息系统的迁移以及历史数据的转换，需要实施人员有较强的归纳整理能力。因此，设计人员和科研管理人员需保持深入沟通，挖掘数据方面的需求，以数据为核心，仔细梳理数据的具体内容以及数据之间的关联关系，在需求文档中更详细地描述。为了便于让系统分析人员弄清楚“做什么”的问题，应该在需求分析阶段就画好数据流图（DFD）。

3.构建数据一体化服务平台

随着数字校园的深入，目前，相当一部分高校建设的是一体化科研信息服务平台，核心在于数据一体化。也就是说，并不能将原先分散的业务简单照搬到现在这个平台，或者仅将原先手工办理的业务信息化，而是需将科研统计、项目申报、各大主要的科研部门网站（包含信息发布、网上业务办理功能）的主要业务用数据关联协调和统一起来。通过信息系统的建设，提高科研业务办理效率，促进管理服务流程的进一步优化整合，为科研机构和岗位职责的设置提供重要参考，促进科研管理改革的深化。另外，需要考虑到数据管理的问题，如纸质文档与数据库的衔接功能。一体化服务平台上线运行后，依然存在些在业务办理过程中需要纸质存档的资料（如身份证复印件、企业营业执照复印件、人事档案等），以及这些资料如何和数据库的相关数据关联起来，这些都是需要注意的。

4.加强数据挖掘等辅助决策功能

科研管理信息系统的数据主要源于四个维度：人员、成果、活动、时间。四个维度通过多种组合，可衍生出16类数据，如人员——成果、人员——活动、人员——时间、人员——人员等等。比如特定的成果与特定的人员、活动、时间相关联，同理两两相关，由此揭示出科研管理的一些规律。如果将特定的人员与特定的活动相关联，即人员——活动，则可分析特定人员组织或参与的活动，由此可揭示诸如“学术明星是否积极参与学术活动”等规律；而活动——人员，则可分析特定活动的人员组成，由此可揭示“积极参与学术活动的人员有无特定的特征”。而将两者结合起来，再配合时间维度，可分析“学术明星的成长规律之学术活动的作用”问题。当前高等教育系统正经历深刻的变革，资源正向更具效率的领域倾斜，学科建设成为摆在各大高校面前的重要课题，而科研管理就是其中一个决策领域。科研管理信息系统不能只发挥管理作用，还应承担辅助决策的功能。所以，有必要加强系统的数据挖掘功能设计，同时还应注意数据挖掘的可视化展示，以利于高校制定更科学可行的科研政策。

5.适应新媒体时代工作方式的转变

作为一种新的办公方式，移动办公有着随时随地、方便灵活的特点，目前，智能手机、平板电脑、上网本等移动办公设备的普及也为这种办公方式提供了良好的物质基础。电话、短信群发、邮件群发甚至视频沟通的形式是智能手机的基本功能，已经相当完善，并且还可以对通话进行录音保存、用手机QQ的形式保持随时在线、待办业务的定时提醒、新的待审批事项的实时提醒等。如果科研管理系统提供了移动办公的方式，则可以将业务功能和联系沟通无缝连接起来，极大地提高工作效率。科研人员和管理人员采用移动办公的形式处理业务，需要开发能安装于移动办公设备上的应用软件，此软件包含科研管理信息系统的核心功能，能进行查询、审批、提醒等。比如系统发布新的申报信息后，科研人员能第一时间接到短信或邮件通知，及时申报。

6.增设系统应对方案以提高灵活性

在系统设计阶段，结合系统用户的实际情况进行完整分析。对调研中发现的可能变动的需求，应在文档中单独明确提出，并与科研人员、科研管理部门及相关领导讨论沟通，作为后期架构设计阶段时的重要参考。在架构阶段，与相关人员进一步沟通，对可能变动的需求设计相应的应对方案，以保证系统架构足够的灵活性，适应高校管理体制改革带来的组织架构调整、业务流程优化整合，满足临时性的统计和决策辅助需求，以及不断变动的对外接口需求。

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