沈 璐

(同济大学图书馆 上海200092)

随着信息技术的进步，面对信息需求量、系统性、时效性等要求的提高，办公自动化技术已广泛应用于各行业，所取得的成效也为高校图书馆档案管理提供了良好的借鉴。办公自动化的兴起、发展、普及、应用，使得档案管理进入了档案载体多元化的时代，从而产生了两类需要归档的文件:电子文件和纸质文件。《同济大学档案查询系统》于2012年上半年正式开通运行，将电子公文实行“双套制”的归档模式——即同一份公文的电子版和纸质版本共同处于存储和可利用状态，实现了纸质公文与电子公文一同归档，形成了电子公文与纸质公文互为镜像的新局面。高校图书馆档案管理是图书馆日常工作的重要组成部分，在图书馆的日常业务活动中形成了大量的珍贵档案资料，如何使得这些档案资料合理保存下来并得到充分利用，值得我们思考。本文就“双套制”档案管理模式在图书馆中的运用进行分析，并逐步更新管理模式，使图书馆档案管理工作更加科学化和规范化。

1 “双套制”档案管理模式在高校图书馆实践中的需求分析

基于目前同济大学档案管理的改革、校数字档案馆的建设，图书馆在对现有馆藏纸质档案数字化的同时，在日常管理中也形成了大量的纸质和数字化档案材料，“双套制”档案管理模式在此背景下的运用更具有其存在的必要性和特殊意义。图书馆“双套制”管理的需求主要体现在:第一，由于电子文件存在着对设备的依赖性、内容的极易更改性、原始性难以识别等特点，使得人们对它的凭证作用产生疑虑。……