孙桂华

【摘 要】本文通过对高职院校档案管理队伍的现状分析，探讨目前高职院校档案管理队伍建设存在的问题，提出高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路。

【关键词】高职院校；档案管理；队伍建设

随着社会的进步，经济的发展，信息时代的到来，高职院校档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题，而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理现象、缺乏有效的激励机制和人员培养制度，无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理，建立健全有效的激励机制，规范档案管理人员培训，提高档案管理人员素质，促进档案管理研究，加强档案管理交流沟通，努力打造一支具有自身特点的政治强、业务精、作风好的档案管理队伍，以适应现阶段对档案管理工作的要求。

一、高职院校档案管理队伍现状分析

1、档案专业人员结构不合理，理论素质偏低。高职院校由于建校时间较短，档案管理尚处于初级阶段，其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理，主要体现在：档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，普遍存在职称和学历层次较低，档案专业技能水平较低，学术能力差，不善于总结和思考，实践经验得不到升华，不掌握编研工作的规律和编纂技巧，不能充分开发利用档案资源，不能提供档案的深层服务，形成不了研究成果。兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差。

2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的，是院校管理工作历史的记录，档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍，未能做到院校管理与档案管理合二为一，往往为收集档案而抓档案管理，为抓院校管理而忽视档案管理，未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合，无法做到工作的系统化，在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。

3、档案部门地位缺失，缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。档案工作是一项服务型工作，工作方式比较被动，一般不直接体现社会效益和经济效益。其发挥作用的间接性特点，使档案部门常常处于无足轻重的境地，工作成效得不到充分肯定，档案人员的工作能力得不到充分认可，档案部门的发展及其人员职级待遇的解决滞后。长此以往，档案人员的工作积极性受到挫伤，不安心本职工作，专业技术水平下降，工作中无所作为，从而加剧档案部门地位的恶化，形成恶性循环，造成技术力量不断削弱。没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度，没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策，兼职档案管理人员认为这一工作可有可无，导致档案管理兼职人员频繁更换，档案管理队伍的稳定性得不到有效保障。

二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路

加强对人才队伍建设的研究工作，明确建设目标。人才队伍建设是一项复杂的系统工程，各级档案行政管理部门应该加强对人才队伍建设的研究，对人才队伍的状况、存在的突出问题和薄弱环节以及档案事业发展对人才的要求进行深入细致的调查研究，制定切实可行的建设计划，明确目标任务，提出实施方案，组织贯彻落实，有效地搞好人才队伍建设。

1、重视档案管理工作，高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合，做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性，它既要遵循高职教育管理规律，又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成，其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人，档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供技术支持，兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理，而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的，其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节，故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合，应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍，形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。

2、建立有效的激励机制，稳定档案管理队伍。建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜，因人、因事、因时而定：一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制；二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节，每个环节又可以运用不同手段和方法，相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合，物质性的激励要量化、可操作，要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法，将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容，其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来，逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者，可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核，根据考核结果进行考评和奖励，这样就能充分调动兼职档案管理人员的主动性、积极性，让他们用心用脑，尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度，逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度，激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设，要对档案管理队伍实行优惠政策，改善档案工作环境，加大对档案工作硬软件设备的投入，加大对档案管理工作的宣传力度，营造档案管理队伍的文化氛围，给档案管理人员以精神上的富足感。

3、进一步建立健全档案教育培训监管机制，加大档案教育培训力度，开拓档案人员实践能力。提高档案人员的创新意识，是我国经济社会发展情况以及现代科学技术迅猛发展，特别是信息网络化程度越来越高的趋势，是对档案管理工作的建设不断提出新的要求。严格继续教育考核制度，对档案专业技术人员接受继续教育情况进行登记考核，督促完成规定的继续教育任务；把档案教育培训纳入档案工作年度考评指标，强化教育培训工作，督促档案人员接受业务新标准、新知识和相关知识的教育；督促档案人员掌握必要的档案管理知识，提高档案人员实践能力。档案管理工作是一项实践性很强的工作。因此，必须重视理论与实践相结合，不断总结新经验，探索新方法。通过参加交流会、论坛讲座，了解档案管理动态，开拓视野，不断提高实践与理论水平，通过调查研究，开展对档案工作理论与学术研究，不断提升档案人员的专业知识水平。因此，档案管理人员必须要有创新意识，积极探索运用现代科学技术手段开展档案工作的新方法，不断提高档案工作实效，围绕管理体制创新、操作技术创新、工作方法创新、管理手段创新和管理内容创新等方面进行科学探索，充分运用档案信息化管理，提高工作效率，优化服务质量，为经济社会发展服务，不断促进档案管理工作科学、有序的发展。