孙文刚

吉林省第四地质调查所，吉林 通化 134001

1 要深刻理解计算机技术对地质资料档案管理的重要作用

从20 世纪80 年代开始，计算机在档案管理中的发展和应用，给地质档案管理带来前所未有的冲击。首先，利用计算机的超大容量和运算快捷的特点，将地质档案检索系统输入计算机之中，全面提高了档案检索的质量和速度。其次，由于地质电子档案的大量涌现，促使传统的固态档案录入了计算机，建成数字档案馆，为地质档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。第三，为了适应地质资料档案的快捷查找，也促进了各地勘单位各种类型的计算机网站的建立。其次，地质档案载体的变化，逐渐替代了以纸张为介质传递信息的传统模式。利用计算机和网络来储存、查找检索和利用信息，服务范围得到拓展，改善了服务环境，使地质档案信息得到更好的利用，顺应了时代的要求。这主要表现在：

（1）计算机技术有利于地质资料档案管理的收集，存储以及检索和保护等各方面作用的实现。在地质资料档案管理中，通过计算机技术可以实现扫描或者手工录入的方式将传统的地质资料档案管理信息转换为能够被计算机所识别的，并且能够自动处理信息的管理模式，并方便快捷的将地质资料档案信息压缩输入到计算机中，刻录成光盘实现存储。计算机技术在地质资料档案管理中的运用主要是以电子文件的图形和图像模式为主，因此，可以通过计算机的自动检测和编目功能来实现对档案的管理工作。总之，通过计算机的扫描和光盘存储，既节省了空间，同时又容易保存，并且对于提高档案管理的工作效率，实现自动化管理具有非常重要的意义。

（2）计算机技术有利于实现地质资料档案管理信息的系统化管理。在地质资料档案管理中，传统的地质资料档案管理对于数量庞大，种类繁多的信息，往往很难提高管理效率，而计算机技术在地质资料档案管理中则能够通过对信息的接受和检索，实现高效率的信息管理；同时利用数据库管理系统的相关软件快速的实现接受、登记以及分类的处理等职能的实现。相对于传统的地质资料档案管理而言，计算机在文字处理，表格处理以及声像等各个方面具有得天独厚的优势，因此，通过计算机建立应用计算机系统，实现地质资料档案管理的自动化检索，充分发挥入库排架等作用，通过多角度的综合分析，为科学的管理和决策服务，充分实现系统化管理。

（3）计算机技术为地质资料档案管理系统提供充分的技术依据。随着计算机技术和信息技术的不断发展，计算机技术被广泛的应用到地质资料档案管理中，为实现地质资料档案管理的数字化提供了充分的技术依据。首先，分布式计算机体系的成功实现，为实现地质资料档案管理的集成化管理和集成服务提供了机会和支持；其次，数字化设备的迅猛发展，为地质资料档案管理提供了先进的管理设施和服务。

2 要充分认识计算机技术在地质资料档案管理的应用中存在的问题。

（1）从目前的地质资料档案管理分析来看，大多都把计算机当做是一种被动的辅助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。传统的手工档案模式往往是以地质资料档案信息为核心，其工作对象不是现有的地质资料档案信息，往往都是一些纸质材料。在具体的地质资料档案管理中，计算机这一有利的工具并没有得到充分的发挥，尤其是在档案数据库管理上面。因此，计算机在地质资料档案管理中的角色扮演仍然处在辅助的状态，其功能并不能得到最大化的发挥。

（2）地质资料档案管理中引入计算机技术，通过计算机技术建立数据库之后，导致原有的数据库规模变小，标准化程度降低，而且在通过计算机建立数据库的过程中，大部分都是低水平的重复建设，而且其服务范围狭窄，严重影响着地质资料档案信息数据库的利用率和效率。

（3）在通过计算机技术建立现代化的地质资料档案管理的过程中，还存在着档案管理人员素质有待提高的问题。一方面，应用计算机技术实现了地质资料档案管理的现代化，但是一向熟悉与传统地质资料档案管理操作的档案管理人员却很难在短时间内满足现代化管理的业务要求；另一方面，作为地质资料档案管理人员，在利用计算机技术建立现代化地质资料档案管理的过程中，相关人员不能仅仅满足于一般的计算机操作，必须深刻的认识计算机的重要作用，还要熟练掌握自动化和网络化技术，这也是对新时期下的地质资料档案管理人员提出的新的要求。

3 要进一步完善计算机技术在地质资料档案管理中的应用措施

在我们的信息系统中，地质档案信息作为一种重要的信息资源而占有特殊的地位和作用。档案电子化是目前地质档案管理工作必须实施的重要工作，这已经成为我们的共识，而且在地质档案的管理中计算机的应用确实带来了非常显著的成绩。在地质档案信息管理中，计算机技术具有手工管理所无法比拟的优势,如存储量大、可靠性高、检索迅速、查找方便、保密性好、寿命长、成本低等优点,这些优点可以大大提高档案管理的效率,也是地质档案管理部门的科学化、正规化管理的重要条件。但是目前地质档案管理工作仍然存在有人工管理或半人工管理状态,档案的信息功能不能得以充分发挥。所以,为了适应地质信息处理技术发展的要求,必须进一步完善计算机技术在地质资料档案管理中的应用措施，提高地质档案信息现代化管理水平,让计算机技术这种新兴的技术手段,在地质档案信息管理中得到更加广泛的应用。

（1）要充分重视计算机在档案管理中的作用。首先，档案管理部门以及相关的档案管理人员必须充分认识到计算机在地质资料档案管理中的意义和价值，形成使用计算机进行管理的意识；其次，重视计算机技术的投入和使用从财力、物力、人力以及配置等各方面实现网络化管理，加大计算机硬件设备和软件设备的投入。

（2）要注重人才的培养，重视对相关人员的培训。一方面，重视这方面的专业人才的培养，安排在计算机操作和应用方面具有专业水平的人员，提高应用计算机的使用效率；另一方面，重视对专业人员的培训，加大培训力度。

（3）重视创新，提升管理水平。现代化的地质资料档案管理更需要创新，计算机技术的应用也依赖于创新，一方面，档案管理人员在现代化的地质资料档案管理工作中，不仅要具备基本的业务知识，还要具备创新的思维，实现创造性的工作，使计算机技术在地质资料档案管理中得到更有效的发挥；另一方面，运用计算机技术管理档案，必须制定一套有效的、规范的工作制度，采用现代化的、科学的标准，建立一个完整的管理系统，保证整个地质资料档案管理的有序进行，这也要求地质资料档案管理人员必须不断的努力学习新知识、掌握新技术，综合提高自身的工作能力。