包 洋

（天津音乐学院，天津 300171）

高校教务管理就是对学校教学进行“组织、指挥、协调、监督和控制”［1］等与教学相关的一系列活动，是维系教学机制正常运转的中心枢纽，通过计划、实施、检查等程序，对教学活动进行有效调控，是高校教学工作有序、协调运行的保障。随着我国高等教育大众化的发展，学校规模不断扩大，艺术院校的招生数量不断增加，在教学改革不断深化的背景下，艺术院校实行二级教学管理已成为一种趋势，新体制下的权重下移，为基层教学管理工作带来了一系列新的问题，教学秘书的作用也就越发突显出来。

一、艺术院校教学秘书的工作特点

艺术院校特别是音乐院校，专业课多以一对一授课方式为主，课程的特点有别于理工科学校，这给教学秘书的工作带来一定的复杂性，如:排课、教学督导工作等。日常教学需与艺术实践紧密结合，如:排练、演出、采风等，教学秘书要兼顾好教学和实践的管理工作，使两者相长，互为促进。

二、教学秘书的角色定位

教学秘书是高校基层教学管理工作的重要岗位，为提高教学质量、保障教学秩序、促进学校发展担负着重要职责，是连接学校与院（系）之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调、沟通的作用［2］。

1.校、院（系）教学连接的桥梁

教学秘书是高校二级管理的教学管理者和落实者，是教研室、教学工作及信息反馈的第一接受者，是教务处向院（系）下达教学任务的第一传达人，是教务处开展工作的有力助手。教学秘书将学校的要求准确及时向院（系）领导、教师、学生传达并督促完成，同时要保证每一项任务完成的质量和时效性，这对于全校教学政策的落实、教学质量的提高起着关键性的作用。

教学秘书在工作中可以获取最原始、最客观的信息数据，能够了解最真实的教学质量状态，对这些原始的意见或数据信息加以合理筛选、科学概括和统计，将信息向学院教务处、院（系）领导传递并提出适当的建议和分析，对学院进行教学研讨和教学改革、提高教学质量做出科学的调整或决策起到重要作用。所以，教学秘书是教学信息上传下达、下情上报的中心，是连接校、系教学的桥梁。这就决定了教学秘书工作业务性强、时效性强、服务性强且责任大的特点，其服务理念、工作态度、敬业精神、业务水平、工作方法，以及准确、及时、高校的工作作风，是高校教学良好运行的基础和保障。

2.院（系）教学管理的重要参与者

教学秘书是院（系）主任实施教学管理的协助者、领导管理理念的落实者，又是实施管理的全程参与者。他们协助主管领导处理日常工作，使教学、管理在学校的统筹下合理运行，肩负对教师、学生进行指导、监督、管理的职责，并根据全院（系）的实际情况和工作需要将组织、落实、操作的效果和情况向院（系）领导反馈。教学秘书是基层管理者，就不能只当“传话筒”，要积极思考如何把工作有效落实好，为下一步工作的开展提供科学判断的依据。教学秘书是服务者，在管理的过程中要做好服务工作，如耐心准确地说明、解释，帮助教师、学生解决遇到的问题等。所以，教学秘书要认清自己的角色定位，热心履行工作职责，既要为院（系）领导当好参谋、做好助手，还要起到桥梁作用。

三、树立强烈的服务意识

桥梁和帮手作用，要求教学秘书必须树立强烈的服务意识，为教学服务、为师生服务、为院（系）领导教学管理决策服务。树立强烈的服务意识，就会具有自我牺牲乐于奉献精神、进取创新意识和严肃认真的工作态度。有了这种服务意识，才能热心周到及时准确地为教学工作服务，并能自觉地把自身与教学事业融入学校发展建设中，充满活力、爱心奉献，更有效率地完成所承担的工作。教学秘书的桥梁作用决定了对上、对下的功能性，工作不等待、不懈怠，当日事当日立。肩负着管理职能但不是领导的身份，服务于师生但不是以“个人为本”。树立强烈的服务意识，就会有效开展工作，积极发现问题解决问题。管理和服务是相互统一、互为促进的，越高效的管理越需要高品质的服务作为支撑，当师生切身体会到教学秘书每次工作的初衷和效果，工作的开展也会事半功倍，因为高质量服务所表现出的效率与真诚，会打造一个和谐、友善、相互尊重的氛围。所以，树立强烈的服务意识，是教学秘书做好基层教学管理工作必备的品格。

四、不断提升业务能力

教学秘书工作是一项艰巨而复杂的系统工程，所涉及人员广、工作复杂、内容具体，工作繁重琐碎而不可或缺，是高校教学管理工作的核心内容之一，它关系到学校整体教学工作的质量和教改进程。尤其是高校管理体制的改革，赋予二级教学管理更多的自主权，教学秘书工作的权限和职责无形加大，其工作内容、工作量也随之增大，教学秘书面临着严峻的考验和挑战。为了适应新形势，加强学习，快速提升自己的综合素质与工作能力，是教学秘书面临的当务之急。以下几方面值得借鉴:

1.熟悉教学管理规定

教学秘书作为高校教学工作的具体执行者，应当深入理解新时期学院教学管理的指导思想、任务、基本要求，教学计划的内容及与教学相关的管理规定等，熟知上级主管部门的各项政策和规章制度，以及本院（系）制定的各项管理规定和条例，做到有章可循、有制度可依、有方向可把握，有效开展工作。

2.丰富自身理论知识

教学秘书应学习高等教育管理学、心理学、教育法规等基本知识，丰富自身理论知识、开阔视野、拓宽思考角度，进而增强对国家及学校教育政策理解的深度和广度［3］。

教学秘书更要熟悉所在院（系）的专业知识。作为一个管理者，只有熟悉本专业的教学规律和特点，才能有效推动和落实学校的政策与规定，才能准确发现问题和解决问题，为教师、学生做好服务工作。目前，有的教学秘书由本专业毕业生担任，有的是由其他专业毕业生担任，这就要求教学秘书更要加强理论学习，不断提高自己的专业理论水平，只有掌握扎实的业务知识和教育、教学管理理论，才能担当起既为管理者又是服务者的重任。

3.提升计算机应用能力

办公现代化已成为新时期管理的特征，计算机广泛应用到教学管理工作中，准确、高效、规范地完成材料的总结、制表、统计、存档等工作，已成为教学秘书必须具备的基本能力之一。掌握网络技术，充分利用网络的优越性，推动办公现代化、科学化、规范化。

4.形成规范的建档意识

教学管理是动态的、复杂的，涉及教学、教务方方面面，如:教师的教学计划、教师课表、课时量、学生的学籍学分、成绩、考勤、毕业生论文的整理和毕业资格审查等等，还有上级主管部门和学校适时下发的各种教学管理文件、制度、要求等。这些都是重要的资料，其横向、纵向的比较就是我们形成管理脉络的重要依据。因此教学秘书要形成规范的建档意识，善于资料的及时收集、归档处理、分类保管，确保各项资料的完整、规范、科学、有序。分类管理的同时也是思考的过程，在头脑中建立清晰的数据层次，做到“胸中一盘棋、一览众山小”，为院（系）领导当好参谋，做到管理有序。

五、创新教学秘书管理体制与模式

教学秘书是高校二级教学管理的重要力量，是落实学校各项教学管理的主力军，要确保整体教学工作的顺利进行，就必须建立一支高效、专业、科学、严谨而且富有创新精神的教学管理队伍。创新教学秘书管理体制与模式，并加强管理和引导，这是高校教学管理队伍建设的有效途径。

1.建立培训和学习制度

高校实行二级管理体制，使教学管理的内容与形式发生了很大变化，对于兼有学术管理和行政管理双重职能的教学秘书而言，无疑肩上的担子更重了。然而教学秘书队伍学历参差不齐，不同院（系）的教学秘书在岗位工作的时间有所不同，经验和资历、对教学运转的不同层次理解的深度也有所不同，其中相当一部分人未经过专业化学习和训练，又缺少新管理体制下的教学管理经验，所以在日常管理工作中达不到科学化、信息化、人性化“三位一体”的理想境地，因此建立培训和学习制度是校领导和教学秘书首先要解决的问题。

建立培训和学习制度，应从政治素养、服务理念、管理能力、勤于奉献等全方位进行，有助于教学秘书提高政治思想素质、业务素质、科学文化素质，使其明确自己的工作职责、权职范围，强化爱岗敬业意识和服务意识，以利于提高教学管理的质量水准和效率。所以建立教学管理人员的培训和学习制度，定期举办教学秘书培训和学习活动是有效而且是可行的。通过常规培训、专家报告会、交流会以及通过走出去、请进来等多种形式，来提高他们的业务水平和管理技能，同时又能让他们开阔眼界、互相取长补短、增强机构活力，有利于本职工作的开展。

2.建立教学秘书例会制度

建立教学秘书例会制度，是加强教学秘书队伍管理的一项重要措施，例会制为及时有效地贯彻学院精神、反馈教学信息，加强学校与院（系）教学秘书之间的沟通和交流搭建了平台。同时也增强了教学秘书队伍的凝聚力和战斗力，使其更好地统一在学院的总体工作部署下，有效承担起既是管理者又是执行者的双重任务。

3.建立教学秘书监管体系

完善教学秘书管理体制，建立以教务处为权威部门的教学秘书监管体系。教务处总揽全院的教学管理，对院（系）的管理工作起到监管和督导作用，在充分发挥二级管理主权作用的同时，要加强对教学秘书工作的组织领导，并适时监控和评估，对教学秘书工作内容、质量、成效以及存在的问题和需要及时了解掌控，并适当给予帮助和指导，这是规范管理教学秘书队伍、调动教学秘书的积极性，实现教学管理的制度化、规范化、科学化的有效机制。教学秘书受教务处的垂直领导，教务处对教学秘书的工作水准有最大的发言权，在教学秘书考核、职称评定、职务变动等方面应充分考虑教务处的建议和意见。

总之，当今艺术院校教育不断向多层次、多元化的趋势发展，高校教学、教务管理工作也随之变得更加纷繁复杂，作为新体制下的教学秘书工作，对学校教学质量工程建设起到至关重要的作用。教学秘书的素质和管理能力，将决定高校整体教学管理工作的水准与成效。因此，学校要充分重视教学秘书的工作角色，不断加强该队伍的建设，发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中的积极作用。同时，教学秘书应在二级教学管理实践中不断提高自身的综合素质和管理水平，将行政管理和学术管理有效的结合，提升管理能力、细化管理环节，更好地为学校教学改革和发展服务。

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［1］朱永新.管理心理学［M］.北京:高等教育出版社，2002.

［2］杨继昭.秘书学概论［M］.北京:中国人民大学出版社，2010.

［3］王胜男.关于加强高校教务管理工作的研究与思考［J］.辽宁教育行政学院学报，2006，（11）.