李晓光

（哈尔滨哈机联机械制造有限公司，黑龙江 哈尔滨 150088）

1 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统档案管理工作将文字，照片，摄影，录像等当做信息的载体，并将之存储和记录，而为了完成这一工作必然要实现档案管理工作的人工化，实现收集整理传播一体化，这无疑是一项巨大的工程，单就保管一方面，由于数量不断增大，过期材料，材料老化例如字迹模糊、虫嗑鼠咬等现象频发。给管理工作带来巨大难题。而程序也非常复杂，一些材料由于编号错误或是长久不被使用而面临丢失和遗弃的状态。而现代管理手段增加了载体的数量和种类，使得复制和保存更加容易，几乎可以不受空间的限制而完成保管工作。这使得传统档案管理工作必然要考虑自身的处境。向着更加现代化的方向转变，否则自身将被淘汰。接轨的主要途径是将实体工作转变为数字工作。将其进行复制，加工，传播，保存等，是档案材料虚拟化的过程，一旦进入了虚拟化的状态，其复制和传播速度都将大幅度提升，是传统方法无论如何也不能达到的。而档案材料也必然要经过这一道工序才能进入流通和价值转化阶段。这是未来工作能够快速科学有效得到延续的重要方法。满足其他各个领域对于档案需求的最便捷途径，能够进一步带来较好的经济效益和社会效益，使其能够作为社会各项发展事业的有效利用资源，也是一项战略性投资。……