◎ 路桥集团国际建设服务有限公司 张志锋

一、国内应用现状分析

目前国内大型建筑施工企业管理信息系统普遍应用财务管理系统与其它业务管理系统相互独立运行，没有实现两者之间的数据集成和数据共享。

自2002年至今，国内有诸多关于财务业务一体化的报道，基本上是ERP系统与财务系统一体化，而且大多是销售、外贸类企业，如山东水泥集团、鲁花集团、福建中烟等。而且往往是ERP软件与财务软件是同一家供应商。

建筑施工企业主营业务不适合用ERP软件，业务系统多数为定制开发的软件，与财务系统数据库也不相同；目前，国内很少有实现异构数据库系统间的数据共享并自动生成财务凭证。

实际上，除了财务系统之外，其他的系统一体化是比较容易实现的，可以请一个软件商开发出财务系统之外的所有软件，然后把它集成。但是财务系统比较困难，因为财务系统是作为企业对外发布报表的最真实的内容，财务系统往往是不对外开放的。

企业为什么要做财务业务一体化呢，企业的各个系统进行开发集成，除了财务系统之外其他系统已经实现了集成，包括主数据集成，以及用户、单位、组织都实现了统一集成。但在信息化应用检查过程中发现业务系统成本、合同、分包、应收应付等数据与财务系统不一致，业务系统为应付检查而输入数据；项目存在分包商、设备租赁商资金超付现象。

二、财务一体化基础条件

实现财务一体化的基础条件。主要有五个方面。第一是用户一体化，第二是客商一体化，第三是单位组织一体化，第四是科目核算一体化，第五是资源编码一体化。

所谓客商一体化，就是对企业所有的分包分工以及客户进行统一管理。单位组织一体化中，企业的行政组织和财务组织是两个不同的概念；例如一家大的集团公司，他的某一个部门可能是单独核算，那么它的财务系统所反应的就是两套帐，在财务系统里面就是两个组织，但在行政系统里面还是一个组织。科目核算一体化，就是企业相关业务的科目核算要跟财务系统保持一致。资源编码一体化，是企业业务系统和财务系统实现用户一体化、客商一体化、单位组织一体化和科目核算一体化的基础条件。当企业实现用户一体化、客商一体化、单位组织一体化、科目核算一体化以及资源编码一体化之后，才能继续开展企业的业务财务一体化功能。

三、业务财务一体化具体应用

提供一个包含“数据采集和财务凭证接口”的数据交换系统，目标是实现人力资源管理、市场开发管理、工程项目管理等其它业务单据到财务核算凭证相关数据的自动生成。首先进行业务数据的采集、整理，然后根据业务逻辑定义财务凭证模版，最后依照凭证模版自动地将业务数据生成财务凭证。这是企业开展业务财务一体化应用的主体思路。

具体过程是首先进行企业业务数据的采集、整理，然后根据业务逻辑定义财务凭证模板，最后按照凭证模板自动的将企业业务数据生成财务凭证。在实际操作中，我们把业务详细分类，通过分类把企业业务细化之后基本上能做到利用凭证模板自动生成财务凭证。业务系统涉及财务凭证的业务涵盖市场开发系统，例如投标保证金、信誉保证金、履约保证金、银行保函、开工预付款、信贷证明、银行存款证明等；人力资源系统，比如员工工资、公积金、社会保险、商业保险、企业年金等；主合同管理系统，如合同计量、合同收款等；分包合同管理系统，如分包合同结算；材料管理系统，包括材料采购入库、材料领用出库、材料调拨出库、周转材料摊销、周转材料租赁等；机械设备管理系统，比如设备租赁结算；预算报销系统，如日常费用报销、对外支付、借支备用金等。

业务数据对接涉及多种凭证类型，以某企业财务系统真实凭证为例，包括材料采购入库凭证、材料调拨出库凭证、周转材料摊销凭证、周转材料租赁凭证、分包合同结算凭证、合同计量凭证、合同收款凭证、设备租赁结算凭证、日常报销凭证、对外支付凭证、借支备用金凭证等。这样细分凭证类型可以使相关业务在财务系统中自动生成财务凭证，如果分类不够详细，相关业务就无法在财务系统中自动生成财务凭证，需要手工调试，耗时耗力。

实现这一应用具体分为六大步骤。首先，对这些用户，包括企业组织、个人用户都要与财务系统进行自动对接。第二步，将企业的往来单位、客商与财务系统和业务系统进行自动对接。第三步，在财务系统和业务系统中定义凭证模板。第四步，在系统中对模版类别进行定义。第五步，设置凭证接口数据源。第六步，自动生成财务凭证。以合同计量凭证为例，将合同管理中的相关计量业务自动对接到财务系统中，随即生成记账凭证，凭证经过财务的审核后，在财务系统内保存为合同计量凭证。

四、常见问题

业务财务一体化是企业未来的一个发展方向，目前，很多消费类和外贸类企业，以及一些信息化程度比较高的企业都已经实现了业务财务一体化。但是建筑施工企业在业务财务一体化方面比较落后，所做工作不够深入。在构建业务财务一体化过程中，建筑施工企业往往会碰到一些问题。第一个问题就是，财务人员担心数据的安全性和准确性。尤其是一些上市公司，他们对于数据的安全性和准确性要求非常高，对于这方面普遍存在担忧，因为一旦其中某个财务数据出错，将影响到多个方面并造成严重损失。一些财务人员会以这个为借口抵制财务业务对接。一旦财务业务实现对接，那么财务人员就拥有了审核的责任，调档的空间非常小，也就是将财务人员的权利部分消减掉。

对于这一问题的解决方法分为两步。第一步，要与财务人员进行沟通，并采用中间库的方式进行数据传输。在业务财务一体化系统中，每一笔财务数据审批完之后就会自动转入中间库，其他工作人员访问不到财务的数据库；而财务系统中的凭证只要通过财务人员的审核，就可以保存生成，这样就可以打消财务人员对于财务数据安全性的顾虑。第二步，企业实现自动集成。在获得访问财务数据库的权限之后，将业务系统数据自动插入到财务数据库中。

第二个问题是，在实际操作中会出现业务系统材料分类、合同分类与财务系统不一致。由于之前是手工制作财务凭证，可以进行调档，因此财务人员可以将人工费、材料费等划分到分包合同或者人工类合同中，然后在后期工作中再实时调档。然而在业务财务自动对接后，就会出现之前的业务系统材料分类、合同分类和财务系统不一致，那么就要调业务分类或者财务分类，但是现在很多大公司的财务都是从集团总部逐层向下递推，它的科目是集团统一的，一旦改变科目的话整个集团都要跟随变动。针对这一问题，最好的解决方案就是统一材料分类、合同分类。一旦确定材料分类、合同分类，就不再允许调档。

还有一个问题是业务流程未能按时审批完，影响财务数据无法入账。比如6月份，财务人员有20份结算单需要入账，但由于还有一个分包点，每个队伍都有一个结算单，成本也是20笔成本，但财务人员发现结算单传到中间，或者在审批系统中只有15笔。如果在以前的手工模式下，财务人员会督促相关合约部门并让合约部门工作人员签字，合约部门就会采取先入账后补签的方式；但是在业务财务系统中，一旦有流程没有审批完，结算单就传不到合约部门，财务人员就没有办法入账。

对于这个问题，我们的解决方法是建立流程审批曝光台。假如一个流程审批分为五个结点，每个结点一天，那么一旦该流程的领导没有按照这个结点时间进行审批，系统将自动生成一条曝光信息，在OA页面中显示哪个流程、哪个领导没有按时审批，同时还要进行罚款处理。

在实际操作中，还会出现一个问题，就是业务系统部门、岗位设置与财务系统不统一。集团下属的各个分子公司以及项目部，由于部门设置和岗位设置不统一，从而使流程不统一，最终导致监控系统和曝光系统运行困难。

针对这一问题的解决方案是，统一集团下属各公司部门与岗位设置。在信息化建设过程中，要充分意识到岗位设置和流程统一的重要性，只有部门设置和岗位设置统一，流程才能统一，审批结点时间才能统一。这就要求部分企业要把现有的组织打乱，重新设置部门和岗位，把企业二级机构的组织部门、岗位设置相统一，这虽然是一项庞大复杂的工程，某种程度上等于把整个企业的组织结构全部更改，同时变革了岗位制度，但对于推动业务财务一体化却有着积极意义。

财务对接对企业的好处主要体现在三方面。首先，规范了企业资金管理，包括资金对内、对外支付。现金流是建筑施工企业的生命，施工企业往往需要对在建项目进行垫资，这就可能出现超付的情况。当施工企业实行业务财务一体化系统之后，实现财务自动对接，使无预算、无计划的付款不能支付，同时超过合同结算的付款也不能支付。企业的资金管理由原来的人为控制转为由一体化系统控制，对外支付单集成了各个系统当中的数据，其中每一笔支付金额都来自于财务系统，累计已付金额来自于业务系统；对外支付单中的申请付款金额已经在系统里面设置完成，不能超过应付金额减去累计已付金额，同时也要保持在计划支付金额的范围内，一旦超过这两个数值，对外支付单中的申请支付金额就输不进去，不能实现付款。通过财务业务一体化对外支付这一功能，实现人为控制向计算机控制的变革，在系统的控制下大大消减了对外付款的随意性。

其次，提高了项目、总部财会记账人员的工作效率。各个项目中的材料类凭证、材料支付等，一个月往往发生好几百笔，如果这几百笔都要手工输入生成凭证将会是一项耗时耗力的工作。如今，对接的结果能够自动生成各种凭证，在自动凭证接口中有一个合并进行凭证，材料入库类因为涉及到多个往来单位，每一家单位供应商不同，需要一家单位一家单位进行合并，根据材料出库消耗成本，可以把几百笔甚至上千笔合并成一种凭证，大大减轻了财务人员的工作强度，提高工作效率。

第三，建立了业务、财务一体化的企业资金、费用网络监管平台。通过网络监控，实现对企业的整个资金状况、资金收付情况进行实时的全面监控。

下阶段，路桥建设将把网银与业务财务一体化监管平台相结合，通过信息化的手段控制企业项目的资金状况，提升企业竞争能力。