曾晶

摘要:文章通过对科技档案档案管理现代化的必然性的探讨,提出了科技档案现代化管理存在问题,基础工作落后,提出了实现科技档案管理现代化的对策。

关键词:科技档案档案管理现代化

1、实行科技档案管理现代化的必要性

档案是科技信息的物质载体。主要存在着下述问题:(1)科技档案管理基础工作薄弱,设备比较陈旧,缺乏完备的目录和索引,大量的科技档案尚未建立卡片登记,而制作这些卡片档案若以人工手写形式去完成,则会费时费力,且难以统一标准。(2)科技档案汇编周期太长,效率太低。长期以来,没有把科技档案管理工作与现代化的工具有机结合起来,科技档案目录和索引编制工作仍由人手书写而成,这样就造成工作周期太长,效率太低。每完成一次书写工作都需要把所有的档案从头至尾翻阅一遍,耗费大量时间和精力。(3)检索方面也存在着不同程序上的问题。因科技档案管理未实现现代化,科技工作者到档案室查找所需的文件资料往往花费很多时间。被迫采用的检索方式常常是大量地试探性地盲目调卷,然后再一页页地浏览筛选,这种检索方式势必会造成误差和漏查,导致科技档案利用率的下降。

2、目前科技档案实现现代化管理存在的问题

(1)计算机软件赶不上发展的需要。从软件编制情况看,研制开发计算机档案管理软件的工作大部分是由各单位的计算机人员自行开发的,这些计算机专业人员有一定的计算机专业知识,而对于档案专业知识不甚了解,在编制过程中,只是对档案专业知识做一些简单的学习,结果造成了档案管理工作要适应计算机管理系统的需要。……