史恩静

(河北交通职业技术学院，河北 石家庄 050091)

会计电算化是会计工作现代化的重要组成部分，也是会计改革的重要内容。会计信息系统是由若干个信息子系统(会计软件模块)组成，这些子系统包括:账务处理模块、报表核算模块、固定资产核算模块、材料核算模块、往来账核算模块、销售核算模块等。会计电算化就是在会计工作中以电子计算机代替手工方式对会计业务进行处理，并部分代替人工对会计信息进行整理、加工、分析、预测以至决策。它是以计算机为核心，融系统论、会计学、计算机技术及信息技术为一体的一门学科。电算会计方法是建立在传统会计核算方法的基础上的，是它的发展和提高，在电算化环境下，还需要解决很多新的问题。所有这些，都需要认真地研究和总结，以便熟练地把握电算化会计核算的方法。

一、会计电算化账套的建立

会计核算电算化是会计电算化的第一个阶段，账务处理软件建账是指软件在正式投入使用之前所做的初始设置。在建账之前，会计科目还没有设立，各科目的余额和发生额也无法输入，所以建账是账务处理软件正式使用之前必经的首要步骤。在电算化会计信息系统中，一般采用通用会计软件来建立自己的系统。应用会计核算软件开展会计核算工作，首先就是要在系统中建立当前会计主体独立使用的一套核算数据，并明确有关事项以适应当前会计主体的核算要求。系统软件的初始化是账务处理软件使用中一次性的工作，系统初始化过程中设定的会计科目代码结构及一些参数在结束建账后将无法修改，系统初始化的质量直接影响账务软件的质量以及工作的效率，因此，系统软件的初始化设置非常重要。实际工作中，有不少会计软件用户因为初始化的不恰当，从而影响了系统的使用效率和质量。

建立账套，一般至少要明确下列事项:(1)单位代码:方便计算机的数据处理，以区别不同的账套;(2)账套名称:一般为核算单位名称;(3)会计主管:电算化系统主管的姓名，以便进行全面的操作授权;(4)启始会计期间:在电算化系统中进行会计核算的开始期间;(5)具体核算方法或计算方法的选用:固定资产折旧方法、存货成本计价方法、会计凭证分类方法等;(6)选择所属行业以预置会计科目;(7)科目代码:会计科目编码，是会计核算软件实现自动化数据处理的基础。由于计算机账务处理系统主要是依据会计科目代码对会计信息进行分类核算与管理的，因此，会计科目代码是系统中最为重要的，当科目分级确认后，不允许改动。以上在电算化系统中称之为账套参数。建立账套完成后，就具备了在电算化系统中开展会计核算的物质基础。

二、会计电算化的系统设置

建立账套完成以后，要做好核算前的准备工作。

(一)整理会计科目。账户是会计科目在核算中的具体形式。正式使用账务系统前必须对手工会计科目作一次调整，并为每一个科目编一个编码，使之适合于计算机处理。用户在准备科目编码时应充分估计科目的扩充，考虑科目分多少级，每级科目代码的长度。在账务处理之前会计科目及代码是允许修改删除的，已经进入账务处理的，只有科目的余额或发生额为零时，才能修改删除。

(二)输入初始余额。是指将原来已经存在于手工系统的数据转入到电算化系统中来，输入初始余额后要进行试算平衡，初始余额平衡后，正式启用账套。

(三)设置凭证类型。凡是在凭证输入中所涉及到的凭证类别，都应在此处定义相应的凭证类型代码。必须在输入凭证前将有关的凭证类型代码设置完毕。

三、凭证输入、审核、登记账簿

凭证输入和登记账簿这样的传统会计核算方法仍然是会计电算化系统业务处理的核心。电算化会计系统与手工会计系统形式上的主要差别是在手工会计信息系统中有严格区分的总账、明细账、日记账并有特定固定格式的凭证和账册，在电算化会计下凭证、账簿是以数据库文件的形式保存，数据库可以设置一个或者多个，当需要输出凭证和账簿时，计算机自动从数据库中依次按相应的会计科目进行挑选，形成凭证和账簿。这就决定了“填制凭证”与“登记账簿”这些方法的直接对象有着明显的区别。(1)会计分录中的会计科目必须在设置的会计科目表中已经存在，借贷方金额必须相等才能保存，事先要确定借方或贷方必有或必无科目、非法对应科目等。(2)会计电算化下为避免填制凭证出现差错，在操作功能上分为“填制”、“修改”、“删除”等步骤，以进行正确性控制。(3)凭证填好后同样需要审核，此功能通常由非凭证输入人员完成以起到牵制作用。(4)登记账簿:手工条件下，记账指明细账、日记账、总账由不同人员按照不同的科目，分别在不同的账册上加以记录。这种重复而繁琐的抄抄写写造成会计工作周期长，速度慢，效率低。电算化后，记账仅是一个数据处理过程，记账过程由计算机在短时间里自动完成，无需人工干预，记账只是凭证数据的确认过程，而不是抄写或复制过程。通过记账这一数据处理步骤，使被审核过的记账凭证成为正式会计档案，记账后的凭证不得修改，记账的同时，对科目的发生额进行汇总，更新科目余额、发生额。(5)自动转账分录:是由系统自动生成转账凭证的方法，对于常用的记账凭证以及在凭证输入时某些频繁出现的记账凭证如每月计提固定资产折旧费、按月上交税金、按月发放工资、月底结转管理费用到本年利润账户等，凭证的摘要、借贷方科目金额的来源或计算方法，预先存入微机由计算机自动调入，免去操作的烦琐。“自动转账”一旦完成定义，即可在不同会计期间重复使用，大大提高了系统的效率。

四、会计电算化会计报表编制

会计报表是会计工作流程中的最后一个环节，在会计软件中通常都预置了通用会计报表。在会计核算软件中，编制会计报表分为两个步骤。第一步是设计阶段，有两方面的设计任务，一是会计报表格式设计，报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成，其中表体的设置是关键所在。二是数据来源定义。表体中有两类数据，一类是固定的表项目，另一类是变动的数值性数据。数值性数据须设置取数公式，数据从账簿、其他报表中取得，随账簿中的数据变化而变化。取数公式的格式在不同的会计软件产品中各不相同，必须参考会计软件所属的用户操作手册。第二步是使用阶段，在一定会计期间，可自动从系统中取数值生成当期会计报表。设计完成的会计报表可以重复使用。电算化下会计报表的生成快速准确，同时还可以进行正确性检验和审核。会计报表之间随时可以横向或纵向的汇总或比较分析。除通用会计报表外，单位需要的其他报表，用户自已根据需要完成设置。

会计电算化是一项系统工程，电算化环境下的会计核算方法，出现了很多新的内容和要求，值得我们在实践中不断总结，在理论上进行深入研究，从而更有力地指导会计电算化的实践。