任 丽

（黑龙江省哈同高等级公路管理处佳木斯管理所 黑龙江 佳木斯 154007）

一、电子档案定义及其管理综述

（一）电子档案及其特点

电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机系统存取并可在网络上传输的文件，将电子文件归档后即形成电子档案。也称为“数字式档案”。电子档案相对于其他载体的档案，具有如下特点：信息的非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与载体的可分离性、多种信息媒体的集成性系统依赖性。目前，电子文件的存储介质主要有磁盘(硬磁盘、软磁盘)、磁带和光根据信息存在形式和用途，电子文件，可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件等类型。

（二）电子档案管理实务

1.电子档案的收集方式

电子档案的收集方式有两种：一是机关档案室接收各部门具有查考利用价值的电子文件归档；二是档案馆接收各机关形成的具有长久保存价值的电子档案统—保存。

2.电子文件归档制度

（1）电子文件的归档范围。电子文件基于其自身的特征，从而在归档范围上与传统档案有所不同。一方面，总体上讲，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的电子文件都应归档，这与传统档案是一致的；另一方面，还要将其支持软件归档。具体的有以下几个方面：第一，在行使本机关职能以及行政管理、业务活动中形成的各种文本文件；第二，利用计算机辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)、检测、仿真实验等技术形成的具有查考利用价值的数据文件、图形文件、模型文件；……