张宁

摘 要：作为我国档案事业一项最基本的组成内容,提高档案管理科学化水平将是新形势下档案管理工作的重要研究课题,对于推动我国档案管理的制度化、规范化和标准化具有十分重要的意义。本文就对如何更新档案管理理念，实现档案管理科学化具体实施路径进行了研究，从而为最大程度地实现档案管理的科学化，有力促进队伍整体素质的提高都具有参考意义。

关键词：档案；管理；理念

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2012）21-0153-02

档案工作是一门科学，有着自身的规律、特点，这就需自觉以科学发展观为统领，以档案学理论为指导，以科学的方式方法认真研究、准确把握，具有科学的态度、科学的精神。同时，档案工作是一项事业，是维护党和国家历史真实面貌、服务党和国家大局、服务社会、惠及民生的崇高事业，是为建设作贡献、为时代写历史、为文明传薪火的重要工作，这就需脚踏实地、科学务实、真抓实干。

一、抓好档案管理的基础工作

（一）抓好基础制度规范建设，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。首先，我们要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主体根据管理目标作用于管理客体以实现管理职能的方式、原则、工具和手段。同时,由于信息网络的发展，企业管理会更注重于员工的培训和学习，甚至强调自学和集体学习，以确立员工的共同目标和协调员工的整体行动。因此，我们要根据企业生产和服务的要求，由企业信息部门制定企业的档案管理办法，并召集各部门的负责人和资料管理员参加企业档案管理制度讨论会，突出工作重点，讲究方式方法，用好责任制，并在会后与企业各事业部进行深入交流和调研，完成管理办法的起草和征求意见工作后便可颁布相关制度，并开始具体实施。其次，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。这对档案管理员提出了很高的要求。档案管理员要按照“精之又精，慎之又慎”的原则，做好文档整理归档工作。实践证明，如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。因此，我们要把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，根据企业的实际需要及相关档案管理规定进行收集、整理和归档。

（二）加强重点建设，提高档案管理水准。重点根据实际情况的发展变化，突出三个方面的建设。一是改善档案保管条件。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案室建设符合国家标准。二是突出审核审批档案管理。为解决专员办审核审批中产生的档案资料归档问题，应专题议定审核审批档案的归档范围、整理人员、立卷原则、资料排列等具体要求，并动态跟踪新增审核审批事项情况，及时调整归档内容。三是突出财政检查档案管理。重点是对检查档案的齐全性、归档资料的逻辑性进行复核把关，明确具体操作要求。

（三）加强队伍建设，提高档案管理能力。按照突出重点、整体提高的基本思路，应采取灵活多样的方式方法，在组织全体干部普遍学习培训的同时，重点组织各处室档案管理人员进行多样化、经常化的专题学习培训。一是请进来“讲”。专门邀请档案管理方面的专家作专题讲座，介绍业务档案整理、立卷、归档等方面的做法与体会，积极借鉴先进经验。二是召开现场会“评”。结合对档案检查情况，由检查组对好的做法及时予以肯定推广，对发现的问题予以通报提示，并有针对性议定整改措施。三是召开座谈会“谈”。采取每年召开一到两次座谈会的方式，明确年度档案建设的目标要求，组织档案管理人员学习档案法规制度，交流档案资料收集、整理的经验，提出加强和改进档案管理的建议。

二、加快档案管理信息化建设

（一）加快档案信息化进程，提高工作效率。计算机网络是实现档案数字化管理和网络化利用的前提条件。因此，如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为档案管理工作的重要议题。同时，除文书档案外，我们必须要坚持以民为本、以需求为导向，开设多种专题数据库，使档案的管理实现信息化、网络化，并在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的档案管理机制。实现馆藏档案资料信息的一体化管理，而且还拓宽服务功能。这样做能增强全体职工的档案意识，增加档案管理工作的透明度。

（二）归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

（三）档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。21世纪对档案管理人员的素质要求越来越高。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。要实现档案工作的基础地位，就必须建设一支忠诚事业、机构合理、业务精良、相对稳定的档案队伍。另外，由于信息化是当今世界和社会发展的大趋势，我们必须迎头赶上，档案馆（室）只有克服困难，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。由此可见，档案工作如何更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在档案管理者面前一项重要而艰巨的任务，加强档案人员队伍建设，加强档案队伍素质至关重要。

三、实现档案管理科学化分析

（一）檔案管理科学化工作是一项系统工程。主要包括两方面：一是政府政策层面。积极完善和宣传档案法律法规，档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。二是机关单位自身层面。要构建科学化档案管理机制，只要符合国家档案法规，做到科学利用信息化手段,并实行集中统一管理原则，就会不断有利于档案工作开展。档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全。

（二）加强创新探索，提升档案管理成效。近年来,我国经济社会快速发展,档案管理工作也有了很大的进步。因此，我们要加强档案管理的创新和探索，有针对性地为特殊利用者提供特殊服务，有效利用更多更有价值档案信息资源为社会发展提供高质量、高水平的服务，实现档案工作规范化，科学化、现代化。同时，建立现代信息服务理念。面向普通用户，提供方便的档案信息利用平台，保障日常监管工作中随时查阅档案资料的需要。加大对档案的开发利用力度，加强探索创新，充分利用档案资料掌握了解各类管理办法，保障综合目标考核扎实有序实施。积极探索研究电子档案整理、归档、保存和利用的方式方法，不断创新档案服务机制,积极主动地为经济建设主战场服务,为全面建设小康社会服务。档案人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立与时代合拍的档案意识，切实改变过去档案重管理轻利用的思想观念。建立现代信息服务理念。面向普通用户，提供方便的档案信息利用平台，提高档案管理信息化水平。

（三）提高企业档案管理人员的创新能力。档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。因此，在档案信息网络日益普及的今天，必须大力提高档案管理专业人员的素质，要求企业的档案工作人员必须与时俱进，要具备较高的政治思想品质，强烈的事业心和责任感，勇于创新的精神和全心全意为人民服务的思想，又要有较强的管理能力和较高的工作意识。档案工作者要建立终身学习制度。档案工作者只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断提高开拓创新的能力，使档案工作能更好地体现时代性、把握规律性、富于创造性，不断扩展自己的知识，提高学历层次，适应网络化发展要求，才能适应社会发展的客观需要。因此，要推动档案事业可持续发展，加强档案人才培养，提高档案人员素质，尽快建设一支高素质、经验丰富、应变能力强和具有创新精神的档案人才队伍至关重要。

（四）要以科学的理念引导。科学的理念、思想观念是行动的指南、行为的先导。工作先进不先进、高效不高效，根子往往在理念、在思想。理念、思想的方向性、导向性很强。档案工作思想正确，理念科学，才会具有科学作为的自觉性。因此，研究好档案这门科学，干好档案这项事业，必须不断解放思想，不断丰富知识，坚持与时俱进，更新理念和思想观念，牢固确立科学的理念和正确的思想观念。要自觉坚持以人为本并使之具体化。以人为本，要注重以服务对象为本。

（五）创新抓与抓创新结合。“创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。”创新也是档案工作进步的“灵魂”和发展的“不竭动力”。当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，档案工作面临的形势任务不断变化，档案工作自身也在不断发展变化。档案工作者要有创新的精神状态、创新的思想观念、创新的党性觉悟以及创新的能力，注重工作研究，认真总结经验，不断升华理论。为用户提供更好的服务。因此，我们要与时俱进，不断研究新形势、新问题，新任务、新情况、不断总结新路子、新方法，新方式、尤其要认真研究探讨档案工作的基本格局、基本规律、基本趋势、基本职能、基本方法、基本任务、基本范围、基本对象、基本机制等，力求在理論上不断有所创新，实践上不断有新的突破。

四、结语

档案是全部活动的真实记录，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是企业管理工作的重要环节，对企业效益产生重要影响，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，更是企业提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。