胡小玉

现阶段，对于中学开展的各种评估活动非常多，这些形式不一的评估活动，有力激发了教职员工的创造热情，促进了高中教学水平的整体提升。在这些活动过程中，都离不开一个议题：查阅学校档案资料。通过查阅，可以全面了解学校的教学、管理现状，对学校方方面面工作进行全面、客观、公正地评价。因此，档案管理对于各中小学的重要性不言而喻。

我所在的学校是一所刚刚通过国家级示范高中评估验收的学校，这些年经历了各种各样形式的评估活动。但档案管理属于起步阶段，在我刚接手管理学校学校档案资料时，经常碰到下列不尽如人意的情况：

一是档案资料不规范，不齐全。内容不完整，格式书写不符合要求。有的文件只有底稿没有正文；有的只有请示，没有批复，有的只有批复却没有请示；一些涉及学校重大活动的照片和音像没有按规定归档等等。很多资料因为缺乏归档制度或制度落实不够，收集起来特别困难。

二是管理不规范，档案利用率低下。零零散散的资料特别多，但很多是不需要作为档案资料保存却也放在档案室里，譬如学校把教师每年的备课本都收集起来，堆积如山，这些按常理只需要每年抽出一两本作为典型也就足够，没必要全部收上来。需要的材料又常常找不到，在清理时花费了大量的人力物力。

三是管理随意，手段落后。基本采取手工管理，需要时就在资料中翻找，没有与时俱进，使用信息化管理。……