孙俊 陈京苗 朱芹 冯可欣

[摘 要]高校院系办公室秘书日常工作繁重而琐碎，为了提高工作效率，获得更高的工作满意度，应该学会使用时间管理工具与技巧进行自我管理，从而提高工作效率。

[关键词]高校院系办公室；时间管理；效率；秘书工作

[中图分类号]G472 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2012）40-0114-03

1 高校院系办公室工作的特点

高校院系办公室秘书作为高校管理中的基层人员，是一个必不可少的人群，往往人数不多，却承担着较多较重而琐碎的行政与管理工作，如教学、财务、科研、文书、安全保卫等工作，每天还要处理大量诸如统计数据、整理文档、撰写材料、接听咨询电话、接待来访人员等工作。而在实际工作中，高校办公室秘书还面临许多突发事件的处理与执行，例如，教学评估、学位申报、接待、信访与处理等繁重的工作。这些工作类型繁多，缺乏关联性、连续性。高校办公室这种工作性质导致办公室工作人经常加班，精神与身体长期超负荷运转；而同时高校以教学为中心的主导思想又决定了办公室人员只能作为教辅人员，在高校的地位只能处于服务的性质，工资待遇相对较低、劳动强度大、工作时间长，从而较严重地影响了他们的生活质量和幸福感，甚至影响了他们对工作的认可。

另外，办公室工作人员常常情不自禁掉入时间陷阱。譬如坐在办公桌前做白日梦、发呆、跟同事闲聊等等这些浪费时间、毫无效率的活动。而有时办公室人员因为工作压力大，注意力总是被周围的杂志、电脑和不相干的报纸给分散了，有时一些突发事件需要办公室人员去处理，所以工作往往拖拖拉拉到最后才完成，从而严重影响了工作效率，浪费了大量宝贵的时间。……