完善信息管理平台提高学科管理水平※

2012-01-29樊蔚虹郑玉玲姚建平李青雅徐向宇白云苹

中国中医药现代远程教育 2012年2期

樊蔚虹郑玉玲姚建平谷雨李青雅徐向宇程凯白云苹

完善信息管理平台提高学科管理水平※

樊蔚虹郑玉玲*姚建平谷雨李青雅徐向宇程凯白云苹

（河南中医学院，郑州 450008）

学科建设水平决定高校水平，学科管理是学科建设的重要环节，科学的管理是学科建设良好发展的保障。从信息管理的重要性及信息系统构建的角度对学科建设管理进行论述，并结合信息系统在我校重点学科建设管理中的实际，提出完善学科信息系统的方法，为实施重点学科建设的科学管理提供依据。

学科建设；信息系统；学科管理；完善策略

学科建设是高校的龙头工作，是高校办学层次和办学水平的集中体现。学科管理是学科建设的重要环节，学科管理的水平对学科建设具有显著的影响，先进的、科学的管理对学科建设起着巨大的促进作用，落后的、不合理的管理方式则往往成为制约学科建设发展的障碍。随着我校办学规模的扩大和学科建设的迅速发展，创新学科建设管理模式已成为必然。

1 信息管理是重点学科建设管理的重要基础性工作

学科建设是一项系统工程，随着学校内涵建设的快速发展，学科建设内容已从增设新的学科、申报学位点和申报各级重点学科，发展到学科方向的凝练、学科带头人和学术梯队的培养、学术水平与学术发展、学术交流和跨学科合作能力的提升，以及对人才培养和社会服务的贡献等学科建设总体水平和质量上。

学科建设内容的拓展使得学科管理者需要掌握的信息量急剧增多，如学科点信息、人员组成（性别、年龄、学历、职称和学院等）、项目信息、成果信息、人才培养情况及平台信息等，而及时了解学科点的各类信息将为指导建设和决策提供重要依据。完整系统的学科建设信息，首先，可以作为学科建设的标识，即反映学科建设的层次和水平。如重点学科的级别、学科实验室的等级、教学和科研成果及人才培养的规模和层次等，均是该学科建设的标志性信息；其次，可作为学科建设绩效评价的依据，也是检查和验收的主要内容之一。学科建设，尤其是重点学科建设，建设过程中和建设期满均要接受上级主管部门的检查验收，而学科建设的信息将是上级主管部门和专家了解评价该学科建设绩效的主要依据；第三，可作为学科建设目标定位与发展的参鉴。学科的各种信息可为学科建设的目标定位和发展规划的制定提供参考与借鉴，可以作为决策的依据，如科研水平、学术影响、团队实力等。另外，学科建设信息具有动态性与时效性的特点。学科建设是一个动态发展变化的过程，在这个过程中，人员会有变化，建设的业绩也处于不断增长的状态。作为学科的基本信息数据也要及时进行变化调整，以确保学科建设数据信息的准确、完整。因此，学科建设信息数据的管理是学科建设管理的一项非常重要的基础性工作。

2 信息系统是实现学科建设信息科学管理的重要平台

学科建设涉及范围广、环节多、指标繁杂、发展变化快，要保证这一系统工程的良性运作、高效运行，必须采取与之相适应的管理模式。建立一套符合现代科学发展趋势的管理体制和运行机制，已成为现代学科管理的新要求。

信息系统是结合数据库和计算机网络技术构建的信息管理平台，是实现学科建设信息科学管理的前提。数据库的构建是这一系统的重要基础。要使学科建设信息尽可能完善，首先要对学科建设方方面面的内容进行系统归类，并尽可能详细提取各种信息的要素，通过信息要素能够全面反映该信息情况；计算机网络技术的运用是信息化管理的关键。在设计系统时，系统设计者要熟悉学科建设的各个环节，统筹规划，并充分了解各级管理者和各级用户的不同需求，使整个系统符合学科建设工作的实际，真正满足学科建设工作的需要。

作为信息数据管理系统，应具备2个基本功能，一是学科建设信息数据的收录功能。信息数据的收录是构建信息系统的第一步，是系统的基本功能，各学科通过此系统可以很便捷的录入本学科的信息，包括学科信息、成员信息、立项信息及鉴定、获奖和专利等成果信息，所含信息数据应尽可能涵盖学科建设的方方面面；二是信息数据的管理或即信息数据的综合利用。数据管理的设计应遵循方便、实用的原则，如应能根据管理者和用户的不同要求提取数据，便于迅速了解某一学科或全部学科的某一方面信息数据。

改革信息数据更新和录入的方法是提高管理效能的重要环节。目前，高校学科是以知识体系或领域来划分的，每所高校都包含众多不同门类的学科，即使专科学校亦可细分为不同的学科。众多的学科包含大量的学科信息，并且如前所述，学科建设的信息是动态的，由一个部门收集所有学科上报的信息并再次进行录入，不仅重复劳动量大，而且由于增加了一个工作环节，会影响信息的准确性。所以，由每个学科派专人负责学科信息的收集和收录，既可分散此项工作的压力，又可减少重复劳动、提高工作效率和质量。因此，信息系统给每个学科设计分配一个端口，便于学科随时登陆系统进行信息数据的更新和录入。

此外，要保证收录信息的标准统一。管理者应在深入研究建设指标的基础上建立信息要素的统一标准，如发表的学术论文应统一包括所有作者及署名名次、论文的名称、发表的期刊名称、期刊的级别、影响因子和发表的时间等。如此，方能保证信息收录的准确、全面和及时。作为学校学科建设管理部门，要通过该系统实时了解所有学科的信息数据，根据管理的不同目的设计相应的检索功能，针对不同信息或统一信息的不同要素或多个要素进行数据的提取。

3 我校重点学科建设信息管理的实践与体会

学科建设管理信息化是指以网络化、信息化手段开展高校学科建设管理工作。具体而言，就是构筑一个学科建设管理工作需要的通用网络化软件平台（学科建设管理信息系统）[1]。

我校2003年实施学科制改革，各级重点学科建设稳步推进、发展迅速。随着学科建设的发展，学科建设涉及的内容愈来愈广泛和丰富，传统的信息管理手段逐渐暴露出一些不足之处，如数据标准不统一，部分统计报表的重复与浪费，统计出的数据可信度不高，统计工作流程繁杂、过程冗长，数据的及时性难以保证，收集、提取、分析数据工作量巨大等，给学科建设信息的管理带来极大不便，若能实现学科建设管理信息化将极大提高管理工作的水平和效率。因此，结合我院学科建设实际，我们在2009年启动了“河南中医学院重点学科信息管理系统”的构建工作。

系统建设是以数据库为基础，首先，我们参考国家中医药管理局重点学科和河南省重点学科建设指标体系，建立了可以收录学科教师、发表论文、出版论著、教学和科研立项、鉴定及获奖等信息情况的数据库，每一信息都制定有录入要素的标准，通过信息要素尽可能多的了解某一信息的基本情况。第二，我们为每个重点学科都设有专门的用户名和密码，登陆学科系统后不仅可进行相关信息的录入、更新和修改，而且录入系统的信息也可作为各学科的电子档案，极大地方便了各学科自身档案的管理。第三，作为学校管理层面，我们对系统设计了各种检索功能，可根据需要迅速、整齐地获得我校重点学科建设的各种信息，以便及时了解各重点学科建设进展情况。

截至目前，我校各类重点学科共计50余个已全部纳入该信息管理系统。经过近两年的实践，该信息管理系统现已实现了24h开放，各重点学科均可在任何时间和地点通过联网计算机登陆系统进行查看、录入或更新本学科的信息，极大地方便了各重点学科建设信息数据的提交，节约了报送的成本，提高了学科建设办公室对各重点学科及所有重点学科整体数据统计的效率和准确性。也使我校的学科建设档案管理更加规范。但该系统在运行管理过程中也存在一些问题，如：①系统尚未纳入学科建设的全部内容，如人才培养、实验室建设等方面的内容；②部分内容收录的标准应结合实际做进一步修改，使其更接近信息提取的要求；③部分重点学科秘书未按要求正确地收录学科点信息数据，这为信息的提取带来一定困难，导致信息提取不全，统计时出现遗漏，致使数据不准确等。因此，系统建立完善后，应对每个学科负责信息填报的人员进行系统信息录入的培训，学科信息负责人亦应本着高度负责的精神，认真、及时收录每一个数据，每条信息数据收录的准确性和完整性是确保整体数据统计准确和全面的基础。