大型医院医用物资保障管理体系结构探析

2012-01-26李向东云庆辉

中国医学装备 2012年7期

卫娜李向东云庆辉王政路荣

①第四军医大学第一附属医院器材设备科陕西西安 710032

1 建立医疗物资保障管理体系

医用物资是医院实施诊断和治疗的物质保证，医用物资保障管理是大型医院全面建设的重要环节，代表了一个医院的管理水平。

随着科学技术的进步和医院的发展，医疗物资的种类和数量急剧增长，相应的物资保障管理内容除了采购、存贮、供应等环节外，更为重要的是对医院的固定资产、专项设备、低值设备、卫生耗材、特殊设备、维修物资等物资流向进行记录、档案留存和质量控制。因此，建立医用物资保障管理体系，实现管理现代化、流程科学化、服务人性化，成为大型医院发展的一项重要课题。

通过探索医用物资保障管理体系的建立并对体系结构进行分析和完善，以适应医院规模的扩大和业务的拓展，确保医院诊疗工作安全有效地进行。

2 医疗物资保障管理体系结构

医疗物资保障管理体系要具有合理的结构才能实现科学管理、规范操作、保障有力。应设计制度保障、规划保障、人员保障、组织保障、标准规范、应急保障六大要素作为体系结构的支撑。

2.1 制度保障

要建立科学化、合理化、正规化的医疗物资保障管理体系，首先必须确立行之有效的管理制度，使医疗物资的计划、论证、采购、接收、安装、验收、贮存、消毒灭菌、发放、使用、维护保养、质控、维修、交接、处置等各个环节都有章可循、有据可依[1]。

2.2 规划保障

要建立开放的、发展的医疗物资保障管理体系以适应医院的快速发展。医院的发展离不开医疗物资规划性保障，规划保障主要是设备引进和配置更新的计划和论证，新业务新技术开展必须使用的先进消耗性材料的试用、审核、准入。医院管理层、设备管理委员会、设备科、使用科室、财务审计、经管科、纪委等部门各尽其职，共同规划、联合保障。

2.3 人员保障

医疗物资保障的管理体系涉及多部门，要由不同部门各级人员密切配合才能实现医疗物资的科学管理，发挥物资的最大效能，保障医疗工作安全顺利地进行。合理定制岗位，设置权限，使各岗位人员相互配合，相互制约，权利、义务、责任清晰[2]。

医院管理层人员：各级领导依据权限获得信息、综合分析、全程监控、实时决策，对医用物资进行监督管理。①采购人员：负责集中采购的材料组织和协调实施；②库房人员：负责医疗物资的接收、检验、存贮和发放；③质控人员：负责医用物资的验收和计量、质控；④维修人员：负责设备、器材等医用物资的维修保障；⑤资产管理员：负责全院医用物资的登记、上帐，折旧；⑥档案管理员：负责医用物资的证照和采购记录的留存；⑦使用科室设备管理员：负责所在科室医疗设备的运行、维护保养、使用登记、交接等工作；⑧终端用户：一般是各科室护士长，负责本护理单元医用物资的使用监管和专科耗材的计划申报；⑨材料记费人员：对患者使用的收费材料进行记费挂帐，实现成本回收；⑩系统管理员：数据维护。

2.4 组织保障

由医院管理层、设备管理委员会、医教部、设备科、临床科室、财务科、纪委、经管科等机构实施医用物资的集中采购、中心供应、付款结算、成本核算、质控、维修，实现医疗物资的组织保障。

2.5 标准规范

为了加强医用物资保障管理，明确人员职责，进一步改进工作，提高服务质量，有必要制定医用物资保障管理标准规范。在医院的规章制度基础上，制定器材设备科工作手册作为物资管理的操作规范，包括组织机构图和分工、工作程序和记录、管理制度、应急预案、检查与监督等内容[3]。

2.6 应急保障

建立3种应急保障措施。

(1)设备租赁中心储备常用医疗设备供全院范围内调配使用，解决个别科室设备临时短缺问题。主要设备有监护仪、呼吸机、输注泵等。租赁中心管理员负责维持租赁中心的正常运转，负责设备的储存、维护、发放、回收等。

(2)医教部负责协调临床科室间医疗设备的应急调配。

(3)战备库房储备战备医疗物资，应对自然灾害、公共卫生事件等突发情况，专人负责，定期补充和更换。

3 创建医疗物资保障管理体系的运行平台

要建立完善的医疗物资保障管理体系，还需要搭建现代化的信息平台，实现快捷、全面、先进的服务保障。依托局域网研发《器材设备信息管理系统》，它由4个主模块组成，每个主模块又由若干个子模块构成，实现较为完善的器材设备信息平台，形成局部的微网，同时与全院的HIS系统相连，大中有小相互提取数据。根据各种医疗物资的不同属性，分别运用设备管理软件和耗材管理软件来实现各类医疗物资的信息化管理。

3.1 设备保障管理

3.1.1 设备管理内容

医疗设备管理的全过程包括：立项、集中采购、签订合同、安装验收、付款结算、建立档案、使用监管(科室使用记录、设备效能考核、维修、计量)报废等环节。参与者涵盖使用科室、设备委员会委员、设备科多个部门。在设备管理系统中，相关岗位的经办人员在局域网上被赋予不同的权限，各司其职、各尽其责协作完成医疗设备的管理工作。

3.1.2 各级系统用户

系统用户有：医院管理层用户、各科主任、项目分派、采购员、质控、档案员、资产管理员、会计、技术维修员、系统管理员等。各用户每日登录设备管理信息系统，记录业务处理情况，使得医疗设备从立项到报废的进度易查、帐物明晰，随时接受院领导、科主任的检查监督。

3.1.3 项目执行进程及规范

(1)设备立项：以设备预算为立项文件解决各科室设备购置需求。立项流程如下：

收集科室上报设备论证表形成草案→设备会论证通过→院办公会讨论通过→设备预算

临时购买、维修批件等超过1万元的项目汇总列表在设备论证会和院办公会立项。

(2)集中采购：预算项目和临时批件录入器材科设备信息管理系统，主任按类别、金额、科室等因素进行项目分工，分派给各采购员执行。采购员及时将立项审批结果反馈给各申请科室。集中采购分权限执行，采购员从各申请科室收集设备参数后，按政策规定报上级实施集中采购。

(3)签订合同：依据下发的集中采购结果与中选厂家签订内贸与外贸合同。对于内贸设备，合同签订后，督促厂家发货，协调科室准备安装条件(时间、地点、人员)。而对于外贸设备，在与集中采购中选的厂家签订购买协议后，要督促外贸合同、付款通知、代理协议，呈付款报告。同时办理机电产品进口申请和免税手续。根据付款报告将首付款支付外贸公司，并开出信用证，确定发货时间、运输途径、报关口岸、协调科室落实安装条件。货物到港后，协调提货清关工作。

(4)组织安装与验收：设备货物运至安装场地后，按商检政策开箱验货，设备科工程人员、使用科室设备管理人员、厂家工程师三方协同安装填写安装报告，部分设备按要求报计量质控部门检测。

(5)建档登记资产：医疗设备安装验收合格后，供货商开具发票，请使用科室主任签字，确定资产归属认可折旧费用。采购员将设备从立项到安装过程中的相关材料交档案员建档、再由资产管理员录入资产明细账目并打印粘贴设备标签。

(6)付款及结算：准备以下单据交会计付款结算。①内贸设备：安装报告(复印件)、发票、集中采购结果、资产单黄联交付账务管理员；②外贸设备：首付款时交付会计的有付款报告、购买协议、外贸合同(复印件)、代理协议、付款通知书、集中采购结果、首付款收据。尾款时交付会计的有安装报告(复印件)、尾款收据。结算时交付会计外贸发票、资产单黄联和外贸支付单证。

(7)使用监管：医疗设备使用过程中，科室的设备管理员要每日记录使用、维护和维修情况，并配合计量站的检定和质控工作，接受设备科的设备效能千分制考核。

(8)报废：当医疗设备维修无效、无使用价值时，由资产管理员按程序进行报废处理。先由使用科室填写设备报废申报表，报设备科请技术部门鉴定签字并回收物品，呈批件上报上级部门审批后，资产管理员在系统中销帐，申请表交至档案室备案。

3.2 耗材保障管理

3.2.1 耗材管理的主要内容及操作规范

运用耗材管理系统实现了消耗材料的全程监管。

(1)准入审核：医院常规使用耗材执行上级集中采购目录。对于因临床科室开展新业务、新技术或科研、实验必须使用的目录外产品，由使用科室提出配套耗材试(使)用申请，并附产品相关证照，设备科比对、审核后进入医院使用。

(2)编码管理：医院各科室使用的医疗耗材，由医院集中采购，统一供应。对所有耗材进行编码管理，作到一物一码，将货位、种类、收费标记、招标信息、产品名称、品牌、产地、规格型号、包装、单价、供应商、注册证号等信息详尽地录入编码库和耗材管理系统。

(3)资料归档：设备科为每一家医用耗材配送商建立档案。采购接收医用耗材试(使)用申请表后，审核随表递交的证照、资料，比对、议价呈科主任批示后，分类编码，编码录入耗材管理系统后，所有资料交档案管理员分类、装订、存档。

(4)集中采购和供应：组织集中采购或执行上级下发的集中采购目录。①普通耗材：按需求制定采购计划，批量采购，库房接收货物办理预入库。依照科室网上请领信息办理出库手续，发放耗材、扣取成本；②高值耗材[4-8]：对于收费材料，根据从各护士站提取的患者记费信息逆向生成入库、出库单据，达到实时成本核算；对非收费材料，由使用科室网上申报计划，设备科按需采供。实行分级库房管理，追踪耗材去向。

(5)医用耗材成本统计和付款：医用耗材实行零库存管理，接收物资后办理预入库，发放物资，预入库存消耗完后办理发票入库手续，挂账付款。

3.2.2 各级用户及权限

(1)耗材管理系统用户有：医院管理层用户、各科主任、采购员、库管、微机操作员、档案员、资产管理员、帐务管理员、系统管理员、终端用户等。各用户依据权限登录耗材管理系统，处理业务。医院管理层和各科主任可进行数据查询和统计，分析耗材使用情况，做出决策。

(2)采购员：可登录耗材管理系统，提取库房和科室需求，拟定采购计划，实施集中采购。随时掌握库房库存及收、发货物执行情况。

(3)库管员：负责库房耗材的计划申请，耗材的入库、库管、出库、发放与下送，负责库房的人员管理。

(4)微机操作员：负责对库房耗材入库、出库、录入及耗材发票的办理。

(5)档案员：为各供应商建立档案，编号管理。

(6)资产管理员：对经库房发放的价值高于指定金额的耐用器材补录资产。

(7)帐务管理员：按月对各科室耗材使用情况进行成本统计和上报，从耗材管理系统中导出发票入库数据，整理核对单据，交财务付款。

(8)系统管理员：负责耗材管理系统的数据维护。

(9)终端用户：上传本核算单元患者收费信息，申报专科耗材采购计划，请领消耗材料。