□ 文/赵璐

外事出国业务管理特点与技巧

□ 文/赵璐

外事工作是一项政治性、政策性、纪律性很强的工作，“外事无小事，外事无小节，外事办实事，外事成大事”。

随着我国改革开放的不断深入，经济全球化的趋势越来越明显，我们的国际活动日趋频繁，外事出国业务管理工作的重要性显得越来越重要。

外事出国业务管理的分类

外事出国管理业务根据具体工作流程可分为五大类：出国（境）立项审批、因公护照办理及管理、因公出国（境）团组签证办理、外事教育工作、因公出国（境）相关费用核算。

出国（境）立项审批工作主要是指对因公出国（境）立项报告进行审核，确认立项报告中的出国人员、前往国家、停留时间、费用支付方式等主要内容是否填写完整、清晰。

因公护照办理及管理工作主要是指核实因公出国（境）人员的护照持有情况、收取并制作申请办理护照人员的护照材料、及时收缴因公出国（境）任务结束人员的护照、将护照按照姓氏拼音排序存放保管、定期核查本单位护照的库存情况等。

因公出国（境）团组签证办理工作主要是指如前往国家为签证互免或在境外办理签证的国家，外事部门需要出具出境证明、联系出国（境）团组提供相关签证材料、为因公出国（境）团组办理出国（境）手续、定期核查本单位因公出国（境）团组签证的持有情况等工作。

外事教育工作主要是指为首次出国（境）人员进行外事常规培训、为赴境外项目长期工作（30天以上）的管理人员和操作人员提出海外防恐安全培训申请。

因公出国（境）相关费用核算工作主要是指审核出国（境）费用一览表的项目金额与原始票据金额是否一致、是否提供外币汇率，核算外币补助与报销单据，核算无单据报销金额，出具《出国（境）外币报销单》等工作。

外事出国业务管理的特点

外事出国业务管理工作要坚持“谁主抓谁负责，谁派出谁负责，谁审批谁负责，谁带队谁负责”的原则，切实加强责任落实。具体工作特点体现为：

出国立项审批的严格性。为加强对因公出国人员的出国审核关，外事部门统一编制了《因公出国(境)任务请示报告》，审核、审批责任人名册，对出访任务的必要性、报批材料的真实性、行程安排的合理性等从严把关。在审批工作中，坚持实事求是，对党政干部出访审批从严，对一般性考察团组审批从严，对双跨团组审批从严。

一是要有明确的公务目的和实质性内容。各类因公临时出国、赴港澳（以下简称因公出国）团组都要根据经济和社会事业发展的需要确定出访任务，必须做到有明确的公务目的和实质性内容。以经贸为主的团组不仅要有具体项目，而且要确定任务指标和完成任务的措施。友好城市及其他友好交流访问团组要坚持对等、互利、讲求实效的原则，把友好交流的着眼点放在促进经济和社会事业发展上，避免形式主义。培训团组应以专业技术培训为主，以优秀年轻干部的中长期培训为主，严格控制一般性培训团组。参加国际会议要符合国家有关规定，有实际收效，对于无实质性内容的各种研讨会、洽谈会及类似活动，不予批准。出国考察必须是为了解决本地区本部门经济、社会发展或业务工作中的重大问题，而又必须是借鉴国外经验和做法的项目，禁止一般性及重复性考察活动。

二是要根据工作需要派遣。因公出国人员必须根据工作需要安排，不能搞照顾出国、轮流出国。党政干部特别是领导干部出访，要与其公职身份相称，同一项目不得由多位领导或不同的单位重复出访、洽谈。出访费用要严格按财政渠道列支，不得接受国内企业或境外中资企业资助出国。凡与出国任务无直接关系、不主管相关业务的领导干部，一律不得借故出访。凡可由较低级别人员完成的任务，不得派较高级别人员出访。凡可由专业人员完成的任务，不得派非专业人员出访。不得参加以营利为目的的双跨团组，出国费用不得超出国家规定标准。因公出国人员必须具备完成出访任务的相应条件，经贸人员应熟悉业务和前往国家（地区）的情况，具备相应的外语和业务谈判能力；考察、培训、参会人员应专业对口、熟悉情况，具备相应的素质和水平。

三是要坚持小而精的组团原则。团组结构要合理，同一单位、同一部门的主要领导，原则上不得同团出访或同期分别率团出访同一国家和地区。人员要精干内行，路线要合理。

四是要注重出访效益。因公出国执行公务，必须注重经济和社会效益。出访前，要根据出访任务要求，充分做好各项准备工作。出访中，要根据出访计划安排，努力做好各项工作，严格遵守外事纪律，圆满完成出访任务。回国后，要认真搞好总结，写好出访报告，报业务主管部门和出国审批管理部门，并尽快落实所谈项目，巩固和扩大出访成果。

出国手续办理的高效性。为有效保障出国人员在既定时间内顺利出境，外事部门要统一编制《出国材料准备提醒通知单》，在接到出国请示报告批复意见后，第一时间将出行人员的护照持有情况、签证持有情况、计划出行国家签证办理所需材料清单等信息通知团组负责人和全体出行人员，提醒出行团组尽快准备材料，保证办证时间。

要编制《出国手续办理进度通知单》，分别在材料提交、送办材料和领取签证3个节点向团组负责人和全体出行人员及时反馈证件办理情况，提高效率，便于团组合理安排最终出行时间。

要完善各种台账，建立长期有效签证台账，特别是要将持有美国、加拿大、委内瑞拉、英国等国长期签证的人员情况进行汇总，为人员出行安排提供信息支持。

外事教育培训的严肃性。为了进一步加强因公出国（境）管理工作，增强境外内派人员的政治纪律、组织纪律、保密纪律、外事纪律，增强外事专办员的业务水平，外事部门要严格执行外事培训制度。培训工作主要包括：首次出国人员培训、常规国别外事培训、海外防恐安全培训。

针对首次出国人员，外事部门要统一编制《境外内派人员必须遵守的若干纪律暂行规定》、《因公出国（境）人员教育材料》、《员工出行指南》等相关外事培训制度，并由外事专员统一详细宣讲。

针对常出入境的国家和地区，修订出入境须知，包含各国（地区）的饮食习惯、宗教、礼仪、禁忌以及相关海关规定，并由外事专员对出国团（组）统一详细宣讲。

针对赴境外项目长期工作（30天以上）的管理人员和操作人员，统一安排参加海外防恐安全培训。

外事出国业务管理人员应具备的素质

首先，具备坚定的政治立场、优秀的道德品质。外事出国业务管理人员具备良好的政治素养，是外事工作健康、和谐、可持续发展的前提与保障。外事出国业务管理人员要具备认真、严谨、细致、准确、及时、踏实的工作作风。

其次，具备过硬的业务技能。因公出国（境）工作要求外事出国业务管理人员熟练掌握因公出国（境）审批和管理的相关政策与规定，严把政策关和程序关；熟练掌握因公出国（境）的签证知识，具备过硬的业务技能；随时更新知识结构，紧跟国家发展动态，提高综合业务素质和驾驭外事工作的能力。

再次，具备全局意识、服务意识。第一，外事出国业务管理工作者要从国家发展和企业发展的高度出发，提高服务水平。加强对外事工作的统筹协调和科学管理，努力把管理与服务有机地结合起来，在加强涉外法制建设、完善各项外事管理规定、坚持依法行政的同时，不断提高管理水平和服务质量。第二，增强服务意识。一是为国家总体外交服务，做好重要代表团来访的接待保障工作，树立良好形象，扩大对外影响。二是为企业发展服务，做到管理服务并举，尤其是因公出访等窗口部门要把管理融于日常的服务工作中，细化服务措施，提高服务水平，本着“双赢”和“互利互惠”的原则，多建立一些合作项目。要利用已有的外事资源，结合企业“走出去”的需要和国家的总体规划，在地域、对象的选择上做长远谋划，逐步加大对外投资与合作的深度和广度。

作者单位：中国石油寰球工程公司