何天夫 苏敏

设置签字和审批程序，是组织加强内部控制一个常用的工具性手段，通过这一工具的运用，可以加强不同岗位之间的内部牵制和监督，落实经济责任，降低运营风险。然而人们经常发现，尽管实施了一系列的签字和审批控制程序，却未能达到相关的目的。因此，需要对这一工具进行深入的探究和分析，提高运用的效能。

签字、审批程序的主要功效

从形式上看，签字和审批，只是一个形成并保留记录的过程。但是人们相信，它具有如下强化内部控制的功效：

一、强化责任约束。签字和审批程序的设定，是一种实行强制责任记录的程序。这种强制性的记录程序，要求签字和审批人，证明自己履行了某项职权，并愿意为履行职权所引起的后果负责。如质检员在质量检验单上签字，表明其实施了检验活动，并做出了结论。再如领导人在一项计划书上签字，做出同意执行的决策。由于这些有案可查的责任记录的存在，实施操作的人一般都会采取审慎的态度履行职责，避免因履行不当而遭到责任追究。

二、强化内部监督和牵制。比如某个组织的物资采购业务，买什么，买多少，从哪里购买，什么时候购买，如何购买等一系列问题，都交由一名采购员决定并完成，发生内部舞弊的可能性很大，至少难以做到最优结果。如果通过在相关环节设置签字和审批程序，由不同的人参与各项采购决策的审核和审查，就能够对采购行为形成了必要的牵制和监督，降低内部舞弊的风险，促使采购活动的结果对组织更有利。……