中国石油化工股份有限公司洛阳分公司 鲜家飞

借ERP无形之翼,实现需用物资可用资源追踪

中国石油化工股份有限公司洛阳分公司 鲜家飞

石化企业在日常生产和项目建设中，有大量的物资需求，这些需求以需用物资计划的形式提交到物资采购部门。“需要物料的采购和供应环节能够满足生产过程对物料的柔性（多样化）和刚性（质量）的需求”。在需用物资领用的过程中，物资使用单位急切想了解需用物资的库存情况、采购情况、预期的可领用时间等信息；物资采购部门希望采购的物资能被及时领用、完全领用、满足使用需求而不造成库存积压。

如何能平衡需用单位和采购部门的工作需求，形成高效的企业物流？

借E R P无形之翼,可实现需用物资可用资源的有效追踪!

企业需用物资供应现状

石化企业物资采购供应工作具有关联度高、计划性强、点多、面广、专用性强的特点。中石化洛阳分公司是我国中部地区特大型石油化工企业，年原油加工量能力1000万吨,每年采购生产建设所需(原料油以外)物资数万个品种，年采购金额达20多亿元。公司于2005年11月投用E R P（S A P）系统，推进企业物流、资金流、信息流的“三流合一”，消除了企业内部部门之间的信息孤岛，实现了经营管理层面业务的跨部门集成。2006年到2010年期间，洛阳分公司E R P系统内每年接收到物资需求约3～4万项记录，未完全执行计划的数量和比例 呈逐年上升趋势，随之产生的影响库存积压金额也呈上升趋势。

围绕需用物资这一主题，领用方与供应方存在各自的看法（见图1列举）。物资需用单位经常问：“我们需要的物资，仓库有没有?没有库存的物资，什么时间能到货？提报的计划，出库了多少？”物资采购部门则说：“接到的计划总不满足采购周期。到库的物资，总不被及时领用。计划经常发生变更，造成库存积压。”

物资需用单位和计划管理部门认为，他们在计划执行过程中对资源的把握比较被动。计划下达前，不了解需用物资库存可用状态；计划下达后，不了解物资需求与库存的差异。对在途物资，不了解采购进度。在费用控制和现场施工方面，常受到物资供给制约。因此，计划部门有提高物资需求计划执行效率的工作需要。

可用资源范围

围绕物资这一核心，有哪些可用资源？

在企业的E R P系统内，有大量的、客观的数据可以加以利用。首先是物资主数据。作为E R P运行的支撑系统，洛阳分公司所在集团统一应用的标准代码网站提供了300万条物资基础信息，包括物资分类、编码、描述、计量单位、技术参数等字段信息。这些是提报需求计划，开展物资采购供应的必要信息。其次是企业的库存数据。洛阳分公司2010年年底在库物资约13000个品种，金额达2.6亿元；其中，在库1年以上物资有9000万元。这些库存物资使用批次编号记录入库时间，表明其在库年限，并被分为正常储备、特殊储备、积压、可调剂、待报废等状态，可以作为 “正向 ”资源参与系统的综合平衡。第三类资源是物资需求，包括通过E R P系统跨专业集成的设备维修工单、项目网络订单、对外销售订单、内部成本中心需求等。这些需求包含了所需要的物资编码、需求数量、需求时间、以及计划下达时间等信息，可以作为 “ 负向 ”资源参与系统的综合平衡。第四类资源是采购凭证。采购凭证包括需求计划经过系统综合平衡以后形成的采购计划，采购计划经过对外询价形成的报价单，报价单经过选择签约对象后形成的商务合同。每年，洛阳分公司签订物资采购合同约4000～5000份，在E R P中创建数万条合同明细记录。

需求是负向资源，供给是正向资源，有效需求和有效供给都是可用资源。可用资源是稀缺的，稀缺资源存在获取时间博弈，努力实现资源平衡才能发挥稀缺资源的最大利用效率。

需用物资可用资源追踪实现策略

1、实现目标

依托企业E R P系统，开发需用物资可用资源追踪程序，从计划编制、计划执行、采购在途、计划核销等多个角度实现对各类需求物资可用资源的统筹掌握，开展需求计划执行情况分析，为费用控制和施工安排提供可用信息支持。

2、实施过程

①需求分析：搜集物资需求的种类，需求所包含的信息，以及物资需用部门对可用资源的把握要求。对搜集到的信息进行分类分析，甄别和保留合理需求，合并相同或相近需求，平衡相对或矛盾需求。

②模型设计：结合物资需求和采购业务的工作程序，梳理E R P业务数据的流向（洛阳分公司一般物资采购工作程序见图 2）。了解业务数据在数据库中存取的逻辑关系，分析有效数据的特点，确定数据筛选和抽取方案。

③开发说明书编写：以固定的格式书面详细说明有效数据获取的位置，程序编写逻辑，以及输出报表各字段的展示样式。

④程序编写：采用A B A P程序语言，实现信息的快速获取和有效分析，对物资原始需求、采购入库、领用消耗各环节进行状态追踪。

⑤程序测试：包括功能测试、边际测试和用户接受测试。通过测试验证数据的正确性，让用户检验是否满足使用需求。

⑥功能调整和程序再修改：根据测试情况，进行预期功能调整，修改开发程序，直到实现预期目标或满足用户需求。

⑦最终用户培训和功能投用：对使用追踪程序的用户进行系统操作培训，授权系统权限。投用系统功能。

3、实现功能

①物资基本信息查询：根据物料编码或描述查询物料编码、描述、计量单位、参考移动平均价等基本信息。

②库存物资状态展示：展示库存物资在库库龄和可用状态。

③需用物资可用资源分析：根据物料编码或维修工单获取需用物资的计划执行情况、可用库存情况、在途采购情况。

④项目物资需求跟踪：根据物料编码或项目网络订单跟踪需用物资的计划执行情况、采购情况和可用资源情况。

⑤需用物资领用情况分析：根据物料编码或维修工单（项目网络订单）查询需用物资的领用情况。

⑥过期需求计划定位：根据物料编码或维修工单（项目网络订单）定位过期未执行或未完全执行的需用计划。

⑦采购合同执行情况记录创建与查询：根据采购合同创建或查询执行记录，监控合同履行情况。

上述功能，均可以固定报表格式快速批量输出到E X C E L表。

需用物资可用资源追踪应用成效

通过需用物资可用资源追踪，对提升物资需求计划管理水平起到下列作用：

①物资需用部门、计划管理部门可获得较丰富的需用物资相关信息，降低物资需求计划提报的盲目性，提高计划的有效性。

②施工管理人员在现场抢修时，可及时查询库房可用物资状况，为确定施工方案提供参考。

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③计划提报人员随时了解检修物资领用情况，未领用的物资是否具备领用条件，对将产生的费用额度有一个预计，避免发生费用超预算。

④计划提报人员快速查找超期未实施计划，清理E R P过期预留，提高E R P物资综合平衡准确率。

⑤辅助计划管理部门实施物资的利库代用，减少库存资金占用。

⑥计划及项目管理部门参考需用物资可用资源情况进行项目统筹安排、进度控制和费用管理调配。

根据计划管理部门反馈的信息，实现需用物资可用资源追踪后，相关信息获取的速度和准确性大幅度提高。应用效果举例见表1。

采购与供应是企业经营的基本行为，高效的采购与供应管理是现代企业的必修课。借助E R P系统对可用资源进行追踪只是实现石化企业现代化物流的举措之一。进一步，可以借助信息系统实现资源来源追溯、供需自动配给和物流效益最佳化。

鲜家飞，工程师，华中科技大学物流工程硕士，从事物资采购信息化管理11年，目前在中石化洛阳分公司物资装备部工作。