李佳欣

(黑龙江信息技术职业学院)

浅谈做好电子文件归档的管理工作

李佳欣

(黑龙江信息技术职业学院)

摘 要：电子文件归档后，即形成电子档案。电子档案由于其种种不同于纸质档案的特性，决定了其在整理、鉴定、保存、维护与提供利用等方面必然有别于纸质档案。

关键词：电子文件;整理;保管

1 电子文件定义及其特点

(1)电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用;(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;(3)电子文件可直接共享，不受时间和距离的影响;(4)电子文件的保存条件和环境要求较高。

2 电子文件归档方式

2.1 借助计算机信息管理网络

各业务管理部门把需要归档的文件，以电子文件形式由部门编目整理，利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

2.2 由信息管理部门负责归档

由各业务部门把日常工作形成的具有保存价值的电子文件数据传输到计算机信息管理部门，当信息管理部门接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定、编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。……