河南河务局干部学校 赵子孺

电子档案的特点及其管理

河南河务局干部学校 赵子孺

电子档案是指利用计算机技术形成的、以代码形式存储于特定介质上的档案。电子档案是由电子文件转换来的，在电子档案中全部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都由计算机完成；利用时需借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像形态。由此，人们也将电子档案称为机读档案或数字式档案。

一、电子档案的特点

1.电子档案的优点。一是存储密度高。电子档案大多存储于磁盘、磁带或光盘中，存储密度很高。一张最为普通的纸密软盘，其存储容量也有18万字左右。一张光盘则能存储几千万甚至上亿个字节的文字或图像信息，具有“海量存储”之称。二是传递速度快。电子档案信息的传播不受时间、空间、载体传递的限制，用户可以通过网络终端设备读取存储在某一个设备上的档案信息，在同一时间、不同地点共享档案信息。三是档案信息生动形象。多媒体计算机的应用使电子档案的信息形态也随之多样化。电子档案用音频、视频信号或数字代码存储信息的原来形态，全信息化再现历史活动概貌。四是便于检索利用。由于电子档案是以计算机能够识别的代码来记录档案信息的。因此，通过计算机的轮排索引等检索技术可以准确快捷地完成对档案信息的检索，并可以通过输出设备打印利用。

2.电子档案的缺点。一是依赖性。电子文件的产生依赖于电子环境。因此，电子档案同样依赖于计算机的软、硬件和数据库与网络系统，离开计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递和识别。设备更新会给电子文件的长久保管带来很大困难。二是非直读性。电子文件的非直读性体现在以下方面：第一，数字编码记录于载体上，肉眼无法分辨。第二，载体上的信息记录密度极大，只有在高倍显微镜下才可以看见光盘上的记录痕迹。第三，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。三是不稳定性。电子文件性能的不稳定性集中体现在其信息的易改性、易损性和脆弱性等方面。电子文件性能的不稳定性，使得作为档案保存的电子文件的原始性和真实性大受影响，进而影响到今后档案的法律凭证价值。

二、电子档案的管理

1.电子文件的归档。电子文件的归档，就是将应归档的电子文件经过整理确定其档案属性后，从电子计算机存储器拷贝或从网络上下载到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。

（1）归档范围。本单位形成的具有查考利用价值的各类电子文件都应列入归档范围。另外，计算机应用系统的各种程序类文件和与电子文件有关的各种纸质文件也应列入归档范围。

（2）归档方法。考虑到电子文件归档时的方便和安全，笔者认为，应采取随时分级的方法归档。所谓随时，就是及时，拿到文件及时归档。分级，即要归档的电子文件在进入电子档案数据库之前，先进行“查毒”处理，以防文档携带“病毒”进入数据库。

（3）归档要求。归档的电子文件要齐全完整，真实可靠，并经过一定的整理、编目。

2.电子档案管理需要解决的问题。

（1）制定和颁布有关法律以及电子档案管理标准，使电子档案管理有章可循。由于电子档案载体极易受到环境中各种因素的影响，所以对于电子介质一定要建立严格的措施，尽量有一个标准规范，使人们在工作中有所依据。

（2）加强横向联合，充分利用技术和智力资源。档案部门在对电子档案实行集中统一管理的过程中，应加强与专业技术机构之间的横向合作，以充分利用现有电子技术资源和文件管理方面的智力资源，使电子档案的管理更加科学有效。

（3）规范系统软件市场，促进电子档案的资源共享。档案职能部门必须规范系统软件市场，统一配发或购买国家档案局鉴定推荐的档案管理软件，使档案信息能够充分发挥资源共享的优势，促进档案信息管理水平的提高。

（4）给电子档案创造一个良好的管理氛围。电子档案以磁介质和光盘为载体，它抵抗外界不利因素的能力较差，如不适宜的环境温湿度等都可以造成介质老化变形，无法阅读。另外，电子档案存储载体还容易划伤、破裂、消磁等等。这些都会影响电子档案的寿命。所以，电子档案的保管应有一个好的环境，一要符合“三度”要求；二要远离磁场，有条件的单位，最好将电子档案放在防磁柜内保存。

（5）电子档案的保管最好是1盘1盒，并外贴标签。盒外标签内容除与光（磁）盘标签内容（标题、日期、文献号）相符外，还应有检索号，以方便存取利用。同时，电子档案应多套备份存放。笔者认为备份3套为宜，1份检索利用，另2份保管备查。

（6）加强档案干部队伍素质建设。电子档案是高科技的产品，大量不同规格、不同形状、不同材料的磁盘、光盘的管理和使用，以及对它们进行检测、维护、利用所需要的不同种类的设备和管理软件都需要高素质的档案专业管理人员。培养一批既懂档案业务又熟悉计算机软件开发的高层次专业管理人员已是当务之急。各级档案部门要通过定期培训、讲座、外出学习等方式培养一批既懂档案专业知识又具备计算机知识和计算机驾驭能力的复合型人才。

综上，电子档案的出现是时代发展的必然产物，在电子档案日益增多的今天，加强电子档案的管理已是必然趋势。现代档案管理工作者只有努力适应信息时代的要求，跟上时代发展的步伐，了解电子档案的属性特点，掌握科学的电子档案管理方法，才能有效促进档案管理工作的发展。