河南省安钢制氧厂 何凤杰

从推进无纸化办公建设看实现办公自动化的途径和方法

河南省安钢制氧厂 何凤杰

无纸化办公，顾名思义，就是改变传统依靠纸质方式传递信息的办公方法，以网络为基础，传递信息的现代办公方式。无纸化办公的实现，其意义不仅仅是改变了一种办公模式，对于推进整个办公自动化管理方式的运作，从思想上改变员工的传统观念，进而推进企业的引新、用新、创新工作，都有着不可估量的作用。

加快无纸化办公进程，是技术进步的必然结果，也是企业管理发展的必然要求。从目前一些企业和单位办公管理方式的现状来看，有的建立了自己的IT网站，实现了部分生产运行参数的远程监测和管理数据的实时传输；有的建立了单位局域网，为内部信息传递提供了平台；有的改变文件载体方式，从发放纸质文件到发布电子文件，跨出了改革文件管理方式的重要一步。但总体来看，大多数企业和单位还基本沿用传统的纸质办公模式。这与先进单位应用无纸化办公管理的模式存在相当大的差距，而且也是影响国内无纸化办公建设效果的关键因素。

办公自动化，简称OA，是英文OFFICE AUTOMATION的缩写。它是采用Internet/Intranet技术，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。显然，办公自动化的实现要求，比无纸化办公要深刻得多，涉及的范围要广泛得多，其实现的难度也要大得多，而实现办公自动化的重要性也远非推进无纸化办公所能替代。但是，作为办公自动化实现内容的一个方面，在推进无纸化办公进程中遇到的问题和不足，对加快办公自动化建设却有着重要的借鉴作用。

办公自动化是推动企业信息进步与发展的直接有效的手段。那么，当前实现办公自动化的基本途径在哪里？有效方法有哪些？把握的重点在何处？笔者认为，应当着重抓住以下几点。

一、明确目标性，增强主动性，提高办公自动化建设的主动意识

实现办公自动化，必须要掌握开展此项工作的深刻意义，这对于明确目标、主动工作有着重要作用。首先，实现办公自动化是顺应社会信息化发展潮流的必然选择。知识经济发展脚步的不断加快，推动了信息社会的全面建设，而信息化发展的潮流又反过来要求以流转电子文件为主的办公自动化建设进程跟得上发展的要求。要适应时代发展潮流，全面推进办公自动化建设势在必行。其次，实现办公自动化是提高工作效率、建设节约型企业的客观要求。钢铁企业的竞争已经从单纯地依靠扩大销售竞争转变为企业内部的成本竞争。当前，集团公司正在加大力度，深入实施内部挖潜增效工作，因此，适时推进办公自动化建设是对挖潜增效工作的有力支持，也是提高办公效率、促进经济效益增长的有效途径。再次，实现办公自动化将改变传统办公观念。推进办公自动化，不仅是对我们思想观念的一场革命，而且还是工作方式的一场革命，是对传统办公方式的一次重大变革。实现办公自动化，就是要求我们运用现代办公设施和工具，与使用了多少年的“文房四宝”说“拜拜”，这对我们的干部职工，特别是尚不熟悉办公自动化理论知识和实践知识的同志是一次重大挑战。因此，我们要深刻认识它的重要意义，进一步明确目标，增强办公自动化建设的主动性。

二、巩固学习性，增强实践性，提高办公自动化建设的技术含量

办公自动化，20世纪70年代中期发源于美国，80年代在日本得到长足发展，并显示出强大生命力。我国在经历了“六五”、“七五”和“八五”15年的长期学习消化后，到“九五”期间基本具备了条件并有序发展起来。相对于传统办公模式，许多单位和员工对它还存在着或多或少的疑问。无纸化办公建设还可以营造良好的办公氛围，不但提升了办公的效率，而且对于提高办公质量也具有积极的促进意义。要迅速地把这项工作开展起来，一方面，需要进一步加强办公自动化宣传，普及办公自动化知识，增强人们对办公自动化的了解和认识。另一方面，要认真学习这方面的专业知识，促进理论联系实际，促进办公自动化建设。要在学习行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学等相关理论上下工夫，要在学习数据处理、文字处理、语音处理、图形与图像处理、网络通信技术、决策支持技术等方面下工夫，要在实践数据管理、信息传递、网络应用等方面下工夫，不断推进办公自动化建设和应用的技术含量。同时，随着现代办公技术的不断发展，无纸化办公建设是否达到理想的效果，也客观展现了国内现阶段办公技术研究的状况，及其未来发展趋势。

三、突出实用性，把握渐进性，提高办公自动化建设的实际效果

办公自动化的建设和发展，要始终把握其实用性和渐进性，尤其是在钢铁行业这种传统管理方式长期占据主导地位的企业里，不注重其实用性和渐进性，就无法保证其成功和有效。突出实用性，是为了使办公自动化的建设符合需要，为我所用，切实与我们现行的管理工作融合到一起，不至于与管理工作脱节或无助于推动管理工作。突出实用性，就是要求在推进办公自动化的进程中时刻注意把握渐进性，要根据基础条件和人员素质，确定办公自动化推进的进度，例如准备工作应当做些什么，专人操作、专机联网、专网传输的操作程序和人员培训怎么做，纸质和专网传输文件信息的“双轨”运行时间表怎样确定等，这些问题都应当妥善地解决好，切不可盲目冒进、脱离实际。

四、体现科学性，瞄准先进性，提高办公自动化建设的科技水平

办公自动化，在国外已长足发展，国内也正方兴未艾。但对于一些部门和行业，尤其是一些较为落后的传统行业里，它还是新兴事物，甚至是正在摸索或刚刚起步。在我国今后的办公环境建设中，但要逐渐形成符合实际情况的管理模式，而且要实现办公室中软、硬件环境及相关配套设施的全面引进和应用。面对现代办公室先进的管理模式，从一开始起步，我们就应当体现科学性，瞄准先进性，站在更高的起点上来完成这项工作。这就要求我们紧紧抓住办公自动化的科学含义，正确把握开展这项工作的实质内容，严格按照展开的基本步骤有序进行，从初步设计到硬件支持，从软件开发到系统运行，最终形成完善的自动化办公系统，每一阶段都要做到科学有效、精益求精。这也就要求我们要时刻瞄准先进性的标准，既要具体运行环节指标先进，又要整体运行过程性能先进；既要使系统功能满足事务处理、协助管理的需要，又要切实提高防范干扰破坏的可靠性和安全性；既要在每一个阶段体现工作的科学性，又要时刻瞄准办公自动化技术发展的先进性，真正将办公自动化的建设建立在科学和先进的基础之上，实现其运行的安全、科学、经济、高效。