蹇文燕

（四川师范大学档案馆 四川 610000）

信息化、数字化的发展推动了档案的信息化、数字化进程。档案的数字化包括了档案目录数字化以及档案全文数字化两个方面。从全国范围来看，各级各类档案机构根据各自的具体情况都在逐步开展档案的数字化工作，目前主要集中在档案目录数字化建设，也就是档案目录数据库建设方面。关于档案目录数据库建设，尽管有国家行业标准档案著录规则（DA/T18-1999）作为指引性文件，但很多单位目录数据库建设过程中仍然出现了很多问题，走了很多弯路。根据笔者参加高校档案馆档案目录数据库（以下简称“建库”）建设的实践和体会，笔者认为在进行建库时应当注意以下几个方面。

一、做好建库前的准备工作

（一）做好人、财、物基本设施的准备

在建立档案目录数据库之前，首先要做好建库前的准备工作，例如工作人员的安排、设备设施的购买、资金的筹集等等。根据本单位的人员配置情况，抽调一人或多人共同承担整个建库任务。同时通过利用现有资源或购买、租借等方式取得建库所需的计算机、电脑桌以及其他可能用到的辅助设备例如缝纫机、装订机、归档章等等。此外，还应当根据对建库工作的估计争取单位领导财务上的支持。完成这些，只是完成了准备工作的一部分而已。

（二）做好对待建库档案的摸底工作

对待建库档案进行摸底，掌握库存档案实体整理情况是相当重要的。档案的整理情况很大程度上决定了建库的效率和质量。……