●朱莲花，黄卫东编译（青岛大学 图书馆，山东 青岛 266071）

1 前言

日本文书馆制度的发展与图书馆、博物馆相比较为落后，所以有关反映本地区地方文化特色的资料和时事资料保存在各个地区图书馆。这些资料保存在图书馆的“特殊文库”“特别资料室”内，以不同于出版物的类型及格式存在，并向读者提供服务。随着近几年数字化存档、数字图书馆的发展，这些文书资料逐步公开化。本文根据近几年有关电子化时代的发展状况，对文书资料管理方法进行分析研究。

2 图书馆电子化的现状

过去，图书馆的文书资料与图书是以完全不同的方式来管理的。原因之一是，文书资料的分类、秩序体系跟图书的分类体系有着很大的差别。

文书资料的保存，原则上按出处或者按原结构分类保存，关键的是要明确资料的制作地和继承过程并且把整体资料看成一个群体，重点分析它的物理结构。在整理的过程中，虽然是根据内容和形态进行分类，但有关这些资料原有的秩序信息必须要完整地记录下来。在这一点上，与根据内容来分类排架的图书馆原则有很多不同。

法国的文书资料管理体系较发达，特别是以公文为中心，在19世纪中期开始根据“出处原则”和“原秩序原则”对文书资料进行分类和排架。［1］日本文书馆的文书资料管理制度从20世纪后期才开始发展，最初倾向于按照图书馆信息学进行目录的分类和排架。［2］从1970年前后起，有人提出这种方法会破坏文书资料的原有秩序，提倡资料大体在按“公文”“私人文件”等分类［3］的基础上，应重视资料出自哪家、哪个组织制作等“出处”信息［4］的观点。……