郑金婷

（安阳师范学院图书馆，河南 安阳 455000）

随着计算机技术的不断发展，各图书馆在日常业务管理中均采用不同的图书馆管理系统，实现对图书和期刊的自动化管理，即图书与期刊的订购、登到、装订、典藏和流通等业务管理均可在管理系统中完成。打印订购、登到、入库等各种清单成为日常工作之一。由于各图书馆的管理模式不尽相同，从管理系统中得到的清单格式和内容不一定符合各图书馆的实际需求，这就需要管理人员充分利用EXCEL的强大功能，将数据整理成符合要求的格式进行打印。笔者就这一问题谈谈自己的看法。

1 Excel在图书馆期刊管理中的应用

办公系统Offic中的Excel是功能强大、应用广泛的大众常用办公软件，它具有强大的行、列的增、删、移动和复制能力以及列的分列与合并功能,并具有多种运算、排序、分类汇总、图形分析、自动填充等功能，有较强的兼容性，能够与多种软件进行数据交换和共享。所以，不少应用程序所设计的数据库在清单打印时均给出了以Excel文件形式保存的选择，使用者可根据自己的意愿方便地运用Excel对文件进行编辑或数据加工处理。

安阳师范学院图书馆对期刊实行统一订购、登到及配送，在工作过程中，经常需要按部门打印订购表、现刊登到表、现刊排架表等表单，由于管理系统中的格式不能满足实际工作需要，管理人员将各种表单从系统中以文本文件的格式导出，再利用EXCEL进行整理打印，运用期刊子系统与Excel共同管理期刊，使它们能够相互补充、相互配合，更有利于对期刊进行有效的、规范的量化管理，增加文献信息揭示的深度与广度。……