侯淑萍

（山东广播电视大学，山东济南250014）

浅析高校学生档案管理数字化

侯淑萍

（山东广播电视大学，山东济南250014）

高校的档案工作是高等学校重要的基础性工作。随着高校教育体制改革的不断深化，高校毕业生就业模式发生了根本的变化,学生档案的数字化建设及管理势在必行。随着现代信息技术的发展，信息传输在学生档案数字化建设的中心枢纽更加凸显出来，这要求档案管理者必须不断学习科学知识，掌握信息技术，建立健全数字化学生档案管理系统，更好地为高校学生服务。

学生档案；管理；数字化

一、高校学生档案数字化产生的背景

档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的、保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

学生档案是指学生本人在学历教育阶段的各个时期所产生的文字资料，是每一个人成长的最原始记录，它能真实反映学生的各种情况，是党和国家考核干部的最真实、最可靠的参考资料。学生档案管理的基本工作包括：学生档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和服务等。

计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建立全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息增加，人们更多地将从网络中获取档案信息。数字化档案建设是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于磁带库、光盘库等各种大容量的存贮介质上,并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网,最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。例如:黑龙江大学8万多名毕业生将档案信息由各种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，使各种介质承载的重要文献资料被大量数字化;让任何人都可以通过信息高速公路中任何一点、任一终端即可查阅到自己所需要的档案信息，做到“键盘轻敲，鼠标一点，信息即出”，从而使档案信息利用不再受时间和空间的限制。

多年来，诸多原因使得计算机技术在档案工作中没有发挥它应有的作用和价值，档案的保密性和档案的利用二者之间的矛盾，使档案信息化管理的发展远远落后于社会的信息化发展。

二、学生档案管理工作存在的问题

1．管理者对学生档案重要性认识不足，重视程度不够

首先是新生入校后的档案管理。有关用人单位反映，一些学生档案材料不齐全、纸张不规范。具体表现在材料缺乏，或者缺学籍表，或者缺体检表，或者缺高考报名表，或者没有档案袋等，这给学生就业造成障碍。其次，是学生在校期间，许多评先评优材料应该进入学生档案的，但是一些部门疏忽，没有整理和归档，给学生人事档案材料的不全留下隐患。第三，某些处分材料不归档。因为就业压力较大，某些部门为了学生能顺利就业，一些处分文件就没有进入学生档案。这些做法究其原因,主要是没有认识到学生档案的重要作用。学生档案是用人单位全面了解毕业生的重要途径，也是学校全面介绍毕业生个人素质的权威材料。但是，管理工作者档案意识淡薄，责任心不强，给学生填写归档材料时不规范，有时候还找学生代写。

2．陈旧的管理体制造成高校学生档案管理不规范

目前，高校学生档案管理体制不完善。首先是新生档案材料由本人到校后交到各院系或者采取普通邮寄方式邮寄，由各院系整理、存放，实行粗放式管理，这就造成一定程度的学生档案缺失。其次，院系相关人员及辅导员、班主任到学生毕业时才将学生在校期间的有关档案突击收集，整理归档，再由学生处或就业指导中心寄往用人单位，造成学生档案材料归档把关不严，移交手续不规范，填写的内容假、大、空，主观评价因素多，反映客观情况的内容少，不能全面反映大学生思想道德水准、科学创新能力、身心素质、就业技能等个人才华和能力特征，大大降低了学生档案的含金量。第三，由于档案材料不是实时填写，为档案造假打开了方便之门。一些毕业生为了在激烈的就业竞争中取胜，不惜采用涂改成绩，开具假证明等不正当手段达到个人目的。也有个别院校为了使自己的毕业生顺利就业，提高就业率，以普遍提高毕业生成绩，扩大学生干部覆盖面及获奖比例，降低考评标准，撤消学生处分材料等手段，获得短期效应。这种造假现象不仅严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争,也给在校生带来了消极的影响。

3．学生档案管理人员不多，管理人员业务水平普遍不高

档案管理队伍作为学生服务工作的重要组成部分，学生档案管理队伍的建设未得到应有的重视与加强，据调查，多数院校没有配备专职的学生档案管理人员，即便有，也是一两个人，要负责全院学生档案，从20世纪90年代末扩招以来，学生人数激增，几个档案管理人员根本满足不了院校学生人数激增的现状。同时，即使有专职的档案管理人员，也大多是引进人才的家属或年老多病的校内职工，工作能力不强，专业知识匮乏，而真正懂得档案业务和利用现代化信息技术建设档案的人员很少。这对学生档案建设与管理是不利的。

4．学生档案管理方式陈旧，手段落后

从现行管理情况来看，高校学生档案应包括学校对学生的考察、录用、培养、教育和学生德、智、体、美、劳等方面的原始材料，既要涵盖学生素质的全貌，也要体现当代大学生的时代风貌。当前院校学生档案的归档形式主要内容包括：一是政治表现；二是学籍和学习成绩，包括入学成绩表、学籍变动材料、毕业成绩卡片、授予学位证书及各种奖励证明；三是身体状况；四是其他情况。能反映大学生能力、水平、综合素质及时代特色，能吸引用人单位的内容几乎没有。诸如大学生英语四、六级证书，计算机等级考试证书，大学生心理测试成绩，发明创造证书，能力、技能竞赛证书，社会实践活动材料等等一般都不归入档案。院校学生档案多数还是以手工抄写的纸质档案为主，现代化管理手段还没有得到广泛推广。面对学生档案项目增多，档案数量大增，质量要求趋高，流动速度加快，存放时间变短，就业方式多元化，投寄单位多等特点，显然原有的学生档案建设与管理手段已经越来越不适应，必须加快推进高校学生档案建设与管理手段的现代化。

三、高校学生档案数字化管理的必要性及其发展

1．数字化学生档案存在的必要性

数字化学生档案是由于招生情况的变化而产生的，原来的招生模式是新生只有纸质档案,纸质档案由于体积大、纸张容易发黄及被虫蛀等原因，保存时间受限。而电子档案体积小、容量大、易长时间保存，它是今后保存档案材料的重要手段。从2001年开始，我国高校新生录取工作实行网上录取，参加高考的学生基本信息要整理成数据输入电脑，在这种形势下，电子档案就产生了。随着网上录取技术越来越成熟，越来越多的信息通过数据传输来完成，如何将这些信息以有效的载体保存下来，这给学生档案管理工作提出了新的要求。

数字化学生档案主要是以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术为基础，建立计算机网络平台，以建立好的各种档案信息库为资源，利用智能信息处理技术，将数据库转变为知识库，以供需要者查询、搜索，并且为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密的措施。数字化学生档案的优点主要有：资源信息的数字化、资源管理网络化和智能化、用户使用方便化。

2．数字化档案的运用和发展

数字化档案的出现使档案的存在有了两种载体，即纸质档案和数字化档案。数字化学生档案是纸质档案存在的另一种方式，它们之间有联系也有区别，纸质档案是最原始的依据，在查证时是最有力的证明，而数字化档案为档案的利用提供了有效的途径，它们之间是相辅相成的，二者同时存在就要考虑到它们之间的关联性和一致性，因为同一物质的新载体的诞生如果不能使这种物质发挥它特有的功能和属性，那这种载体就没有出现的必要性。而数字化学生档案的出现，不论是从功能上考虑，还是从其存在和利用上考虑都有它诞生的必要性。

电子文件的大量产生以及纸质档案数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容高速度的加快，档案工作本身也随之发生变化，这就要求档案工作者必须用自己所学的知识结合信息化技术，提出可行、可靠的方法建立数字化档案，以提高档案管理的效率和利用率。

（1）实现资源管理网络化和智能化。利用网络的实时性,方便学生、企事业单位和查询者查询、检索学生档案。数字化学生档案解决了智能化检索问题,使得检索速度快,效率高,范围广。

（2）实现使用用户查询简捷化,提高工作效率。学生档案可以在任何时间、地点通过计算机方便地使用档案信息,获取及时、准确、系统的信息,从而节省大量的人力、物力和财力资源。

（3）实现管理权限分级化。权限是做好数字化学生档案保密工作的关键,采用加密技术对重要信息进行加密处理,管理员、学生、一般用户三级权限为数字化档案的安全性提供了基本的保证。

［1］连志英.档案和著作权保护［J］.档案，2000，（2）.

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侯淑萍（1968-），女，山东广播电视大学计考办助理馆员。