孙惠娟

（南京化工职业技术学院社会科学部，江苏南京210048）

高职院校教学秘书工作探析

孙惠娟

（南京化工职业技术学院社会科学部，江苏南京210048）

教学秘书是高职院校最直接的教学管理人员，是教务管理部门与系之间的桥梁和纽带。教学秘书在稳定教学秩序、规范教学管理中担当着不可或缺的角色。重视教学秘书工作，对提高教学质量、保障教学工作的有序进行、促进学校的发展起着重要作用。

高职院校教学秘书工作职责成长推手

高职院校的教学秘书作为教学管理队伍中的基层管理人员，既是学校的服务者，又是学校的管理者。教学秘书在教学管理过程中发挥着重要的作用，是联系教与学的桥梁和纽带，是师生之间的“润滑剂”，是系主任的好助手。下面我就实际工作谈一谈教学秘书的主要工作职责，以及如何更好地做好教学秘书工作。

一、高职院校教学秘书主要的工作职责

（一）负责阶段性常规教学管理工作

教学秘书要将教务处等教学管理部门的各项规定及相关决定或精神等，及时、准确地传达给系主任、教研室里每位教师及全系学生，使教学工作正常有序。比如，期末考试通知，教师组卷，监考安排，全校调、停课的通知，学生选课通知，英语四、六级考试和计算机考试通知等常规性的工作都必须及时准确地通知教师和学生，否则将影响正常的教学秩序。

（二）对上级的信息的反馈

系主任工作繁忙，教师教学工作任务繁重，两者平日接触不多。教务处与教师、学生有一定的“距离”。领导与普通教师、教务处与学生之间的信息传递与交流的任务，都要由教学秘书完成。比如，广大教师和学生对于学校的某些政策有一些自己的看法及意见，学生对课程和上课安排的有关想法，院督导成员、教师等在期中教学检查中发现的问题等，教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理，及时反馈给教务处，为师生解决实际问题。

（三）负责教学资料的管理与使用

凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属教学档案。教学档案主要有三种。

1.教学计划、教学大纲、教学进度表、教学课表等信息。这类资料，保证了系主任和院教学督导人员随机听课等教学检查工作，是改进教学工作、提高教学质量的重要信息资源，也是迎接相关评估检查的重要材料，必须做好教学资料的收集、整理、存档工作，为系领导搞好教学管理提供基本依据。

2.学生记分册、作业本、学生成绩表等。这类资料，可以作为教师教学活动和学生学习过程的原始记录，并且方便学生在期末考试后，一旦发现网上登录的成绩与实际成绩有出入，就可以申请查询记分册等纸质资料，以便进行成绩的重新评定。

3.每年的试卷、系里的日常教务资料等。这类资料，既方便了教师和学生查找相关信息，又为教师年终总结留下了可供查对的事实性材料。

（四）负责考务和学生成绩管理工作

从学期期初补考，学期中的各类等级考试直至学期末的期终考试，学校考务工作贯穿了整个学期的教学过程。因此，做好考务工作对保证考试正常进行显得尤为重要。教学秘书一方面要负责通知教师组卷、油印试卷、封装试卷及合理地安排监考教师等校内考务工作，另一方面要协助教务处组织英语和计算机等级考试报名和发放等级证书工作。校内考试结束后一周内，教学秘书将学生的成绩输入成绩管理系统，最后将学生成绩表、试卷进行存档。

（五）教师年度工作量的计算

在教学管理过程中，教学秘书应该全面服务于教学和科研。在一年一度结束的时候，教学秘书负责系里教师的授课工作量和科研工作量的计算。授课工作量包括理论课时和实践课时两个方面，因此在核定、计算工作量时，必须以期初的教学安排为依据。科研工作量包括教师的论文、课题，以及一些获奖成果，这些都涉及教师的切身利益。因此，教学秘书必须细心、谨慎地计算好每一位老师的工作量，让每位教师都得到合理、满意的工作回报。

二、高职院校教学秘书必要的成长推手

如何使高职院校教学秘书更好更快地成长，我认为有以下几个方面。

（一）从教学秘书对自我提高的要求来看

1.要有良好的政治素质和思想品德素质。良好的政治素质是做好管理工作的基体保证，良好的思想品德素质是做好教学秘书的关键。教学秘书作为管理者，首先要爱岗敬业，坚持以科学发展观统领和提高自己的政治素养。其次要树立良好的服务意识，用自己的言行来熏陶、引导、感染和教育学生。最后要实事求是，按原则办事，使学校管理工作稳定、有序地进行。在工作中，本着为教师、学生服务的宗旨，不计较个人得失，兢兢业业、踏踏实实地工作。

2.要有较强的职业道德素质。首先，教学秘书从事具体的教学事务，工作量大，事务繁琐，头绪多，时间节点严格，一不小心就会造成教学事故。这就要求教学秘书有较强的事业心和责任感，发挥吃苦耐劳的精神，加班加点赶在时间节点前完成工作。其次，教学秘书在工作中要时刻保持热情、旺盛的精力、乐观的态度，发挥自身的主观能动性，更好地为全校师生服务。

3.要有较强的协调、协作和沟通能力。在教学管理过程中，教学秘书是教务管理部门与各个院系之间的纽带，是教学主任的参谋长，是教师和学生沟通的桥梁，处在教学运转的中心枢纽地位，起着不可替代的协调作用。在处理日常教学管理工作中，教学秘书必须处理好几个关系。第一，与教务处的关系。要严格执行学校教学管理制度，实现教学管理的规范化，与教务处各个科员都要建立融洽的关系。第二，与系领导以及教研室主任的关系。要把教务处的教学安排与本系实际相结合，当好系主任的助手，把各项教学任务及时地落实给各位教研室主任。第三，与系里老师和学生的关系。教学秘书要把教务处的精神和主任的教学要求及时、准确地传达给各位老师，把学生对老师的教学疑问反馈给任课教师，为教学创造一个和谐的师生关系环境。

4.要有较好的业务素质与文化素质。良好的业务和文化素质是教学秘书履行职责的基本要求。这就要求教学秘书不断在工作中吸取经验，完善自我，加强自身的业务素质。一名合格的教学秘书必须具有较强的文字表达能力和良好的口头表达能力，做到及时、准确、简洁地进行书面语言写作，简明、扼要地完整地表达思想。同时，教学秘书在处理日常人际关系时，也应当注意自己的外表形象，表现出教学秘书人员应有的修养和风度，他们也是系对外形象宣传的窗口。

5.要有健康的心理素质。教学秘书工作是一项辅助性工作，教学秘书必须具备健康的心理素质，树立“全心全意为师生服务”的思想。健康的心理素质主要表现在：首先，性格要坚韧顽强。要有较强的心理承受能力，能够承受失败和困难，具有百折不挠的精神。其次，保持良好的情绪状态。秘书工作大都是与人打交道，在工作中要协调好各种人际关系，严于律己，宽以待人。因此，教学秘书对人对事要豁达大度，在坚持原则的前提下采取宽容、忍让的态度，对领导主动热情、细致周到，对同事热情关心、乐于助人，对学生要耐心、贴心。

6.要有勇于创新的能力。作为一名高素质的教学秘书，不应只是一个“传话筒”，应该具有开拓创新能力。创新是一个学校的灵魂。有创新才有发展，教学秘书不是进行机械、繁杂的工作，也不是简单意义上的“勤杂工”，而是必须具有创新意识，紧紧跟上高等教育发展的新形势、新路子，树立全新的意识和理念，在日常工作中不断总结、不断创新，在工作中发挥主观能动性，具备较强的创新能力。同时，要善于利用现代化的管理手段，不断创新工作方法，充分利用OFFICE现代办公软件、教务管理系统、网络等工具，以便提高工作效率。

（二）从学校对教学秘书工作的关注度来看

学校应改变观念，重视教学秘书工作。

1.学校应改善教学秘书的待遇。教学秘书平时工作任务重、责任大、难度高，付出的劳动得不到应有的尊重和理解，取得的成绩得不到领导和同事客观、公正的评价和认可，从而造成教学秘书积极性下降，情绪波动大，不安心教学秘书工作，离岗、转岗人员比较多，导致教学秘书队伍不稳定。有的大多数高职院校教学秘书是兼职教师，上课之余还需要处理系里的教学事务，不能够专心于教学管理工作。因此，学校应该配备专职的教学秘书，提高他们的待遇，从而可以激发他们的工作热情，充分调动其工作积极性，有利于教学管理工作的连续性和稳定性。

2.学校应经常组织教学秘书开展经验交流活动。由教务处牵头，把教学秘书召集在一起，开展教学事务上的交流，对教学管理中出现的一些典型事例进行研讨。在彼此的交流中，可以发现他人的长处，以达到取长补短之目的，提高管理水平。

另外，学校还应该为教学秘书提供到其他院校参观学习的机会，借鉴好的经验，开阔教学秘书工作视野，提高工作效率。

3.学校应给予教学秘书工作上的关心和帮助。教学秘书的工作任务重而且繁杂，对工作中出现的失误，领导应给予理解和宽容，帮助他们分析情况，克服困难，度过难关。

三、结语

随着高职院校二级管理体制的不断推进，作为一名合格的教学秘书，应该明确自己的岗位职责，树立“四心”的观念——对待工作要细心，对待学生要热心，对待同事要爱心，对待自己要有平常心，坚持“以人为本”的理念，通过沟通、协调学校、领导、老师和学生的关系，全面地服务教学、服务教师、服务学生，在全面推进学校发展中发挥出积极的作用，使高职院校的教学管理水平迈上一个新台阶。

［1］薛宝颖.对高校教学秘书工作的认识与思考［J］.河北农业大学学报:农林教育版，2009.

［2］胡玉玲.教学秘书工作探讨.考试周刊，2009.

［3］王鸿奎.高校教学秘书工作的几点初步体会.现代服务，2008.

［4］柯少菁.论高职教育发展新形势对教学秘书的新要求.福建商业高等专科学校学报，2009.