编目工作定额管理在高职高专院校图书馆中的应用 ——以广东外语艺术职业学院图书馆为例<br/>

编目工作定额管理在高职高专院校图书馆中的应用 ——以广东外语艺术职业学院图书馆为例

2010-08-15刘伟俊

文教资料 2010年12期

刘伟俊

（广东外语艺术职业学院图书馆，广东广州 510640）

图书编目是图书馆最基础的工作之一，编目的任务是对文献资源进行整序，向读者揭示文献的信息，提供检索途径。

目前，高职院校正处于快速发展时期，院校的扩招、合并已成为办学的趋势。为了考察高职院校教学工作，教育部对全国高职院校教学工作进行水平评估，评估指标中对图书馆的生均图书量、生均年进书量均有严格的规定。因此，许多院校加大了对图书馆购书经费的投入，使图书在数量上达到一定数值，以达到评估的标准要求。图书数量增加的同时，也使图书的编目工作量大大增加，这就对图书馆的编目工作数量提出了新的要求。目前部分院校图书馆对图书编目工作实行定额管理。定额管理就是用科学的方法制定个人或团体在一定时间内完成的工作量，并在此基础上对工作的数量和质量加以控制，以达到提高图书馆工作效率的目的。

1.编目工作定额管理实现的条件

1.1 编目工作流程的规范性与可控性

首先，编目工作是图书馆工作的重要组成部分，经过长期的发展、实践，各个图书馆已经根据自己的实际情况形成了规范的编目流程，这是实行定额管理的前提条件。其次，编目工作有别于流通等其它部门的工作，它不面对读者，时间不受开闭馆和读者活动影响，编目流程可控，这是实行定额管理的必要条件。

1.2 编目工作内容的标准化与可量化

随着计算机的不断普及，读者利用计算机检索查询文献资料将更广泛，这不仅要求编目人员严格地按照《中国图书分类法》、《中国文献编目规则》，以及《中国机读目录格式》的标准进行分类编目，并严格按机读目录格式制作书目数据，而且要求编目人员根据本馆藏书特色及交叉学科和新兴学科的特点，制定编目工作细则，使编目人员有据可依，使读者进行文献检索时有规律可循。这样，编目工作才能保证质量，才能进行量化。

2.编目工作定额管理实施的方法

根据图书馆编目工作组织管理的内容，编目工作的管理方法应包括岗位管理、定额管理、质量管理这几种综合管理方法。

2.1 岗位管理

主要是确定编目工作岗位的内容及工作职责，并建立相应的规章制度。如我院图书馆制定的《图书馆采编工作细则》中，根据我馆藏书语言（外语）类、艺术类等专业图书多的特点，对图书编目员编目工作的各项流程作了比较细致的规定，例如，在工作细则中关于分类方面就规定了：

2.1.1 本馆采用《中国图书馆分类法》（第四版），即《中图法》来类分书刊资料。

2.1.2 根据本馆的实际，G、H、I、J、TP等大类是学院的专业性图书，数量较多，要尽量细分，特别是I247.5新体长篇、中篇小说，要用I24类下的专类复分表进行细分。

2.1.3 一些符号的使用。国家区分号“（）”本馆不使用；时代区分号一般只在K827类号上使用，而且沿用三版的“.”；组配号“：”一般只在H31和H319.4类目中使用。

2.1.4 关于多卷书和丛书的分类。多卷书一般作统一分类，如果多卷书的不同卷次的内容分别在不同的大类则可分散归类；丛书一般采取分散归类的方法，如果该丛书主题明确、内容专一，子书的内容之间存在密切联系，采用分散归类将影响它的完整性，则应统一分类集中排架。

2.1.5 多重列类问题。多重列类方面的图书，如果已有规定的则按本馆的规定分类，例如法律类图书归在D9类目下，数据库系统按系统名称归入TP311.138，并按该类规定在类号后加上该数据库名称的前两个英文字母区分，如DBase数据库为TP311.138DB。

2.1.6 正在编目的图书的分类号与馆藏数据不相符时，一般根据“将错就错”的原则进行编目，以便上架和读者查找，如果馆藏数据出现较大的错误才按新规则分类，并将馆藏数据进行修改。

从以上编目工作细则可以看出，在岗位管理工作中对工作岗位的内容及工作职责的规定都很详细，这样有利于明确编目人员的责任，控制编目工作的质量。

2.2 定额管理

编目定额管理就是制定编目人员在单位时间内完成的工作量，以达到提高编目工作效率的目的。

我院图书馆使用深圳大学图书馆的SulcmisⅢ系统，数据分为两大部分：有数据和无数据。对于有数据的，直接修改记录或复本处理后移送入库；对于无数据的则采取套录数据、取编目数据新增或直接输入。由此，在工作量上我馆相应制定两种不同的量化指标。（1）有编目数据的中文图书：每人每天完成80种的编目工作量。制定依据是此类图书只需根据本馆工作细则中的规定，注意做好分类主题的分析，对同一主题的图书做到分类一致；注意做好图书查重，使不同版本的同种书集中在一起，而且能使先后进馆的多卷书、丛书著录统一，标引一致。在此基础上对已有数据进行相应修改即可；（2）无编目数据的图书：每人每天完成15种的编目工作量。制定依据是此类书以原版外文图书为主，由于难以找到可套录的数据，大部分采用直接输入的方式著录。其中美术类书籍，语种除了英语外，还有俄语、法语、德语、西班牙语等小语种。编目资源和工具的不足、语言的障碍给外文小语种图书的编目工作带来许多困难。由于对这些小语种懂得不多，有的甚至一点不懂，只能依靠英语作为中介来勉强进行小语种图书的编目工作。这些都加大了编目工作的难度，也相应增加了编目的工时。

由此可见，编目工作量并非是“一刀切”一成不变的，书目数据获取方式的不同、外部数据源的优劣、编目文种的差异以及编目人员业务素质的高低等，都是影响编目工作量的因素。应以本馆的实际状况为依据，制定合理的工作量。

2.3 质量管理

编目数据的质量是保证书目数据库整体质量的基础，同时也直接影响着图书馆业务工作的开展和读者对文献的利用率。

定额管理，所谓“额”即量，是在既定的时间量中完成一定数量的符合质量要求的书目数据。所以说，绝不能孤立地强调数量而忽视质量，忽视质量去谈数量毫无意义。

我院图书馆对已完成的新书编目数据，采取部门主任检查、编目人员互查与流通部门协作等方式进行质量把关。对于能及时发现的问题，如价格、分类号等的错误，立即予以改正。对于一些不易发现的错误，如题名错字、丛书名错字、索书号不统一等，在流通工作和读者检索中被发现的，由流通部门反馈，并移送回采编部修正。通过这些举措，力求使编目工作质量达到最佳化。

影响编目质量的因素包括：（1）书商提供的数据不规范。目前，许多书商都会向图书馆提供购书附送数据的服务。在给编目人员工作带来方便的同时，数据质量也存在着诸多问题。数据著录不规范、不统一，影响了编目数据揭示文献特征的准确性；著录错误，题名、著者、出版社、主题词、分类号、价格等的著录错误，如不被发现及时改正的话，就会大大影响编目数据质量，进而使文献利用率大大降低；（2）编目人员自身因素的影响。人为因素是影响编目数据质量的另一重要因素，编目人员的一时疏忽，导致出现题名、著者、出版社等的录入错误；编目人员责任心不强，一味追求工作进度，过于信赖套录数据，不经认真思考与核查就照搬照用，检查不出也认识不到其中著录的错误；对本馆编目细则不熟悉，没有将同一种书及其不同版本、不同卷次，被传人相同、著者不同的传记图书，教材与其配套的习题、指导书，以年为单位出版的图书等集中在一起，这些都必将直接牵涉到分类标引质量，从而影响整个书目数据的质量。

因此，除了要制定编目细则为编目工作质量监督提供依据外，还要保证定额管理中的书目数据质量，仅仅依靠编目人员的自觉性是远远不够的，必须建立完善的质量监督体系。既要界定出编目工作的误差标准、本馆处理某些编目数据时自定义的标准等，并让编目员尽量达成共识，又要及时解决有争议的标引、著录等技术问题，提高工作质量及工作人员业务水平，严把质量关。根据工作中出现的问题，加强质量控制和质量检查，实行分编质量自检、互检的检查制度。通过自查、互查、抽查等方式，对编目工作的各道工序成果进行审查和校对，力争在图书进入流通之前发现、修改问题数据。同时，对编目员在编目过程中偶然或不自觉造成的问题数据，通过在流通过程的反馈及时得到处理、解决。在保证编目数量的前提下，提高书目数据的质量。

3.编目定额管理需注意的问题

3.1 制定符合本馆特点的工作细则

高职高专院校的任务是培养“实用型”人才，都有自己的办学特色和重点学科，因而其图书馆的藏书内容就具有相应的专业特色和学术价值。依据《中国图书分类法》、《中国文献编目规则》，以及《中国机读目录格式》的标准，根据本馆藏书特色以及交叉学科和新兴学科的特点，制定符合本馆特点的编目工作细则，就能使编目人员有据可依，使读者进行文献检索时有规律可循。

3.2 制定科学合理的工作量

编目数据各异，不同文种编目的工作不一，编目人员的经验、能力及工作效率上的差异，都是影响制订量化指标的重要因素。另外，量化指标不能按满负荷工作状态为指标制订。编目人员不可能满载工作。首先，编目人员需要保护眼睛、脊椎，不能长时间坐对电脑，适当的运动和休息不仅能使编目人员保持身体健康，也能使编目人员更加高效、高质地进行工作。其次，知识更新对于每个岗位的人都非常重要，编目人员需要不断地给自己“充电”，这是胜任本岗位工作的内在要求，也是促进编目工作不断地发展、完善和进步的外在要求。

3.3 提高编目人员素质

编目人员素质不仅指业务素质，更包括思想素质、职业道德。编目工作不是简单的机械劳动，而是一项复杂的脑力与体力并用、多工序并存的综合性工作，编目人员必须具备良好的职业道德和较高的专业素养，由于出版物数量剧增，文献的内容形式千差万别，如果编目员责任心不强，片面追求定额数量，不仔细推敲而草率处理，就会影响编目的质量。所以，编目人员应重视知识更新和补充，全面掌握业务知识。