李 军

公文是党政机关施政的主要方式之一,是传达政令、指导工作、管理社会的重要载体，在一定程度上代表着机关的对外形象,反映了机关的精神面貌和管理水平。机关工作人员应认真学习《国家行政机关公文处理办法》，积极探索公文的体例格式、语言特征,把握其写作特点,对于转变机关作风、提高工作效率、密切党政机关同人民群众的联系、发挥以文辅政的作用，实现公文写作与处理规范化，具有很强的现实意义。结合多年来从事公文审核工作的实践经验，我认为,行政机关公文的写作具有以下三个特点：

一、立意明确,思路清晰

任何公文都是围绕行政机关施政的某一目的而制发的,没有目的性就没有发文的必要。因此,公文的主题要明确,思路要清晰,立意要科学,事实表述要客观。切忌逻辑不清, 结构混乱,东拼西抄,洋洋洒洒,言之无物,甚至成段地重复上级文件的内容,而没有结合实际工作,缺乏针对性和可操作性。同时,公文是为了便于行政机关之间了解情况、解决问题的,需要有关部门或人员尽快了解意图,及时做出决策或认真执行的,因而要求结构严谨、层次分明、语言表述准确、反映问题开门见山、分析问题切中要害、提出措施切实可行。既要注重指导性,更要有针对性和可操作性,而不能将其当成文学作品来欣赏。因此，要求每一篇公文力求做到中心突出、观点鲜明、文字精炼、格式规范。同时公文宜短不宜长,一般不超过两千字,最多不超过三千字。

二、内容充实,语言规范

一些政策性较强的公文,其本身就是政令,用语规范、准确、结构合理、层次清楚,逻辑性很强,由浅入深,逐步深入。所谓内容充实,就是需要说明的事情,在公文中一定要说清楚、讲明白,不需要说的一句话也不要多说，一个字也不要多写。公文所用材料要翔实准确, 数据要准确无误,做到实事求是。讲清楚“应当怎样做”、“必须怎么做”就行，而“为什么这样做”一般情况不必展开叙述。要重点阐明本部门的实际情况及采取的具体措施,少讲大道理,更不必讲套话、空话。至于那些重复原有文件、照搬照抄上级文件的内容,更不必赘述。《国家行政机关公文处理办法》第25条第二款明确指出,公文语言应当“情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短”。具体说，可以理解为“准确、简明、朴实、庄重”。“准确”就是要用词恰当，句子之间逻辑关系紧密，能恰如其分地说明情况和阐述做法。用语要恰当,防止褒贬失当，既不要使用过头的形容词,慎用“极”词 ,如“ 最 ”、“ 第 一 ”、“ 首 创 ”等，也不能使用模棱两可的双关语言。人名、地名、机关名称、数字、计量单位、标点符号等要规范使用,度量衡单位要使用国家法定计量单位,如公斤、公顷、千瓦时,不能使用斤、亩、度等。涉及政治、经济、文化等方面的用词,要注意与国家标准的表述相一致,避免因用词不准确而产生政出多门的现象;也不要使用尚未被群众普遍接受的新名词、新提法。“简明”是指语言表达要简洁明快、可读性强、浅显易懂，用最精炼的文字表达行文的意图, 直接晓之以理,告之以规,使人们明于行止;同时，避免用词失当,防止拖泥带水、冗繁累赘。“朴实”则指语言平实、质朴。既不能使用带有浪漫色彩的语言,也不宜使用夸张、比喻、拟人等修辞手法。不要使用生僻字,也不能用文言文或半白半文的词语。“庄重”就是要求用语规范、严肃，使用书面语言和约定俗成的模式化用语，而不能使用口头语和方言土语，也不需要刻意地形象描写和浪漫抒情，更不宜追求语言的诙谐幽默。

比 如， 据2009年4月8日《重庆晚报》报道，××县××局由于在《处理意见》中对当事人卢先生使用了“耍赖”、“像泡了8年的酸菜—酸过了味”、“所到之处鸡犬不宁”等侮辱性的语言。当事人卢先生见到《处理意见》后，将××县××局告上了法庭。重庆市第二中级人民法院终审判决××县××局名誉侵权，赔偿受害人精神损失费2万元。这件事表明，行政机关在严肃的公文中夸大或缩小事实，随意描述，不仅违背了国家行政机关公文的严谨性，而且会影响公文的权威性和约束力，损害党和政府的公信力。因此，公文写作一定要用严谨而朴实的词语表述事实，以严肃而准确的语言表达本机关的意见。

实践中,公文语言逐步形成了不同于其他文体的风格以及只有公文才使用的词语,如“望遵照执行”、“请结合本地本部门实际认真贯彻执行”、“××文收悉”、“妥否,请批示”、“以上报告如有不妥，请指正”、“专此报告”等等。根据实际情况灵活地使用好公文专用语言,会使公文显得庄重文雅、简洁明快。

三、协商会签,合理合法

行政机关公文有两个最基本的要求,一是必须符合法律法规和国家的方针政策,二是行政机关拟制的公文涉及其他部门职责的，必须有相关职能部门的会签意见,这也是确保公文质量和执行力的手段之一。做好公文协商会签工作是转变党政机关工作职能和方式的重要体现，也是提高行政效能的重要措施之一。《国家行政机关公文处理办法》第26条明确要求草拟公文时，涉及其他部门职责的要主动协商会签，特别强调公文主办部门负责人必要时要出面协调; 如协商后仍未取得一致意见,在向上级机关行文时要说明协商情况,列明各方意见及理据,请上级机关协调解决;部门之间和相关职能部门未协商一致时，不能各自向下行文，如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。在公文审核中经常遇到这样的问题,有的部门认为,部门有不同意见,只要上级机关发了文件,涉及的职能部门就会遵照执行。其实不然，实际工作中，由于某些公文事前没有征求涉及职能部门的意见，公文的执行力就会大打折扣，甚至出现无法落实的现象。有的公文内容涉及相关部门职责，但是个别部门不与相关部门协商会签，而直接去掉需要会签的内容,草草应付,形成“以文件落实文件”的现象。有的部门把发多少个文件作为衡量工作成绩大小的尺度，至于对推动工作能够起到多大的作用就不管了,形成事实上的文牍主义,不仅影响了机关的工作效率，而且在某种程度上也是造成“文山”的主要原因之一。

拟制公文时要熟悉法律法规和国家的方针政策,防止公文中有违背法律法规、国家方针政策和超越政府权限的内容。现实生活中，由于个别行政机关在公文审核时把关不严，管了许多不该管的事情，公文中出现了一些以行政命令干预市场经济活动和以权代法等滥用行政权力的问题，影响了党和政府的公信力，损害了党政机关同人民群众的关系。如,据新华社2007年6月报道:近日,内蒙古自治区×××旗人民法院竟然收到了所在地政府的“说情书”—《关于对××××旗峰××××有限责任公司法定代表人××减轻处罚的建议书》。“以政府红头文件的形式”为违法者说情,显然违反了我国“法律面前人人平等”的原则,出现了以权力干涉法律的“怪事”，不仅降低了公文的执行效力，而且损害了当地政府的形象。

总之,行政机关工作人员只有努力把握公文的写作特点，并积极实践应用，才能体现公文的实用性、指导性和权威性，发挥其在管理政务和社会事务中应有的作用。