姚建阁

档案是什么?是一个民族赖以留存的历史记忆,是一个国家获得前行可供借鉴历史经验的资源宝库。这是我在工作中的一点感悟和认识。我从事机关工作多年,原来在县经委,后来是工业局、乡镇企业局、发改局,然后在政协,又到政府,分管全县档案工作。在政协工作时,我分管科教文卫,同时也管文史,2003年在我担任政协副主席期间,做的一项重要工作就是编辑出版《政协志》,那时各编写小组几乎天天到档案馆查资料,实践中得到的真切体会就是:档案太重要了,真是一份材料,一份史实。那时候对档案工作有了一个初步的认识,档案起到记载历史,资政利人的非常重要的作用。

档案作用在社会各层面的体现

档案的作用是非常广泛的,体现在社会的各个层面。比如资政,比如惠及民生,比如为经济建设提供服务等等。拿我们现在各级政府非常重视的信访工作来说,档案发挥的作用也是非常重要的。现在人们的维权意识越来越强,信访工作对档案工作的要求也越来越高。记得是在1993年,省里出台了一个文件,要求清退机关富余人员,也包括教育部门,当时根据文件精神县里辞退了一些富余的临时教师,在临时教师人员中影响很大,他们认为不应该辞退他们,要求提供辞退的依据。县里专门为此事开了一个总的协调会,我们把所有的档案文件都搬出来,包括省里的文件,市里文件和县里的文件,以及乡镇的文件拿出来给他们讲为什么这么做,他们看了以后就很服气。试想,如果没有这些档案留存就没有了依据,也就没有了说服力。

在对待信访的纠纷上,当时是根据什么政策,这些东西没有答案,谁也不能说自己说的就是政策,就是权力,这就要把当时的政策、依据摆出来,比如说1993年解聘的理由是什么?找到文件后,当时给你的什么待遇,都是摁了手印,签了字的,这些都是最好的证明,是档案提供的依据。如果我们拿不出来,纠纷就没有办法解决。

档案工作的方方面面,是跟老百姓的生产生活息息相关的,比如行政执法,可以说是每一个重要的政策的出台都离不开档案。人们现在对利益的诉求,不仅仅局限于现实生活中的一些事。现在的政策执行,文件的执行,很多时候都要追溯以前,对照现在的政策,讨过去的事。这就要求我们要尊重历史,在当时做的是符合历史事实的,在当时是正确的事情,再用过去的做法来套现在的事情就可能是不正确的,你可以用过去的宪法章程给人们解释,比如说计生工作,依照过去的政策是一个处理方法,按现在以人为本的现实来说,也许人们是不能接受的,比如当时因为超生开除公职,甚至接受处罚,现在再这样做就不再是十分合适的。我说这样的例子,只是想说明档案对现实的服务作用确实是非常大的,这也是今后档案工作赖以生生不息的重要原因之一,因为有用,所以重要。

档案的生命在于服务

随着经济社会的发展,档案工作的层次越来越多,已经打破了过去的框框,像婚姻档案,计生档案,还有些农村合作医疗档案,过去都没有,还有电子版保存多长时间,都是很有价值的档案,老百姓要来查资料,没有依据,真没办法给老百姓交代了。档案的生命在于服务,服务的基础在于有良好的档案业务工作积累,因此合理的将档案建立起来,并接收进馆是十分重要的。

比如企业档案,档案文件流转是很重要的一条。我在企业里工作的时候,当时企业档案方面收藏的不是很好,那时正处于企业改制,有涉及到职工的利益的,涉及到债权债务,当时的文件非常规范,但是没有保存完整,企业破产之后,保存的不是很好。企业破产后档案应该妥善保管起来,因为可能还有一些遗留问题,像职工的问题,资产的处置问题,有可能就有人查。还有就是机关的档案也未必建设的很好,这次下决心大搞档案接收就是要尽最大努力让它完整。最起码这些年的一定要完整。

吴桥是杂技艺术之乡,历史上存下来的东西不少,这是我们有宝贵价值的具地方特色的文化遗产,档案馆里有一部分,还有个人收藏的就很难保证质量。我们有一个专门的杂技博物馆,里面也存着一部分档案。比如说最早的是两百年以前的石碑,包括当时的杂技艺人到国外演出留下的大量的照片资料,保存在这儿就会永远流传下去的,个人留着则有可能会丢失。有几个杂技专业村,是原来的杂技创始人的后代,他们的资料都会很高兴的交给档案馆保存。档案馆要收集整理好这部分非常有价值的档案资料,为保护民族品牌服务。

随着社会分工的越来越细密,档案的价值也日益凸显。比如政府决策参考,政协、人大办理提案等等工作,档案的利用率非常高,书记、县长都要查阅。我们现在写县志写方志,都是来源于档案。现在农民拆迁拆围,地界划分,涉及到补偿,现在补偿应该给谁,给多少,都要到档案里找依据。再具体到对个人来说吧,比方说,前段时间查了一个落实知青政策的问题,有档案资料就可以查到了,没有档案身份就确定不了,待遇就落实不了,到这个时候就能体现出档案的一字千金了。在县空压机厂改制、搬迁时,有一个人提出来,空压机厂创建时期他的祖父入有股份,要求解决他的股份问题。空压机厂把所有的档案都找出来了,查证当年公私合营时候的档案,根据档案的记载,他对现在解释基本认可。如果没有档案,就不会这样好解决了。

档案不用的时候,觉不出来它的价值,到用的时候,就是一字千金,档案保存没有硬性的指标,没有硬性的任务,但是档案工作的责任真真正正是非常重大的,档案的安全不能出任何问题,出一点问题有可能就是毁掉了一段历史。

抓基础上层次促服务

档案工作的重要性越来越为人们所认知,这是做好档案工作的民众基础,但是做好档案工作,更为基础和重要的是要有良好的设施设备和高素质的档案人员作保障。对于今后的档案工作,我们有一个很好的打算,首先是抓好县级国家档案馆建设,我们将把国家档案馆建设和县综合文化中心一并考虑,提供用地,筹建新馆。一是将该接的档案及时接进来,妥善保管,再一个是发展电子档案,搞好档案信息化建设,将来的软件,像摄像头,防火器材,密集架等都要提档升级。为社会提供更好的优质服务。

档案就是因为服务才有生命力,县直各部门包括县委政府,包括各个机关部门,都要很好的借鉴它,利用它,把现在的工作做好。为此就要下大力抓好档案资源建设,这两年我们县做了很多工作,大力接收档案,丰富馆藏,目前馆藏档案比2005年翻了一番多了,原来是4万多卷,现在是9万多卷,加上资料都11万了。

做好档案服务,还要大力提高档案人员的素质,要加强班子建设,从而强化机关的建设能力。将有一定基础的专业人才充实到我们的队伍当中来。关键并不是让别人说你的工作岗位重与不重,是看你怎么去做,做的好就很重,不去做,再简单的工作,做不好你也很轻。

档案工作的布局,是以县档案局为核心辐射各科局,只能是起核心带动作用,带动下面各层次集中搞工作。每个乡镇科局都设有档案员,定期搞好培训,告诉他们哪些是有价值的,哪些应该保留的,将工作做到位。加强督促检查,要把档案收藏好,保管好,绝不能丢失。

这些都是档案工作的最基本的东西,今后也要开展创新性的工作,搞一些特色的东西,都是在探索当中。最主要的还是服务,档案如果不提供服务就没有生存的价值,没有存在的价值。我们把档案收起来了,放在一边是没有任何意义的,只有用起来,开发出来,才有价值。作为档案人员来说,这一方面工作真的是很枯燥,要耐得住寂寞。今后主要是怎么样去创新的问题,怎么样去找新的方法,怎么用自己的管理方法,迅速的及时地,给县委政府,给老百姓提供服务,包括将来老百姓查阅档案的也会多起来,我们怎么样给他们提供及时的高质量的服务,怎么给人们做好解释工作。他们的工作是越来越细越来越面向基层。

总之一句话,基础是根基,业务建设是关键,最终的目的则在于利用,明白这一点,档案工作就会做的虎虎有声色。