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浅谈高校图书馆过刊管理与利用

2009-07-22刘亚梅

群文天地 2009年4期
关键词:编目科学管理期刊

期刊是高校图书馆文献信息中的一个重要信息源,期刊工作在高校图书馆工作中的比重越来越大,而过刊管理是高校图书馆期刊管理的重要组成部分,它对文献资源建设有重要影响。随着教育改革的深入,高校读者队伍对文献意识增强,信息需求量增大,过刊问题也就凸现出来,因此,解决过刊管理与利用的问题是高校图书馆同仁们的当务之急。

一、 过刊的优势与作用

过刊是指“过期期刊”,是上一年的期刊经过一年的阅览之后,下架装订成册,重新分类、加工,以合订本形式出现的期刊。过刊不等于内容过时,过刊的最佳时效性为五至六年,它有以下几种特别的优势。

(一)专业性和学术性强

高校图书馆期刊文献资料是一个不断发展的文献体系,过刊通过长期的积累、有价值的知识凝聚,成为专题资料的重要情报源,各高校根据本校的教学与科研需求,收藏具有一定的学术性,研究性的专业期刊。

(二)连续性、完整性

各高校过刊资源的连续性,完整性是衡量期刊工作好坏与否的标准之一,各高校图书馆在订购期刊中,十分重视信息资源的连续性和完整性,使本馆馆藏过刊的结构向精、准、全的方向发展,在本校的教学和科研工作中充分发挥其参考价值和使用价值。

(三)数量多、信息量大

在知识经济迅猛发展的今天,期刊数量也以惊人的速度发展,许多新刊如雨后春笋般诞生,许多老刊发行周期缩短,因此,过刊的数量急剧增加,高校各馆过刊入馆总量逐年递增,这就为过刊资源打下了雄厚基础,也是开发利用过刊资源的物质保证。

二、建立过刊的科学管理体系

科学管理过刊是搞好阅读服务的重要环节,传统的管理方式是以藏为目的,给过刊文献利用带来层层障碍。科学管理的根本点就在于使馆藏过刊文献在有序化条件下,建立一个既准确迅速、又简单科学的藏刊存取系统。因此,探索一套符合现代信息服务多功能的科学管理方式,是搞好过刊管理的必要手段。以下是笔者认为可采取的措施:

(一)建立良好的馆藏过刊体系

要做好过刊信息的开发利用,就必须有一个良好的过刊信息源,我们要摆脱“重书轻刊”、“重藏轻用”的传统束缚,确保馆藏过刊的连续性、系统性和完整性,这样才是读者利用过刊资源的前提保障。

(二)建立合理的过刊加工阅读制度

现刊下架后,及时统计缺刊,及时补订;脱落、破损及时粘贴,力求收集完整。在借阅过刊中,加强使用代书板意识,工作人员做好监督工作。

(三)剔除利用率低的过刊

各高校根据读者群的专业水平的不同,对过刊的调整是不可避免的。随着社会的进步,新知识的不断涌现,过刊的使用期限也在变化,所以及时剔除一些非专业性、娱乐性和一些长期积压无人问津的过刊,才能保证过刊的活力和质量。

(四)对过刊实行计算机管理

随着时间的推移,过刊数量与日俱增,给资料的保存和读者的检索都带来不便,实行计算机管理可以充分发挥过刊的利用价值。过刊的计算机管理包括对过刊进行全面清理、整理、分类、编目,建立书目档案,读者通过数据库就可以了解所需文献的入藏情况,大大地提高了工作效率。

(五)增加过刊开放时间

过刊室应与现刊一样,全天开放以满足读者需求;工作人员应做好过刊工作要目介绍,使过刊得到最大限度地利用。

三、过刊管理存在的问题

(一)过刊收藏不完整

由于期刊从采访——验收——加工编目——现刊管理——装订——编目——过刊管理,需经过七种环节,在此过程中,有邮局来刊不全,也有借阅中丢失、污损严重等因素,从而造成期刊的不完整,影响到过刊收藏的不完整。

(二)过刊利用率低

受传统观念影响,许多高校不重视过刊管理,大都停留在简单的阅览中,不准外借;很少考虑到资源的开发,这样大大浪费了信息资源,使过刊利用率降低。

(三)过刊全部收藏积压严重

首先,藏刊多,装订费用高,占库房空间多,加工、整理、管理任务较重。其次,为保证过刊装订的完整性,有的高校一刊多订,既使期刊经费紧张,又使库房空间紧张。

(四)加强过刊管理人员素质

多年来,图书馆对过刊资源管理不够重视,有人认为,过刊管理只不过是“照摊子”,随便找个人就行了,这种状况造成过刊的资源浪费。高校图书馆必须树立新观念,提高管理人员自身素质修养,以人为本,变被动服务为主动服务。

四、我馆在过刊管理中采取的措施

(一)确定过刊装订厚度

我馆每年订购1600余种期刊,过刊入藏量约为5500册,馆藏过刊总数超过50000册,每年年初开始装订上一年度积累的过刊,我馆有专门的工作人员进行分类、编目、装订,装订一般在3厘米左右,具体厚度视期刊薄厚而定。

(二)做好过刊装订工作

过刊在装订过程中,一定要把好质量关、时间关。质量上,统一纸张,历年来全部用13克有韧性牛皮纸;还要避免错订、漏订现象。装订人员在装订过程中,要特别注意增刊、赠刊等的装订,在保证质量前提下,做到装订及时,以便更好地满足读者对文献信息的需求。

(三)建立过刊计算机管理

对过刊进行整理、分类编目,按类别排架,才能够为以后的科学管理打下基础,内容包括刊名、订购号、国际刊号、统一刊号、分类号、年代号等为读者提供信息检索来源。

(四)过刊装帧美观大方

过刊进入计算机后,封面、书棱上的刊名、期号用统一字体打印;书标统一在计算机上打印,粘贴在书棱底部3.5厘米处,外加薄膜,便于排架,便于保存。

综上所述,过刊工作在图书馆工作中有着重要地位,起着重要作用,不可忽视.我们要最大限度地开发和利用过刊潜在的信息资源,提高过刊的利用率,发挥其应有的社会效益和经济效益。

参考文献:

[1]张仁丽.高校图书过刊资源管理及开发利用[J].毕节师专学报,2004(3).

[2]周敬治.21世纪高校期刊工作在何方[J].大学图书馆学报,2000(3).

(作者简介:刘亚梅(1956—)女,馆员,期刊部主任,陕西省榆林学院图书馆。)

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