刘子芳　徐红晖

摘要：“档案一形成就是档案”和“档案记录着文件形成的全部过程”是档案形成在前说的两个基本观点，而这两个基本观点在“档案形成在前说”大前提下是不严谨和不成立的：一是“档案一形成就是档案”的观点存在着与其系列文章中的其它观点自相矛盾和档案形成标志不明确问题；二是“档案记录着文件形成的全部过程”的观点存在着对档案形成过程、记录过程、记录内容的错误认识问题。

关键词：档案形成过程形成标志记录过程

学者刘东斌先生自2007年第2期《档案管理》发表《论档案形成在前》一文后，又相继在《档案管理》发表多篇系列文章，并利用其提出的“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”的观点，对当前档案学理论研究和档案实践活动中存在的一些问题进行了解读针对刘东斌先生“档案形成在前说”中提出的系列观点，笔者不敢苟同，现仅就“档案形成在前说”两个基本观点进行一些推理思考。

1、对“档案一形成就是档案”的思考

刘东斌先生“档案形成在前说”系列文章中提出：“档案是原始的历史记录，它一形成就是档案，根本不存在‘前身和‘转化问题”。“档案‘作为具有原始记录性的文献，其原始记录性是在形成过程中生而造就的，而不是后来转化出来的”。“档案形成在前说认为档案一形成就是档案，档案不是文件运动到一定阶段的产物。它明确了档案概念，打破了对档案概念的混乱认识，去掉了某个国家‘人们的主体需要的限制，为人们正确认识档案提供了新的视角”。由此可以看出，“档案一形成就是档案”的观点，是“档案形成在前说”的核心观点。那么，“档案一形成就是档案”的观点，是否如刘东斌先生所说的明确了档案概念，打破了对档案概念的混乱认识呢?以笔者拜读“档案形成在前说”系列文章理解，并不尽然。“档案一形成就是档案”的观点还有许多内涵需要进行推理思考：第一、刘东斌先生在论述“档案一形成就是档案”时采用的档案概念自身存在相互矛盾的地方。刘东斌先生在“档案形成在前说”系列文章中，先后采用过两个“档案概念”：一个是“档案是原始的历史记录”，并特别指出“档案是原始的历史记录”与陈兆祦、和宝荣主编的《档案管理学基础》中对档案定义的简便表述是有区别的，“并不完全赞同他们的完整的表述”；一个是完全采用了陈兆祦、和宝荣的档案概念，即“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录，可简述为：档案是原始的历史记录”。刘东斌先生在“档案形成在前说”系列文章中同时采用两个并不完全相同的“档案概念”来论述其同一观点，其本身就存在自相矛盾的地方。同时，刘东斌先生又没有给出适合于“档案一形成就是档案”观点的档案概念，因此，其提出的“档案一形成就是档案”的观点明确了档案概念的说法是存在漏洞的。第二，“档案一形成就是档案”的观点与“档案是原始的历史记录”这一档案概念是自相矛盾的。“档案一形成就是档案”强调的是“最初的，根本不存在前身问题”，有原始记录性特征的文件定稿(或称定稿件、定稿)才是原本、原稿，才是‘档案原件，打印的正式文件是‘副本，是原始档案定稿的·手抄件或‘复制件”。从档案的记录过程看，档案是原始记录，是可以起草、修改的，而文件作为档案定稿的“复制件”，则是不可以起草、修改的。而“档案是原始的历史记录”强调的是“历史记录”的转化，档案的形成是有“前身”的，档案是不可以修改和起草的，可以起草、修改的只能是原始记录，而不可能是“历史记录”，因为没有人可以穿越历史时空去到“原始记录”生成的那个历史空间。因此，“档案一形成就是档案”与“档案原始的历史记录”是相互矛盾的。第三，“档案一形成就是档案”的形成标志不明确。档案的形成标志问题，实质上是原始记录在哪个阶段才能成为档案的问题。“档案一形成就是档案”似乎给出了一个十分明确的表述，但我们仔细地分析一下，就会发现这一表述并没有确切的内涵。笔者从刘东斌先生“档案形成在前说”系列文章中也可以体会到其内涵的不确定性。刘东斌先生有关档案形成时的表述主要有以下几种：一是“一般情况下，档案形成后(文件定稿经签发印制成文件后)，就将档案(文件定稿、发文签、印制的文件)存档保存”。以笔者的理解，这里的档案形成标志应当是指文件定稿经签发印制成文件后，其档案实体所指包括文件定稿、发文签、印制的文件。二是“当档案形成后(笔者注，这里刘东斌先生是指文件定稿)，档案就已经体现了它的记忆功能了，而此时的文件正在复制中，在其被复制形成后才进入分发阶段，而后才能发挥其办事、管理功能。”刘东斌先生此段论述说明档案的形成标志是文件定稿的完成，而不包括文件正本或打印文件的形成。三是“档案从其形成的那一刻就具备了原始记录的功能。档案的原始记录性表现在，不管是记下当时对某个问题的瞬间想法，还是严谨的论述，哪怕只有一个字、一句话，也同样都是原始记录，同样都是档案，同样具有记忆功能。”此段论述虽然强调的是档案的记忆功能，但也从侧面说明刘东斌先生认为原始记录从起草、修改开始就是档案了，档案形成是没有标志的，从刘东斌先生以上几种对档案形成问题的论述中可以体会到，其所提出的档案形成标志，换句话说，档案概念的实体所指并不确定。一会儿是文件定稿，一会儿是打印文件或文件正本，一会儿又包括文件的草稿甚至一个字。一句话，以这样不确定的档案实体所指来论述“档案一形成就是档案”的观点，至少是不严谨和不科学的。综上所述，就目前刘东斌先生已发表的“档案形成在前说”系列文章来看，“档案一形成就是档案”的观点与其系列文章中的其它观点是自相矛盾的，它不仅没有明确档案概念，而且使档案概念更加模糊。越来越难以理解和把握。

2、对“档案记录着文件形成的全部过程”的思考

刘东斌先生在“档案形成在前说”系列文章中认为：“档案从其形成那一刻就具备了原始记录的功能。”而“文件形成是个过程，文件从起草到草稿、一稿、二稿……定稿。经过了一个过程，然而，文件的草稿不等于文件，定稿同样也不等于文件，你可以说‘文件是从其形成之初开始记录原始记录的，但是，这个‘文件记录的‘原始记录并不是那个具有现时作用的文件。记录这个文件形成的全部过程的是档案，而不是文件。”那么，档案是否真如刘东斌先生所论述的那样，能够记录文件形成的全部过程呢?笔者不妨按照刘东斌先生的推理思路来作一分析：第一，档案的形成也是一个过程。如前所述，刘东斌先生的档案实体所指是个不明确概念，档案的形成就会存在多种可能，同时就会出现多种推理结果：一是在“档案一形成就是档案，无论只字片语，都是原始记录，同样都是档案”的情况下，一份文件的形成可能产生多份档案，而每份档案都只是记录了其自身产

生的过程，这里问题就明显地表现出来了。先产生的档案能否记录后产生的档案呢?文件的一稿、二稿、三稿等能记录定稿的内容吗?能记录文件定稿的产生过程吗?显然，文件的草稿、一稿、二稿、三稿等是不能记录文件定稿的内容的，也不能全部地揭示文件定稿的产生过程和结果，因此，档案能记录文件产生的全部过程的结论，只能在特定条件下成立，并不能普遍使用。二是在“文件定稿才是真正的档案原件”的前提下，档案只是文件的定稿，文件的草稿、一稿、二稿、三稿等以及文件的正本都不是档案，而此时文件定稿的形成过程只是文件形成过程中的一个中间片段。那么，文件形成过程中的一个中间片段能反映文件形成的全部过程吗?显然是不能的。也就是说，在“文件定稿才是真正的档案原件”的前提下，档案记录的只是文件定稿的形成过程，而不是文件形成的全部过程，也不是文件草稿、一稿、二稿、三稿等的形成过程，所以，档案能记录文件形成全部过程的观点是不成立的。三是在“文件定稿、发文签、印制的文件都是档案”的前提下，一方面，“文件定稿，发文签、印制的文件”只是记录了“文件定稿、发文签、印制的文件”这个片段的产生过程。并不能全面反映文件草稿、一稿、二稿、三稿等文件稿本的产生过程。如从刘东斌先生举例的《物权法》审议通过稿及正式颁布的《物权法》正式文本中能够看出初次送审稿及一审时的情况记录吗?很显然，是不能看到的。人们从审议通过稿及法律正式文本中看到的只能是最后审议的结果。另一方面，既然“文件定稿、发文签、印制的文件”都是档案，为何只认定“文件定稿、发文签”记录了文件形成的全部过程，而否定“印制的文件”也记录了文件形成的全部过程呢?难道说文件的草稿等于文件定稿，文件的一稿、二稿、三稿等于文件定稿吗?不能。用刘东斌先生的话说，你可以说“档案”(文件定稿)是从其形成之初开始记录原始记录的，但是文件的草稿、一稿、二稿、三稿不等于文件定稿，印制的文件也不等于文件定稿，这个“档案”(文件定稿)记录的“原始记录”并不是文件草稿、一稿、二稿、三稿以及文件正本的原始记录。综上所述，按照刘东斌先生“档案是原始记录，是从活动开始的那一瞬间记录其过程的”观点来推理，档案的形成也是一个过程，无论文件的草稿、一稿、二稿、三稿……定稿以及文件正本，都只是文件形成链中的一个环节，而文件形成链中的每一个环节片段的原始记录，只能反映这个环节片段的形成过程，而不能反映文件的全部形成过程。也就是说，局部不能反映全部，这应当是人们共知的。第二，档案记录了什么?刘东斌先生认为：“就一般而言。档案都记录着从形成、修改到核稿，领导签发的全部过程。重要的档案还可能有草稿、一稿、二稿……直到定稿，有拟稿、核稿、领导签发的签字，还有的需要领导人的会签。这全部过程的信息都记录在档案里。而文件却不具备这种功能。作为文件定稿复制件的文件它们承载的内容只是定稿的内容，顶多还有签发人的名字。……档案的原始记录和记录着其形成全部过程的内容信息，档案不仅从各个不同方面为人们忠实地再现了以往的历史原貌，而且。也再现了其形成的全部过程的历史原貌。”从刘东斌先生的论述中我们可以看到：一般情况下，档案是指文件的定稿，重要的档案还有草稿、一稿、二稿……直到定稿。档案记录的内容有定稿的内容、拟稿、核稿、领导签发的签字等，也就是说，档案记录的内容是文件起草过程中文件定稿的最终形成结果。那么，文件定稿形成的最终结果能否反映文件的全部形成过程呢?笔者认为，文件定稿只能反映文件定稿形成的最终结果以及文件定稿的合法有效性。并不能全面记录文件形成的全部过程。也不能再现文件形成的全部过程。其理由有二：一是文件的定稿与正式文件或文件正本是有区别的。从《中国共产党机关公文处理条例》(中办发[1996]14号)和《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)来看，正式文件的格式及成文日期是有严格规定的，而文件的定稿则不能全部反映正式文件的格式及成文日期。如正式文件的版头、版式、用印、印制版记等情况就无法从文件定稿中反映出来。再如。文件的成文日期，并不是所有文件的成文日期都是以文件定稿中负责人的签发日期为准的，以电报形式发出的文件日期是以电报发出日期为准，特殊情况的文件则署印发日期，审议文件则署发布日期而不署审议通过日期等等。二是文件定稿只是反映了文件定稿形成的最终结果，并不反映文件形成的过程。无论是重要文件，或是一般性的文件，都有一个酝酿起草、修改、审核签发、印制的过程。而这个过程在文件本身、文件定稿中是无法记录的，文件、文件定稿记录的只能是文件形成过程某个环节、片段的最终结果。而不是其形成的过程。为说明问题，笔者仍以刘东斌先生多次引用的《物权法》为例。刘东斌先生认为，“正式印制的《物权法》文件，一定是依据最后的定稿复制的，而此文件，肯定不可能记录其六审直至通过的全部过程，只有档案能做到。”无庸置疑，《物权法》正式文件的内容是依据最终审议通过的定稿来印制的。但问题是最终审议通过的定稿能反映一审、二审、三审……的分组审议情况吗?显然是不能的。最终审议通过的定稿。只能反映最终审议通过的结果，而不可能从最终审议通过的定稿中看到最终审议的过程以及一审、二审、三审等通过稿的内容和审议情况，因此。无论是正式文件或文件定稿。其自身是无法记录和反映其形成过程的，它只能反映文件或定稿形成的结果。人们可以从文件定稿中了解文件形成机关的公文形成程序，主管者，起草者的笔迹等，但绝对不可能看到文件的形成过程。要想了解文件的形成过程，只能通过专题记录材料才能做得到。总之，笔者认为，刘东斌先生提出的“档案记录着文件形成的全部过程”的观点是错误的，或者至少是片面的。

3、结束语

本文只是对“档案形成在前说”系列文章中的两个最基本观点进行了思考。其实，“档案形成在前说”系列文章中涉及的许多观点，都有值得原作者重新思考的必要。如档案是否可以起草的问题，假如档案是可以起草的，那么，文件草稿与定稿作为文件形成过程中的两个环节是什么关系?它们之间的关系是否存在人为划分认定的因素?档案是否具有文件全部功能问题。假如档案具有文件全部功能。那么，档案是否可以取代文件?人们是否可以拿着没有加盖机关印章的文件定稿来作为办理公务的依据呢?档案的存在是客观的或是存在人为因素问题，假如档案的存在是客观的，那么，为何“档案形成在前说”系列文章认为重要的档案包括有草稿、一稿、二稿直至定稿，而一般的档案则不包括文件的草稿、一稿、二稿、三稿呢?档案有无价值的认可和鉴定是否又与档案存在的客观性相违背呢?档案的凭证性是否全部由档案的原始记录性决定问题，假如档案的凭证性完全由档案的原始记录性来决定。那么，评聘职称时，是否可以把论文的手稿提交给评委会就能证明是自己已发表过的文章。是否有效。如果不能证明和不具有有效性。那么，档案的凭证性到底是由什么因素决定呢?等等。以上诸问题不解决，“档案形成在前说”就很难被广大档案工作者和档案学理论研究者所接受。