武素兰

摘要: 发文汇集是文书档案管理的重要组成部分,是真实反映一个单位和机关历年发文的汇集总和。本文通过对发文汇集以及它不同于一般的文件汇集概念的阐述,充分说明了发文汇集在档案管理工作中所发挥的作用。

关键词: 发文汇集;档案管理工作;查找;利用;作用

中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1002—2589(2009)31—0120—01

一、什么是发文汇集

发文机关(单位)将自己每一年或每一年度的发文,全部集中在一起,按发文顺序号排列起来汇集而成的册(卷),就是本机关的发文汇集,也可叫做发文汇编,或在发文汇集(编)的前面冠以发文机关名称,叫做××××发文汇集。

二、发文汇集与文件汇集的区别

发文汇集与文件汇编是有区别的,发文汇集属于文件汇编的一种,而文件汇编,其概念、内容要比发文汇集广泛得多,它常常是把上级的文件汇编成册或是按档案文件的内容(专题)汇编成册,而把本机关的发文汇集起来,在机关档案室或秘书部门应用者,实为鲜少。在工作中,下级机关为了贯彻上级机关的文件精神,或监督检查本机关对某一上级机关方针、政策、规定的贯彻执行情况,而将它的文件汇集起来,这是文件汇集。除过本机关以外的其它机关文件的汇集,都不是发文汇集,而是文件汇集。由于某种需要只将本机关的某一部分文件汇编起来,也是文件汇编,而不是发文汇集,只有将发文机关的全部发文,一年一年地汇集起来,才是所说的发文汇集。

三、发文汇集的重要性

在工作中,每年年终工作总结,想了解一下以往都计划安排些什么工作,发过些什么文件,这些文件的各项工作完成的情况如何。可是都较困难,要个文件得查找调取,很不方便。从这些问题中,充分地反映出,以前的档案工作并不是没有缺陷的,有些方面确实需要改进。如果一个机关把自己的发文除平时立卷归档之外,另汇集若干套,本机关存两、三套作为对现行立卷归档的一项补充,无论是对现行档案工作制度,还是机关工作,都将是很有益处的。如果上级机关把自己的发文在年终或第二年初汇集若干套,给它的直属下级寄一套,就为下级集中了解全年的发文提供了方便,以利于各项工作的顺利进行。

四、发文汇集在实际工作中所起的作用

1.发文汇集是迅速调取本机关文件的一个重要方法。档案管理工作是为保管和提供利用档案而建立的。如果某项工程需要集中调阅本机关某一年的发文,而我们不能很快地提供出来,这就说明我们的利用工作还没做好。如果有了发文汇集只需一本就可解决问题,所以说,发文汇集是完整和系统的保存本机关所形成并发出的文件,并能迅速地提供利用的一种有效方法。

2.发文汇集对机关工作有着广泛的用途。它不但是机关领导手头不可缺少的监督性、参谋性凭证,而且也是机关业务人员徒手检阅本机关所发文件,了解其内容以便参照、备忘,其作用是一般案卷所不可比拟的。

3.发文汇集是保存本机关历史面貌的一个重要工具。特别要明确的是除过发文以外,本机关的各种内部材料如会议记录,机关内部使用而不对外的各种规章制度、调查材料、内部统计和其他依据性材料,都是反映本机关活动的重要档案。所以说,发文汇集只是保存或反映本机关历史面貌的一种工具。

五、发文汇集在档案管理中的应用

1.编发文汇集,一般情况下,一年的发文都可以汇集成一本,也可以根据发文数量多少、文件厚薄,灵活掌握。发文汇集一般可以按发文顺序排列汇集。在大机关或专门机关,也可以按发文和阅读范围分别汇集。在一些发文数量少的单位,一年的发文不能汇集成卷(册),也可以把两年或三年的发文汇集成一卷,并在封面上标明起止年月。

2.当年的发文汇集由机关档案室负责编,发文汇集的封面里边,还必须加一个发文内目,再统一编上页号。在封面上或统一的适当位置上注明本汇集共××页。

发文汇集要严格管理制度,特别是高级领导机关,绝密发文比较多的情况下,其发文汇集更须严格管理。对于某些机关来说,发文汇集在某种意义上说是机关的机密总汇。因而管理要严密,借阅要严格按规定范围,发文汇集的保管、借阅由档案室负责。(责任编辑/ 姜超)