李立明

（大理州财贸学校，云南 大理 671600）

0 引言

档案是记录社会活动的实物或信息，是社会文化遗产的重要组成部分，也是事业单位的重要资产。档案资源的开发和利用，是事业单位履行社会职能和提高管理水平的重要手段[1]。随着互联网技术的发展和普及，事业单位的档案资源呈现出数字化、网络化、智能化的特征，为档案管理工作带来了新的机遇和挑战。在此，我结合自己的工作实践和相关文献的内容，对互联网背景下事业单位档案资源的开发和利用方法进行了探讨，希望能为事业单位的档案管理工作提供一些参考和借鉴，促进档案资源的有效利用和社会服务。

1 互联网背景下事业单位档案的类型和特征

事业单位的档案可以根据其形式、内容、来源等不同标准进行分类，如纸质档案、电子档案、声像档案、专业档案、文书档案、综合档案等。而在互联网背景下，事业单位的档案也呈现出以下新特征：①数字化。事业单位的档案越来越多地采用电子化的形式，如电子文档、电子邮件、电子表格、电子图像等，实现了档案的数字化保存和传输，提高了档案的安全性和便捷性[2-3]。②网络化。事业单位的档案越来越多地利用互联网的技术和平台，如网页、数据库、搜索引擎、社交媒体等，实现了档案的网络化检索和利用，提高了档案的可见性和可用性。③智能化。事业单位的档案越来越多地应用人工智能的技术和方法，如数据挖掘、语义分析、机器学习、自然语言处理等，实现了档案的智能化分析和服务，提高了档案的价值和效益。④动态化。事业单位的档案越来越多地呈现出动态的特征，如档案的内容、形式、数量、质量等都随着事业单位的活动和互联网的发展而不断变化，要求档案的管理和利用也要适应档案的动态性，提高档案的灵活性和时效性。

2 事业单位档案资源的现状及存在的问题

互联网背景下，事业单位的档案资源的开发和利用面临着新的机遇和挑战，需要对档案管理工作进行创新和改进。目前，事业单位的档案资源的数量和质量都有了较大的提高，档案的保存和管理也有了较大的进步[4]。事业单位的档案资源的利用程度和效果也有了一定的提升，档案的服务功能和社会效益也有了一定的体现。例如，学校档案资源的数量和质量都有了显著的增长，档案的保存和管理也有了较好的保障。学校档案资源的利用程度和效果也有了明显的改善，档案的服务功能和社会效益也有了较好的展现。学校档案资源为学校的教学科研、校史建设、校园文化、社会服务等方面提供了有力的支撑和保障。尽管事业单位的档案资源的开发和利用有了一定的进步，但仍然存在着一些问题和不足，主要表现在以下方面。

（1）档案信息资源缺乏有效开发。学校档案资源的类型和数量都很丰富，涵盖了教学、科研、管理、社会服务等各个方面，具有很高的价值和意义。但是，目前学校档案资源的开发和利用还不够深入和广泛，很多档案信息没有被充分地挖掘和整合，没有形成有效的信息资源库，也没有实现与其他信息平台的互联互通，导致档案信息的利用率和效益不高。例如，学校的教师档案、学生档案、科研档案等，都可以作为学校的教育教学质量评估、人才培养、科研成果转化、社会服务等方面的重要依据和参考，但是目前这些档案信息的开发和利用还不够系统和规范，没有形成有效的数据分析和决策支持。

（2）档案管理制度不完善。学校档案管理工作涉及多个部门和层级，需要有一套科学合理的档案管理制度来规范和指导。但是，目前学校档案管理制度还不够完善和统一，各个部门和层级的档案管理标准和流程不一致，档案管理的责任和权限不明确，档案管理的监督和考核不严格，导致档案管理的质量和效率不高。例如，学校的教务处、科研处、人事处等部门，都有自己的档案管理系统和方式，但是这些系统和方式之间没有形成有效的衔接和协调，也没有与学校的总体档案管理规划和目标相一致，导致档案信息的重复和矛盾，档案管理的成本和风险增加。

（3）档案信息资源缺乏安全保护措施。学校档案信息资源是学校的重要机密，涉及学校的发展战略、教育教学质量、科研成果、人才培养、社会服务等方面，需要有严格的安全保护措施来防止档案信息的泄露、篡改、损毁等。但是，目前学校档案信息资源的安全保护措施还不够完善和有效，档案信息的存储、传输、使用等环节都存在着安全隐患，档案信息的安全性和完整性没有得到有效的保障[5]。例如，学校的纸质档案信息，没有进行有效的防火、防潮、防虫等物理保护，也没有进行有效的数字化转换和备份，容易造成档案信息的损坏和丢失；学校的电子档案信息，没有进行有效的加密、防病毒、防黑客等技术保护，也没有进行有效的权限管理和审计监控，容易造成档案信息的泄露和篡改。

（4）档案管理手段滞后。学校档案管理工作需要运用先进的信息技术和手段，来提高档案信息的采集、整理、存储、检索、利用等效率和质量。但是，目前学校档案管理工作还主要依赖于传统的人工和纸质的方式，没有充分利用互联网、大数据、云计算等新技术和新手段，导致档案管理工作的效率和质量不高，也没有适应互联网背景下的档案管理需求和变化。例如，学校的档案管理工作人员，还主要通过手工的方式来登记、归档、借阅、归还等档案信息，没有实现档案信息的自动化和智能化管理，也没有实现档案信息的在线查询和共享，导致档案管理工作的烦琐和低效。

3 互联网背景下优化事业单位档案资源开发及利用的策略

3.1 建立档案信息数据库

（1）制定建立档案信息数据库的方案和步骤。建立档案信息数据库是一个系统的工程，需要制定科学的方案和步骤，按照计划有序推进。第一步，调研分析，了解学校档案资源的现状和特点，分析档案信息的需求和特点，确定档案信息数据库的建设目标和范围，评估档案信息数据库的建设可行性和风险。第二步，设计规划，制定档案信息数据库的总体设计和详细设计，包括档案信息数据库的结构、内容、功能、接口、标准、规范等，明确档案信息数据库的建设要求和技术方案。第三步，开发实施，根据设计方案，开发档案信息数据库的软件和硬件，进行档案信息的采集、整理、录入、校验、存储等，测试档案信息数据库的运行效果和性能指标，解决档案信息数据库的技术问题和难点。第四步，运行维护，正式启用档案信息数据库，提供档案信息的检索、共享、利用等服务，监测档案信息数据库的运行状况和使用情况，进行档案信息数据库的更新、优化、备份、恢复等维护工作，保障档案信息数据库的稳定性和可靠性。

（2）探索建立档案信息数据库的方法和模式。当建立档案信息数据库后，仍需要探索适应互联网背景下档案资源开发利用的新方法和新模式，充分发挥档案信息数据库的作用和价值。可以尝试建立档案信息数据库的分级分类管理模式。根据档案信息的重要性、敏感性、保密性等，将档案信息分为不同的级别和类别，采用不同的管理措施和服务策略，实现档案信息的有序管理和合理利用。例如，可以将档案信息分为公开、内部、保密、机密等级别，分别采用开放、授权、审批、禁止等方式进行利用，同时，可以将档案信息分为文书、声像、电子等类别，分别采用数字化、原件、复印等方式进行提供，以满足不同用户的不同需求。建立档案信息数据库的动态更新优化模式。根据档案信息的变化和发展，及时更新档案信息数据库的内容和结构，优化档案信息数据库的功能和性能，实现档案信息数据库的持续改进和完善。例如，可以定期对档案信息数据库进行数据清理、数据校验、数据补充、数据修正等操作，保证档案信息的完整性和准确性，同时，可以根据用户的反馈和建议，对档案信息数据库进行功能增强、性能提升、界面美化、安全加固等操作，提高档案信息的可用性和易用性。建立档案信息数据库的联网共享开放模式。根据档案信息的特点和需求，将档案信息数据库与互联网、校园网、专网等网络相连接，实现档案信息的跨区域、跨平台、跨终端的共享和开放，实现档案信息数据库的广泛应用和价值发挥。例如，可以将档案信息数据库接入互联网，为社会公众提供档案信息的查询、浏览、下载等服务，同时，可以将档案信息数据库接入校园网，为学校师生员工提供档案信息的申请、借阅、归还等服务，此外，可以将档案信息数据库接入专网，为学校领导、档案部门、相关部门提供档案信息的统计、分析、评估等服务。

3.2 完善档案管理制度

学校档案管理制度是规范和指导学校档案工作的一系列规则、制度、流程、标准等，是学校档案工作的重要组成部分，也是学校档案资源开发利用的重要前提和条件。在互联网背景下，档案管理制度面临着新的形势和挑战，需要与时俱进，创新完善，适应档案工作的新需求，解决档案工作的新问题，保障档案资源的新价值。完善学校档案管理制度，是提高学校档案工作水平，保障学校档案资源安全，促进学校档案资源开发利用的必要举措，也是适应互联网背景下学校档案工作变化的必要要求。应当根据档案工作的变化和发展，及时调整档案管理制度的内容和范围，优化档案管理制度的结构和形式，实现档案管理制度的持续改进和完善。例如，可以定期对档案管理制度进行评估和审查，根据档案工作的新需求和新问题，对档案管理制度进行修改和补充，同时，可以根据档案管理制度的执行情况和效果，对档案管理制度进行优化和完善，以适应档案工作的新形势和新任务。将档案管理制度与互联网、校园网、专网等网络相结合，实现档案管理制度的数字化、网络化、智能化，提高档案管理制度的应用水平和服务水平。例如，可以将档案管理制度制作成电子文档或网页，发布在档案部门的网站或平台上，方便档案工作人员和档案利用者的查询和使用，同时，可以将档案管理制度与档案信息系统或档案业务系统相对接，实现档案管理制度的自动化、智能化、在线化的执行和监督。同时，根据档案工作的特点和需求，将档案管理制度与相关部门和单位的管理制度相协调，实现档案管理制度的协同化、互动化、共赢化，提高档案管理制度的协作水平和影响水平。例如，可以与学校的信息化部门、教务部门、科研部门、人事部门等进行沟通和协商，协调档案管理制度与相关部门的管理制度的衔接和配合，同时，可以与其他学校或其他事业单位的档案部门进行交流和合作，借鉴和学习档案管理制度的优秀经验和做法。

3.3 加强档案信息安全保护

加强学校档案信息安全保护，是提高学校档案工作水平，保障学校档案资源价值，促进学校档案资源开发利用的必要举措，也是适应互联网背景下学校档案信息安全风险的必要要求。为了保障档案信息的安全，应该建立健全档案信息安全制度。制定和完善档案信息安全的规章制度，明确档案信息的分类、权限、责任、流程等，规范档案信息的收集、存储、传输、共享、销毁等操作，加强档案信息安全的监督和检查，及时发现和处理安全问题，提高档案信息安全的意识和水平。加强档案信息安全技术保障。采用先进的档案信息安全技术，例如加密、认证、防火墙、备份、恢复等，保护档案信息的完整性、可用性和保密性，防止档案信息被非法访问、复制、修改、删除等，提高档案信息的抗攻击能力和恢复能力。与此同时，加强档案信息安全人员培训。定期对档案信息安全相关的人员进行培训和考核，提高他们的档案信息安全知识和技能，增强他们的档案信息安全责任感和自律性，避免因人为失误或疏忽而导致档案信息安全的隐患或事故。此外，加强档案信息安全合作与交流。与其他事业单位和相关机构建立档案信息安全的合作与交流机制，分享档案信息安全的经验和案例，借鉴档案信息安全的最佳实践和标准，共同应对档案信息安全的挑战和威胁，提升档案信息安全的整体水平。

4 结语

互联网背景下，事业单位的档案资源具有海量、多样、动态、共享的特点，也具有重要的历史、文化、科技、管理等价值。为了实现档案资源的最大化利用，事业单位需要对档案管理工作进行创新和改进。作为一名学校档案管理员，笔者将积极适应互联网背景下的档案管理工作的新形势和新要求，不断学习新知识和新技能，努力提升自己的专业水平和服务水平，为学校的发展和社会的进步贡献自己的力量。