林 红

（福建省松溪县河道服务中心，南平 353500）

引 言

水利工程建设涉及大量丰富的水利水电项目，有着规模广、周期长的特点，尤其是很多协议、资料、水文监测数据及采购合同等，这些都属于档案管理的重要内容。在实际建设中，部分管理层轻视档案管理，突出和强调工程施工，使得档案资料整编工作弱化，引发资料处理不善、编制质量不高等问题。优化和改进水利工程档案管理工作，需要在常规管理基础上，结合水利工程建设的实际情况，借助信息技术的优势，开发利用档案管理信息化平台，创建应急预警机制，助推水利事业的高质量发展。

一、水利工程档案管理运用信息化技术的重要性

在水利工程档案管理工作的实施过程中，借助于信息化技术构建健全的信息管理系统，有着现实的重要性和必要性。首先，水利事业的档案管理应用信息化技术满足共享资源的要求，工程建设包括多项工作，在设计、监理、施工等各环节会产生较多的文件材料，对于这些复杂信息的处理，需要各部门及人员方便查找利用。对此，应采用先进的信息技术手段，优化资源配置，创建档案管理信息化系统，达到资源共建共享的目的。这样一来，可以随时随地查找和利用各种材料，以档案管理辅助各项工作顺利开展。其次，信息化技术在档案管理中的植入是管理决策实效性的要求，通过发挥信息技术优势，档案管理信息化平台收集和记录各种资料，运用计算机进行各样的格式输出报表，确保统计数据的分析、上报等。在水利工程推行过程中，工作人员及时接收到信息化平台的数据反馈，调整、处理资源和精度，保障工程的质量及效率，也为投资、决策、内控等提供依据。最后，水利工程档案管理集成大量有效的数据，提升决策的科学性和有效性，在档案管理工作中将大量丰富的信息资源进行归纳和整理，一旦出现异常情况，及时纠正和处理，最大限度地保障建设项目的顺利开展。有了信息技术的重要支撑，可以实现从传统的经营管理转变为科学管理，推进粗略式到精细化管理的过渡[1]。因此，水利工程档案管理应运用信息化技术，严格遵循实用和易用原则，明确电子化、信息化的需求，创建一个科学规范、高质高效的档案管理信息化平台，明确工程进度和阶段目标，优化资源配置，动态调整和跟踪各项数据，真正打破传统常规管理模式，为内控提供科学决策支持，节约人力物力，提升质量与效益，使之成为水利工程现代化管理的重要手段。因此，福建省松溪县水利局自上而下地强化信息化建设的理念和意识，主动打破常规，致力于实践探索。

二、当前水利工程档案管理信息化技术运用的不足

福建省松溪县水利局结合了近年来的勘察调研工作，虽然档案管理信息化建设工作已经取得很大的进展，但也显现出一些问题和不足。

（一）档案管理烦琐混乱

水利工程建设应严格按照相关参建单位的要求进行，在档案管理上也有显著差异性，很容易导致各种材料烦琐混乱。通常来说，水利工程需要若干参建单位参与其中，在管理上综合复杂，会涉及各方面内容。一些参建单位因受内外环境及各种因素影响，如运营规模、管理方法等，无法有效利用信息化技术强化和提升档案管理工作，仍采用传统人工的方式，使整个档案资料的处理混乱无序[2]。

关于大型水利工程建设，很多工程项目主要采取参建单位共同合作、分段分期实施的方式，这就需要档案管理结合具体情况，灵活运用各种信息化技术，通过配置各种资源，为工程项目各阶段的实施提供有针对性的材料依据。然而在实际建设中，各项工作多而杂，易造成档案管理水平低下，处于混乱无序的状态，甚至还会产生文件缺失、遗漏等现象，再加上管理职责不明确，档案管理无法将各项工作落实到人，这种长期管理混乱的问题，阻碍和制约着水利工程建设[3]。

（二）信息化管理方式落后

针对水利工程档案管理工作，信息化技术运用不充分主要表现在部分管理方式方法落后，尤其是在实际管理过程中，无法保障工作人员的效率；若是管理层轻视档案管理，在信息化技术投入方面力度较小，会使得信息化建设浮于形式；同时，运用传统思想及方法处理档案材料，不推进对信息化的主动性学习，种种行为均会导致信息化管理落实不到位。

水利工程档案管理信息化技术运用落后，主要包括信息资源不足、信息共享困难等。一方面，水利工作需要充分考虑环境、水文等内容，采集数据范围广泛，实际档案管理无法高效利用信息化技术，无法保障信息采集的数据类型和精度。另一方面，信息资源的共建共享是水利档案管理的一大优势，而水利信息化尚处在实践探索阶段，无论是各种信息基础设施，还是共享机制，内部无法匹配和衔接，造成信息资源共享困难，如服务目标单一、标准规范不全、应用基础薄弱等。

（三）管理专项资金投入不足

在水利工程档案管理过程中，若缺乏相应的投入资金，会使管理设施设备匮乏，如果管理场所环境较差，或是场所比较简陋，极易埋下安全隐患。一些单位过于追求水利工程项目带来的社会效益和经济效益，对于短期内无法直接产生经济价值的档案管理重视程度不高，专项投入不足，管理设施匮乏，很多信息化的设施设备无法正常投入使用。与此同时，在实际管理中也缺少相应的信息化手段，如纸质版的档案随意堆放，无法及时查找数据资料，极易受到各种环境的影响，如水灾、火灾、腐蚀等；后期在修复破损的档案材料时，需要投入大量的人力物力及成本费用，这与前期设计的节约性原则极为不符。

（四）人员专业能力素质低

水利工程档案管理信息化建设有着高度的系统性和综合性，不单单是档案管理部门的工作，而是需要各部门及工作人员的密切配合。首先，部分档案管理部门工作人员专业能力素质低下，会使得各项工作无法高效开展。其次，受传统管理观念影响，接受信息化技术应用能力较差，使得档案管理面临着较大的挑战和压力。最后，档案管理部门或小组独立办公，缺乏与业务及其他部门的沟通交流，再加上信息化技术手段应用不灵活，使得各项档案材料具有一定的滞后性。

三、优化水利工程档案管理信息化技术运用的途径

福建省松溪县水利局根据自身实际，大刀阔斧地运用科学技术武器，走在档案管理信息化建设的前沿，积累了一些宝贵的经验和建议。

（一）创建一套健全的档案管理制度

对于水利部门来说，传统档案管理与信息化建设有着很大的区别，沿用传统管理模式，无法满足实际档案工作需求，对此应根据信息化管理的属性和特点，从档案管理机制入手。同时，运用先进的互联网信息技术，创建一个健全的档案管理系统，在信息化的全面推进中，及时安排专业人员进行专业学习，切实提升管理层及专职人员的专业能力素质。依据国家水利部门的《水利工程建设项目档案管理规定》等文件，既要及时记录和收集各种数据信息，又要采用技术手段科学管理，推进后期的工程验收，还要规范档案工作，注重对相应材料的核对和归档。因此，水利工程单位对于档案管理信息化制度的创建应该更加丰富全面，涵盖所有业务及管理活动，真正促进水利工程信息化建设的革新化进程[4]。

在水利工程档案管理信息化技术运用过程中，应根据自身情况，制定一套健全的档案管理制度，明确规范各项工作，严格遵循相关法律法规及制度，科学部署各项档案管理工作。对于水利工程实施，还应创建相应的监管部门及小组，依据管理制度体系，全方位、多视角审查各项工作。对于档案信息化管理，应根据信息化的科学管理理念，保持管理制度的优越性，明确各部门及人员的工作职责，梳理各工作环节程序及标准，特别是档案人员的工作，确保责任落实到人；其间加强档案工作的保密程度和安全管理，采取有针对性的措施。此外，对于档案管理制度，也要与时俱进、有所创新，植入新理念、新技术和新方法，使之具有新颖性和科学性。

（二）助推档案管理的信息化建设

在水利工程档案管理整体性工作运转过程中，应根据各种信息技术手段的优势价值，稳步推进信息化建设。一般来说，水利工程档案管理信息化管理系统具有多样化的功能版块：第一，文件分类设置和收集。文件分类设置与工程划分直接相关，可划分为文件收集、工程资料管理等版块。文件收集具有批量上传、手工提取、自动提取三种方式，文件分类设置应根据内在关联性，将一系列施工资料经过智能提取后输入文件分类中。第二，档案分类、规则设置。档案分类即归类和管理，规则设计应在把握水利项目实况的基础上，明确各项规则要求。第三，组卷规则设置、组卷管理。组卷规则设置囊括文件分类及规则，还涉及案卷材料、名词、内容、数量等；而组卷管理具有手动组卷和自动组卷两种形式。此外，还有并卷拆卷、排序功能、档案借还、档案查询、档案统计等[5]。

福建省松溪县水利局整个档案管理的信息化建设从实际情况出发，适当保证资金投入，注重提升自身财政的预算量，采购先进的仪器和技术，为信息化建设提供动力支持，运用资金完善档案管理相关设备，如计算机、电子装置等。比如，一些水利部门认识到信息化设备的重要性，以设备为关键，打造专业化的信息管理系统，利用磁盘和光盘存储，特别是光盘存储，在一定程度上有效缓解了档案管理冗杂的问题。由此可以看出，关于水利工程档案管理信息化技术运用，既要推动档案管理信息系统的创建，又要合理采购先进的管理设备，其间借鉴和学习国内外先进的档案管理经验及技术，及时采取相应的技术措施，集中解决信息化技术的表面化和形式化问题，使水利工程的验收和后续的管理更加完善[6]。此外，管辖的水利工程单位汇总和分析水利项目与档案规模的内在关系，合理把控档案数量及种类，注重各种档案材料的及时增补、剔除等，实现管理效率的提升，以此节约经济成本、减轻工作人员的工作量。对于设备及技术的采购，注重对尺度的把握，避免出现资源、资金的损失浪费。当然，对于档案管理的信息化处理，还要重视对各种工作环节及细节的处理，对于图片和影像资料的保存，应避免格式化问题，确保数据的科学性和合理性。

除了建设水利工程档案管理信息化系统，还应运用技术手段创建安全防护平台，注重对安全漏洞和系统的修复与更新。信息化管理有着迅速性和及时性，尤其是信息资源的共享，其开放性的特点给不法分子提供了可乘之机，增加了安全隐患，所以应全面防范风险问题。福建省松溪县水利局近年来采购先进技术和设备，注重推进档案管理信息化建设，经过业务培训及学习，防止信息泄露、文件遗失等问题出现，还运用针对性的技术举措攻克和解决了设备系统障碍，最大限度地防范了此类风险[7]。

（三）注重施工中的监督检查

水利工程档案管理在项目施工中，应注重质量监督档案工作，这是质量监督活动全过程的直观反映。依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》等文件，水利工程单位应将质量监督档案工作与质量监督工作有机联系，实现二者的同步管理。首先，应根据项目施工情况，注重各类材料的审核及归档，包括原材料、检测计划确认报告、工程质量监督工作记录等，从源头上做到严格核定。其次，推进各项文件材料的收集归档工作，尤其是各类质量评定材料，协同施工进度和质量安全，对于各种资料材料的处理，一旦发现异常，及时整理归档问题。最后，对于一些特殊工程项目，除了整理归档质量监督资料外，还要重点防护，形成档案卷。此外，有关部门应及时介入，加大对水利项目建设的检查力度，既要深入施工现场进行规范管理，又要审查各项档案材料，确保水利项目施工做到万无一失。

（四）加大档案管理团队的培养力度

福建省松溪县水利局管理层转变工作理念，组织所有人员及时学习先进的专业知识及技术，运用理论与实践培训相结合的方式，极大地提升了相关人员的专业能力素质。同时，在档案管理信息化建设中，围绕工作人员创建一套激励约束机制，对具有优良表现的人员，给予精神及物质奖励。另外，还加大了专业技术人才招聘力度，切实构建了一支高能力和高素质的档案管理团队[8]。

结 语

信息化技术应贯穿水利工程档案管理全过程，结合水利项目的建设情况，合理使用信息化技术，完善档案管理机制，创建信息化平台，形成一套应急预警方案，全面防范和抵御风险。水利项目的档案管理庞大复杂，与各项工作有着密不可分的联系，应以信息化技术为手段，做到科学治理、因地制宜，保障整体性档案管理工作的效益与质量。