文/陈鑫蕾

随着信息技术不断更新换代，对我国事业单位电子化信息化办公提出了新要求，相对于早期文字记录和人工办理的模式，事业单位在内部管理方面，不断推出和应用更加高效、功能齐全、管理贯通的各类系统软件，事业单位在业务办理模式上得到了质的变化。与此同时，信息技术支撑下的软件系统不可避免会产生更为复杂多样、种类繁多、保密要求更高的数据信息，对于新时期档案管理工作提出了新的要求。本文通过展现国内事业单位档案电子化现状，简要分析事业单位档案实时电子化优势，初步探析了事业单位推进档案电子化过程中存在的问题，并从加强制度建设、加强人才培养、推进档案应用等三个层面提出优化事业单位档案电子化研究路径，为事业单位发展、管理和使用电子档案提供可行性参考

为提高档案管理规范化水平，各事业单位不断鼓励和提倡档案实施电子化，通过信息技术手段将各类纸质档案进行存档、备案和管理，也逐渐成为事业单位档案管理体系中重要的档案类型。档案电子化在一定程度上提高了事业单位档案管理水平，但仍存在重视程度不高、信息技术应用水平低、人员队伍建设力度不强等问题，亟待对档案电子化在原有的基础上不断创新管理模式。

一、国内事业单位档案电子化现状

近年来，面对新时期国内高速发展现状和国家推进数字经济、数字政府和数字社会的大背景下，档案资源急剧增多，原有纸质档案已无法满足事业单位发展需要。为此，国家鼓励政企事业单位对档案电子化工作作部署和安排，事业单位档案也呈现出由传统纸质档案向电子档案转化的趋势，对于事业单位发展起到了较好的促进作用。档案数字化转型是档案工作应对新形势、新任务、新要求的必然选择。2021 年编制《“十四五”全国档案事业发展规划》，进一步明确了档案信息化建设目标任务，即：进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。随着事业单位档案电子化建设力度的持续加强，新时期对该项工作的标准和要求也在不断提高，给档案电子化和规范化管理带来了新的挑战。

二、事业单位档案电子化优势

（一）档案管理更加规范

以计算机、扫描机、移动硬盘为代表的信息化设备，可以为档案管理人员提供更加高效的档案扫描、档案备份、档案检索功能。其中计算机可以通过分类和筛选等功能，进一步提高借阅人员借阅效率，节约档案室（馆）空间。传统的扫描机可以将纸质档案形成电子档，有利于长期电子化保管，避免突发事件对档案产生不可挽回的损坏。移动硬盘可以做到备份和专人保密保管。由此可见，档案电子化可以避免传统档案效率低、人工成本高、易分类错误、查阅不便等问题，可以较好地提高档案管理规范化水平。

（二）档案管理更加降本

传统档案管理多以文件、合同、凭证、照片及其他影像资料为主，整理和制作需要耗费大量的资金成本、人力成本和时间成本，借阅和查阅档案需要专门配备较大空间的借阅处。同时，纸质档案易因管理失误或不可抗拒因素而导致不可挽回的损坏、破坏等，有可能给事业单位造成巨大的损失。

（三）档案管理更加高效

档案电子化可以以搭建自有数据库为前提，确保安全的情况下，将电子化档案上传数据库或云端。在管理方式上采用授权和审批的管理模式，做好借阅人权限设定、审批流程和借阅痕迹化存档，便于事业单位各部门、各单位高效查阅档案，确保领导层高质量开展事业单位管理工作，有利于做好保密工作，避免重要档案泄露。

三、事业单位档案电子化存在问题

（一）对档案电子化重视程度不高

少数事业单位对档案电子化的重要性和作用认识不高，片面认为传统档案和档案电子化功能作用一样，没有建设的必要性和不可或缺性，没有很好地意识到档案电子化在推动事业单位各项工作高质量发展中发挥的重要作用，进而存在档案管理制度不健全，档案电子化缺乏规划部署，预算资金不足，管理模式老旧等问题。

（二）档案电子化人才队伍缺乏

当前，事业单位档案电子化对档案管理人员在计算机、数据编码、办公软件等方面要求较高，少数单位缺乏计算机技术过硬的人才，影响和制约了档案电子化工作进一步开展，需要事业单位在下一步档案管理工作中更加注重人才的培养和引进，不断提升人员综合技能。

（三）档案电子化推广应用不足

在这里我们需要明确的是，档案电子化存在两个层面的意义，一是技术层面对于档案电子化计算机、数据库、扫描机、移动硬盘等电子设备的配备和使用。二是管理层面对于电子档案的使用和推广，支撑事业单位业务开展，进而优化内部管理，支撑单位决策。但一些事业单位存在设施设配配备充足，管理应用程度不高的问题。

四、事业单位档案电子化优化思路

（一）加强制度建设

事业单位首先要在思想上认识到档案电子化的重要性和意义，加强管理制度建设，明确文书档案管理规范。同时要结合工作实际，对档案电子化的录入、编排和校准、管理、借阅和销毁等环节制定完善的制度机制，要加强保密工作，对计算机等电子设备以及互联网等加强管理，保障档案资料安全。另一方面，档案电子化是依靠电子设施设备不断发展的，当以计算机为代表的电子设备得到升级和功能优化后，档案电子制度就需要动态调整和跟进，也意味着档案电子化需要事业单位在后续跟进资金、人力和设施设备的投入，确保电子档案有着较好的资金支持和人才支撑。

（二）加强人才培养

要注重加强档案人才队伍建设，规范化建设档案室（馆），档案管理人员要做到专人专职，严格遵守事业单位档案管理制度及国家有关规定，具有较高的职业道德和职业操守，熟知档案管理、编排、存档、借阅、销毁等程序手续，熟练掌握计算机等电子设施设备。同时要建立健全激励机制，鼓励档案管理人员职称评定，结合单位实际开展绩效考核，提高档案人员干事创业的激情和活力。

（三）推进档案应用

事业单位要制定一套完整、高效、符合实际的电子档案管理机制，全面梳理档案建档、档案查阅、档案销毁等流程，在电子档案管理实施全流程痕迹化管理。档案查阅部门严格进行审批，对档案范围进行明确鉴定，对单位不同层级或不同分工的人进行权限制定，对电子档案风险把控要做好充足的准备工作。

综上，事业单位开展档案电子化工作既是时代产业也是工作要求，事业单位需要在档案电子化工作中做到充分认识工作意义、全面加强人才建设、高效推进档案应用，要做到技术层面和管理层面的有机结合，逐步从制度机制、人才队伍、管理流程等方面不断优化，使得事业单位档案电子化工作符合发展要求，促进各项工作全面展开。