文/马婷艳

随着数字化、信息化时代的到来，计算机、网络信息与大数据技术广泛地普及于我们的工作与生活的方方面面，给社会的发展带来了巨大的变化，在档案工作中也是如此。数字化、信息化的发展，让传统档案的建设与管理从以往的纸质档案转变为纸质加数字化档案，档案的信息化建设与管理成为发展的必然趋势，能提供数据的保存与查阅，提高和普及档案的使用效率。但由于档案信息化技术起步较晚，目前仍处于探索阶段，存在诸多问题。鉴于此，本文通过对传统档案数字化、信息化建设与管理进行探析，旨在能提出切实可行的方法，顺应时代需求，为现代档案管理的创新发展提供一些有益的路径和参考

档案作为对国家和社会有考察、利用和保存价值的历史记录，社会发展要求提高档案使用效率，需对档案进行信息化管理，随着数字化的广泛和普及，网络信息资源的重要性更加突出。因此，对传统纸质档案管理方式进行创新，在数字时代下，推进档案信息化建设与管理工作，提高档案管理工作效率迫在眉睫。所以，要加大与完善传统档案的数字化、信息化建设与管理的力度，解决目前实际存在问题，让档案能更好地发挥最大化价值，更好地为国家和社会提供服务。

一、数字、信息、网络时代下档案管理的概述

数字、信息、网络时代下，具有开放性、兼容性及共享性的特征，利用计算机储存、处理及传播信息和技术，让信息能迅速呈几何倍数增长，具有较强的影响力。而传统档案管理模式目前已与时代的发展出现严重脱节，数字化及信息化建设与管理，能让传统纸质档案转变为电子档案，通过技术手段使信息共享与多层面的应用，实现高效、安全保存与应用档案资源，从而更好地发挥档案服务于社会的宗旨。在数字化及信息化时代下对传统档案实施管理，能让档案管理工作朝着数字化、信息化、智能化的方向转变，从而证明了档案数字化与信息化建设大势所趋。

二、传统档案数字化及信息化建设的原则

（一）技术规范性原则

在档案信息化建设与管理中，档案管理部门需遵循适用性与规范性原则，借此来推动档案信息化建设的持续发展，更好地满足各领域对档案资料的大批量与快速查询适用[1]。对此，档案管理需立足于本部门本行业实际情况，构建适应的软件平台，借助良好的科技手段为后续档案工作奠定良好基础，也能进一步提高部门领导及工作人员对档案信息化建设的重视和关注力度。此外，档案主管部门还需制定明确规定，以规范化的内容与方式要求档案的信息化建设模式，借此来不断提高工作效率和服务功能。

（二）安全保密性原则

档案信息化建设既是机遇也是挑战，能有助于提高档案管理工作效率，但也会导致电子档案受到网络黑客的攻击，致使资料丢失，影响工作的顺利开展[2]。因此，需要档案管理人员在工作中遵循安全、保密原则，确保档案信息化建设的真实性、完整性、可用性和安全性。如，工作人员在携带数据资料出门时，需经由保密部门审核批准，在批准后方可使用安全介质携带档案。同时相关工作人员也要负责定期查看电子档案的安全性与完整性，避免档案丢失与受到攻击，运用科技手段更好地提高档案的抗风险能力与系数，确保档案资源真实、完整、可用与安全。

（三）效益统筹性原则

传统纸质档案从归档、整理、入库需投入大量人力、物力财力及时间，因此，在档案信息化建设中需统筹安排工作，提高纸质档案资料迁移的准确性，借此来提高工作效率。并且档案管理部门还要从自身需求出发，通过全面研究、深入探析需求、分析总结等系列方法，解决优化中存在的实际问题，为档案信息化建设打好基础，提高建设的效率。同时，针对大型有利于国计民生和与人民生活息息相关的信息化建设项目，档案管理部门还需要综合考虑好档案的时效性，以迅速快捷的方式进一步开发信息化项目，为需求者提供资料信息从而创造出更高的经济效益，带动社会的可持续发展。

三、传统档案数字化及信息化建设与管理中存在的问题

（一）档案工作任务繁重，周期长见效慢

目前互联网高速发展，传统纸质档案管理逐渐朝着信息化、数字化的方向发展，但由于仍处于初步发展阶段，许多档案仍然是以纸介质方式保存，需通过技术将纸质档案转变成数字档案。而数量庞大的传统档案，转换为数字档案需要很长一段时间，使得建设任务项目繁重，短期很难有明显的成效。

（二）档案管理中缺乏安全意识

档案数字化及信息化建设需要信息技术支持，而这些技术在使用的过程中，难免会遇到各种安全性问题。但在以往工作中，由于管理工作人员普遍缺乏安全保护档案的意识，片面性地认为只要具有安全防护体系，即可确保档案信息安全，相关风险防范意识较为薄弱，导致档案出现泄漏和丢失的危险[2]。

（三）档案管理工作中基础设施配置不足

传统档案进行数字化与信息化建设工作中，良好的硬件与软件设备是相辅相成的，但由于目前档案管理提供资金有限，致使档案数字化与信息化建设工作中存在基础设施不足甚至落后的现象，无法全面推进传统档案的数字化及信息化建设与发展。加之数字化设备单一老化，且长期处于超负荷运转状态，直接影响了数字化系统的稳定运行，使得档案信息化推广应用步伐缓慢。

四、传统档案的数字化及信息化建设与管理的方法

（一）提高认知抓住改革机遇，提高档案管理效率

档案管理的数字化及信息化建设与发展，首先，需要档案主管部门从思想上加以重视，正确认识到档案信息化建设与管理的重要性，才能推动档案信息化建设全面推广。对此，档案管理部门要革新全体人员的思想，借助政策面上的扶持推动档案的数字化及信息化建设，确保为档案工作的全面改革创新打下坚实的人力基础。领导层要积极主动推行档案的信息化建设，从大局观的意识出发做好档案信息化建设工作，让档案能为社会提供优质化的服务。

其次，需要增强档案管理工作人员对档案信息化建设与管理的认识[3]。例如，在工作中树立档案数字化及信息化建设与管理的意识，在单位营造良好的学习氛围，让管理人员能在潜移默化的熏陶中进一步认识到其重要性，为工作的开展提供基础保障。

最后，档案管理人员也要树立起积极学习与主动学习的意识，学会与时俱进，善于利用信息技术手段。时代发展让档案资料越来越多，涉及的方面也更加广泛，因此需要档案管理部门做出应对措施，并利用数字信息化技术做好档案的管理工作。具体而言，档案管理人员需搭建新的思维模式，让档案信息化建设与管理能适应时代发展的要求，并且还要能抓住改革的机遇，让信息技术运用于档案管理中，实现与档案管理工作高度融合，真正推动档案的信息化建设。例如，档案管理人员要利用智能化档案数字加工系统，管理好档案资源，将以往分散的资源集中起来，确保档案管理信息化的全面完整性。

（二）确保资源安全，引进先进技术

传统档案数字化及信息化建设过程中，计算机技术与网络技术的应用，会遇到各种各样的网络安全问题，更甚者档案数据库与操作系统遭损坏。对此，需要相关管理人员提高自身的安全风险防范意识，积极地做好相关数字化及信息化建设的工作，确保档案的安全与可靠。并且还要妥善处理好档案的采集、保存、使用和分析等环节，做好档案保管与使用之间的关系，做到多重数据的备份。例如，可以设置相应的档案访问权限，只有具有权限的人员才能进行访问，预防档案丢失、篡改情况的发生。还可以在档案管理中，确保每个环节都能依据标准与规范化的程序来做，做好网络平台监管工作，以保护资料安全为核心，对影响档案的因素进行评估做出应对措施。与此同时，设置防火墙的形式提升平台安全水平。例如，可以利用360 安全卫士防护档案系统，并利用多种杀毒软件，对档案管理信息化系统平台进行定期的升级与维护[4]。

（三）完善基础设备，引进先进技术

首先，积极引进信息化基础设施。档案的信息化建设与管理离不开软件与硬件的有机融合，需加大资金投入的力度，借助资金引进现代化设备，例如，通过将计算机、扫描仪、图像处理软件、数字化加工等应用于档案管理中，打造出档案信息化建设与管理的基础，确保档案管理系统能朝着便捷化、智能化及先进化的方向发展。其次，还要做维保工作，保证系统的安全。在管理过程中，需要针对数字化时代下档案有可能出现的信息安全问题做到及时监控预警，迅速做出应对措施。例如，相关档案管理人员要在工作中做到协调配合，遇到问题时及时进行沟通，降低网络信息安全风险的产生，并且还要完善自身的抵御能力，提高信息化系统的安全性能，借此来回避入侵者的攻击，较好地保障信息化系统的安全性[5]。最后，还要加强软件建设工作，积极地构建科学与完善的数字化及信息化管理平台，借此来促进传统档案真正实现网络化、数字化及智能化的管理。

（四）制定合理管理规范，便捷管理档案

科学合理且完善的管理规范能更进一步提升传统档案的安全性与可靠性，因此，需要档案管理部门重视对档案管理规范性。具体而言，首先，要实现档案数字化与信息化保存系统与传递方式实现良好统一。在档案传递过程中，一旦档案保存系统格式与传递方式不一致，会使得接收部门出现重收、漏收的现象，直接影响档案归集效率。因此，需要制定出科学合理且统一的信息化档案编码制度，借此来提高档案管理的效率。其次，要详细准确地做好统一的归档目录规范，让档案使用者在使用时方便查找与应用，确保档案工作更加高效。最后，要制定好统一的档案信息收发机制，以此来规范档案收发流程，进一步提高工作质量。例如，通常情况下在对档案实施发送或传递时，无法确保收件部门是否已经成功地接收文件，多数需要人员进行反复清点与移送，费时费力。而通过明确收发流程，要求收件方收到资料第一时间反馈，能更好地杜绝此类问题产生，实现便捷管理档案。最后，要制定监督机制，监管与规范档案管理人员的行为，借此来提高其责任意识，确保档案信息化建设与管理工作的有序实施。例如，通过监督平台能规范档案工作人员日常操作，使档案管理工作人员能在日常使用与管理档案信息系统时，注重操作的规范性，确保人员能严谨地依据相关操作标准对档案实施存储、调取、查阅等，进一步提高档案的风险抵御能力，实现档案的信息化建设与管理。

（五）建设人才培训平台，实现高效管理

数字时代下的档案信息化建设与管理，需要专业人才，才能实现良好的管理。因此，需要加大人才培养，为建设高质量的档案信息化建设与管理工作提供保障。首先，要积极推进档案人才线上培训平台的建设。目前阶段，线上学习平台成为各单位培训优秀人才的有效渠道，档案管理也可以参照。例如，可以借助各种线上优质资源、微信公众号、微博等搜集优质资源，及时地获取与了解有关档案管理的相关政策。并且还可以结合海量化的数据资源，对档案管理工作的技术重点、难点实施分析，让档案管理人员能在内容丰富与形式多样的资源中快速掌握档案信息化建设与管理的技术，为档案管理工作的顺利开展奠基[6]。其次，要大力引进优秀人才。传统档案管理理念会直接影响到档案管理人员的工作热情与效率，制约了档案信息化建设与管理的发展。因此，需要档案管理部门做好优秀人才的引进工作，通过利用青年优秀人才带动单位内部的活力，点燃员工的工作与学习热情，提高档案工作的实效性。例如，可以采用激励制度，围绕档案信息化建设与管理实施量化考核，打破以往重资历的考核形式，实现人岗配备，让人才发挥自身最大的潜能，为档案管理信息化建设提供强有力的人力资源。

综上所述可见，档案数字化及信息化管理是时代发展的必然趋势，能促进档案事业的与时俱进。因此，需要各级档案组织和部门能正确认识到档案信息化建设与管理的重要性，从各个方面做好充分准备，以此来提高档案管理的信息化水平，促使传统档案能发挥出最大化的作用，实现价值，推动档案事业持续发展。