ERP财务管理风险分析及应对策略

2023-06-20王琳

中国集体经济 2023年18期

王琳

摘要：ERP系统作为一种先进的企业管理软件，广泛应用于企业的财务管理。ERP系统可以集成企业各个部门的信息，为企业的管理和决策提供数据支持和决策依据，提高企业的财务管理效率和核心竞争力。其中ERP财务管理模块是ERP系统中非常重要的组成部分，它可以帮助企业实现财务核算、成本核算、财务分析等功能。但是，随着ERP系统的不断应用，财务管理风险问题也逐渐浮现。文章从ERP财务管理的风险问题出发，探讨ERP财务管理的风险原因和应对策略。

关键词： ERP；财务管理；风险；应对策略

一、引言

随着信息化技术的发展，企业越来越依赖于企业资源计划（ERP）系统来管理业务。ERP系统的财务管理模块是企业管理中最为关键的部分之一，但同时也存在着一些风险和挑战。ERP财务管理风险的存在会对企业的财务稳定性和发展产生严重影响。因此，企业需要采取一系列应对策略来降低ERP财务管理风险，确保系统的稳定性和安全性。本文将重点探讨ERP财务管理风险的应对策略，为企业建立健全的ERP系统管理提供参考。

二、ERP的概念及特点

（一）ERP概念

ERP（Enterprise Resource Planning）即企业资源计划，涵盖了企业各个领域的业务，包括财务、采购、销售、库存、生产、人力资源等。它通过集成企业内部的各种信息系统，建立一个统一的信息平台，实现了企业内部各部门之间的信息共享和协同工作，避免信息孤岛和重复录入的问题，提高企业内部的沟通和协调效率，从而有效地降低企业的管理成本和风险。ERP系统还能够帮助企业实现业务流程的自动化和优化，通过对业务流程进行规划和标准化，提高了企业的业务效率和质量，降低人为的誤操作和出错率，进而提升企业的生产效率和市场竞争力。同时，ERP系统还能够帮助企业实现信息化管理，提高企业决策的科学性和准确性，为企业的长远发展提供有力支撑。

（二）ERP特点

1. 实用性

ERP系统是为了满足企业管理实践需求而开发的，其应用涵盖了企业的各个业务领域，能够有效地支持企业的核心业务流程和管理决策。ERP系统的实用性保证了它的广泛应用价值。

2. 协同性

ERP系统打破了传统的信息孤岛，实现了企业内部各个部门之间的信息共享和协同工作。它能够让企业各部门共享同一个信息平台，避免了信息重复录入和不一致性的问题，提高了企业内部的沟通和协调效率。

3. 可扩展性

可扩展性是ERP系统的一个重要特点，它能够帮助企业应对不断变化的市场环境和业务需求。ERP系统的可扩展性不仅涉及技术方面，还涉及企业战略规划和业务发展。好的ERP系统应该能够适应企业不断变化的战略方向和业务模式，能够与企业的业务流程和数据结构紧密结合，为企业提供更加个性化和灵活的管理解决方案。

4. 实时性

ERP系统能够及时地获取、处理和分析企业各项业务数据，并在第一时间反馈给相关部门和管理者，帮助企业作出快速、准确的决策。实时性是ERP系统的重要特点之一。

5. 便利性

ERP系统采用了直观、易用的用户界面和操作流程，使得企业员工可以轻松地上手使用。同时，ERP系统也具备一定的灵活性和自适应性，能够根据企业的具体需求进行定制化设置，提高了企业员工的工作效率。

三、ERP财务管理的风险

（一）安全风险

保障ERP系统的安全性对企业至关重要，特别是对财务数据的保护。安全风险主要表现为系统安全漏洞和内部员工风险。首先，系统安全漏洞是指ERP系统在设计和开发过程中存在的漏洞和缺陷，黑客可以利用这些漏洞进行攻击，窃取企业的财务数据。未及时更新系统补丁、密码强度不足、未设置安全策略等，都可能导致系统遭受攻击。ERP系统通常需要与其他系统进行数据交互，如果这些系统存在漏洞，则可能对ERP系统的安全性产生影响。内部员工风险是指企业内部员工利用职务便利进行的恶意操作，例如篡改账目、虚构交易、挪用资金等，从而对企业的财务安全造成威胁。内部员工风险通常由于内部控制机制的不健全、职责不分明或缺乏监督而导致。此外，员工离职后未及时收回系统权限也会带来安全风险。

（二）数据完整性风险

数据完整性是指数据在传输、存储等过程中没有被修改、删除或损坏。然而ERP系统中的财务数据量庞大，数据完整性的风险也十分显著。在数据传输过程中数据可能会被篡改或丢失，黑客会利用网络漏洞对ERP系统进行攻击，从而获取企业的财务数据。在数据存储过程中，由于设备故障、人为操作错误等因素，数据可能会丢失或损坏。此外，在数据处理过程中，由于软件漏洞、程序设计错误等原因，数据可能会被错误地处理，从而导致数据的不完整性，如账务处理程序的缺陷导致部分财务数据未被正确处理。

（三）操作风险

ERP系统的操作规范非常重要，因为任何不规范或不当的操作都会带来财务管理风险。操作风险主要表现为输入错误、处理错误和授权错误等。员工在使用ERP系统中，可能因为输入数据错误、选择错误等操作失误，导致数据错误或者不完整。此外，员工在进行ERP系统操作中也可能因为权限控制不当或误操作等原因，导致账户或数据的泄露或错误修改。

（四）集成风险

ERP系统的财务管理模块集成了企业所有部门的财务数据，因此财务数据的来源不仅限于财务部门，这也就导致数据的完整性和准确性存在风险。这些风险主要包括系统兼容性问题、数据一致性问题和集成接口安全问题。系统兼容性问题可能导致数据传输错误和不完整性，影响ERP财务管理的数据准确性；数据一致性问题可能导致ERP系统中的数据不一致；集成接口安全问题可能导致ERP系统财务数据的泄露、篡改或错误，攻击者可能会利用未经授权的访问或漏洞进行攻击，对ERP系统的财务管理造成风险。

四、ERP财务管理风险的应对策略

（一）加强ERP系统的安全管理

1. 制定安全管理制度

制定安全管理制度是确保ERP系统安全性的重要策略之一。企业应该根据实际情况制定适合自身的安全管理制度，并将其落实到实际操作中。制度应明确安全管理的职责和权限，包括对敏感财务数据的访问和操作的权限控制机制、密码管理机制、安全审计机制等，以保障ERP系统的安全性。此外，安全管理制度还应包括对安全事件的处置和报告机制，及时处理和报告安全事件，以降低安全事件造成的损失。在制定安全管理制度时还应考虑外部安全威胁和内部员工作恶等情况，建立相应的应对机制，保障ERP系统的安全性。同时，企业应定期评估和完善安全管理制度，适应不断变化的安全环境和威胁。这样，才能够确保ERP系统的安全性，保障企业的财务数据安全。

2. 建立安全管理团队

安全管理团队可以由专业的安全管理人员组成，他们负责ERP系统的安全管理工作，定期开展安全检查、漏洞修复和风险评估等工作，以保障ERP系统的安全性。安全管理团队可以定期组织员工参加安全培训和演练，提高员工的安全意识和应急响应能力，从而增强企业整体的安全防范能力。建立安全管理团队是一个长期的过程，需要不断优化和完善，以确保ERP系统的安全性和可靠性。此外，安全管理团队还应制定应急预案，明确应急响应流程和处理方案，以应对突发安全事件和威胁，同时密切关注安全领域的最新技术和趋势，及时更新和升级安全防护策略，以提高ERP系统的抗攻击和安全性。建立安全管理团队需要与企业内部其他部门密切合作，共同推动ERP系统安全管理工作，确保企业信息安全的可持续发展。

3. 加强安全技术策略

企业可以采取各种安全技术策略，包括网络安全防护、加密技术、访问控制等，以保障ERP系统的安全。例如，企业可以采用防火墙、入侵检测系统等技术策略来保护网络安全；采用加密技术对敏感数据进行加密存储和传输；采用访问控制技术对员工进行身份验证和权限控制等。通过加强安全技术策略，可以有效地保护ERP系统的安全，提高企业的安全防范能力。需要注意的是，安全技术策略并不是绝对可靠的，企业还需要综合使用多种安全策略，才能全面保障ERP系统的安全。

4. 加强员工安全意识培训

加强员工安全意识培训是ERP系统安全管理的重要策略之一。企业可以通过各种形式的培训，包括课堂培训、在线培训、模拟演练等，提高员工对安全管理的认识和理解，增强员工的安全意识和防范能力。培训内容应包括密码管理、安全意识、风险意识、应急响应等方面，帮助员工了解ERP系统安全风险的来源和形式，并提供相应的应对策略。通过员工安全意识培训，企业可以减少内部员工的安全风险，提高整体的安全防范能力。同时，企业还可以定期开展安全知识测试和考核，评估员工的安全意识和防范能力，进一步提高ERP系统的安全性。此外，企业还可以将安全管理纳入员工日常工作绩效考核中，通过激励机制激发员工对安全工作的积极性和责任心。同时，企业还可以制定安全管理相关的制度和规范，规定员工在ERP系统操作过程中需要遵循的安全规范和行为准则，明确违规行为的惩罚策略，从而规范员工的行为，减少安全风险。另外，企业还可以定期进行内部安全审计和风险评估，发现和解决ERP系统中的潜在安全风险，确保ERP系统的安全性和稳定性。

（二）建立健全的数据备份和恢复机制

1. 指定数据备份计划

企业应该根据自身的情况，制定适合自己的数据备份计划，包括备份频率、备份范围、备份方式等。备份频率应该根据数据变化的频率来确定，以确保备份数据的及时性。备份范围应该包括ERP系统中所有的关键数据和文件，确保备份数据的全面性。备份方式可以采用本地备份、云备份或者其他方式，以确保备份数据的安全性和可靠性。企业还应该定期检查备份数据的完整性和可恢复性，以确保备份数据的有效性。通过制定完善的数据备份计划，企业可以保障ERP系统的数据安全，避免因数据丢失或损坏而对企业造成不可估量的损失。

2. 建立数据备份中心

数据备份中心可以由专业的数据管理人员负责，定期进行数据备份和恢复测试，确保备份数据的完整性和准确性。企业可以选择使用硬盘、磁带、光盘等不同的备份存储介质。需要注意的是，不同的备份存储介质具有不同的特点，如存储容量、读写速度、可靠性等，因此需要根据实际需求进行选择。企业还可以对备份数据进行加密可以提高备份数据的安全性，防止备份数据被非法访问或篡改。企业可以使用加密算法对备份数据进行加密，确保备份数据的机密性和完整性。为了防止备份数据遭受意外损坏，企业应该将备份数据迁移到安全的位置，如远程数据中心或云备份平台等。此外，还需要定期将备份数据从老的备份存储介质迁移到新的备份存储介质，以保障备份数据的长期保存和可靠性。企业应该根据ERP系统的变化和数据变化的情况，定期更新备份计划，以确保备份计划的实时性和有效性，同时根据备份计划的实施情况，不断优化备份计划，提高备份数据的可靠性和安全性。建立数据备份中心可以有效保护ERP系统的数据安全，防止因数据丢失或损坏导致的业务中断和经济损失。

3. 建立数据恢复机制

企业应该制定详细的数据恢复计划，明确数据恢复的步骤和方法，包括恢复数据的优先级、时间、方式以及数据恢复测试。此外，企业还应该定期备份数据，并将备份数据存储在可靠的地方，与原始数据分离，以便在需要时进行恢复。定期測试数据恢复机制，以确保数据恢复的可靠性，包括从备份中恢复数据，验证数据的完整性和正确性等。另外，企业应建立灾难恢复计划，以应对自然灾害、人为破坏等造成的数据丢失，包括备份数据的迁移、备份数据的恢复、数据恢复后的测试等步骤。这样能够确保ERP系统的安全性和稳定性，及时恢复数据，减少数据丢失对业务的影响。

（三）加强ERP系统操作管理

1. 建立操作规范

企业可以制定一系列操作指南，对企业ERP系统具体操作步骤和规范进行详细说明，这可以确保ERP系统的操作流程规范化，降低操作风险和错误的发生。操作指南应包括操作流程、规范标准、操作权限、故障处理和安全防范等内容。由于ERP系统是一个不断变化的系统，因此操作规范也需要不断更新，企业可以定期对操作规范进行更新和完善，以适应系统和业务的变化；建立规范的操作流程，明确各操作环节的职责和权限，避免操作流程混乱和失误，同时对于涉及敏感数据和关键操作的操作流程，可以增加审批环节和二次确认机制；对不同的员工进行权限划分，保障数据和系统的安全性，对于关键操作和敏感数据的访问，应该实行严格的权限控制，仅限特定人员操作；制定处理故障的操作流程，明确故障报告的渠道和流程，以及故障处理的时间要求和负责人；加强安全防范意识，例如制定密码策略、防火墙和病毒防护等以保障系统和数据的安全。通过建立详细的操作指南，企业可以减少人为操作失误和风险，保障ERP系统的稳定和安全运行。

2. 加强培训和考核

企业需要为员工提供ERP系统的培训，包括系统操作流程、规范标准、安全防范等方面的知识和技能，以提高员工的操作能力和技能。企业还需要定期对员工进行考核，确保他们的操作符合规范，并发现和纠正操作中存在的问题。此外，企业还可以考虑建立ERP系统专业人员的职业发展规划和培训计划，为ERP系统操作人员提供更多的学习和发展机会，提高其专业技能和综合素质，从而提高ERP系统的管理水平和运营效率。通过加强培训和考核，可以提高员工的ERP系统操作技能，减少操作失误和风险，保障ERP系统的安全运行。

3. 建立异常检测机制

企业可以通过设置监测规则、实时监测ERP系统的操作行为、异常预警和处理、数据日志记录以及建立报告机制等方式来建立完整的异常监测机制。企业应该根据ERP系统的特点和安全风险，制定适当的监测规则，例如对于权限超出操作者职责的操作行为、异常登录行为、异常数据传输行为等进行监测。实时监测机制中，通过实时监测ERP系统的操作行为，及时发现异常操作并进行处理。企业建立异常预警和处理机制，一旦发现异常操作行为，能够及时预警并进行处理。企业还应该对ERP系统的操作行为进行日志记录，以便后期进行审计和溯源。此外，企业应该建立报告机制，对于ERP系统的异常操作行为进行汇总和分析，并进行报告，以便后期进行安全风险评估和制定改进计划。通过这些策略，可以及时发现和处理ERP系统的异常操作，追踪操作者的行为，减少潜在的风险隐患，提高企业对ERP系统安全管理的能力和水平，保障ERP系统的安全运行。

（四）选择可靠的ERP系统供应商

有经验的ERP系统供应商能够根据企业的实际情况，提供定制化的解决方案，并且在实施和运行过程中能够提供及时的技术支持和售后服务，确保ERP系统的稳定和可靠性。因此，企业应该选择那些在行业内有良好口碑和声誉的供应商，可以通过询问其他企业的使用经验、查看供应商的历史记录和客户评价等方式来评估供应商的信誉度。与此同时，选择适合企业的ERP系统也是非常重要的。企业需要评估自身的业务流程、需求和规模，以及ERP系统的功能和特点，进行合理的选择，重视其可扩展性，选取能够为企业未来发展提供持续支持的ERP系统，以便在企业业务发展和变化时能够灵活应对。此外，还需要注意ERP系统与现有信息系统的集成和兼容性，确保系统的无缝对接和数据的统一管理。

五、结语

综上所述，ERP系统是企业管理信息化的重要工具，它能够帮助企业实现信息共享、业务优化和管理协同，提高企业的效率、质量和利润水平，是企业在现代市场竞争中不可或缺的管理工具之一。而ERP财务管理风险是企业在使用ERP系统时必须面对和解决的问题，这些风险可能来自多个方面，如技术风险、信息安全风险、人员管理风险等。因此，企业在使用ERP系统的过程中，应该采取相应的应对策略，包括加强对供应商的选择和管理、建立完善的内部控制制度、加强对数据的监测和管理、建立异常监测机制等。只有通过这些策略，企业才能更好地应对ERP财务管理风险，保证ERP系统的安全稳定运行，为企业的管理和发展提供有力支持。

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