文/桂林理工大学 郑洁 陈黎 李鑫

2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称新《档案法》），并于2021年1月1日起正式施行。新《档案法》结合当前档案工作实际情况和档案信息化建设背景，从档案实体安全、信息安全和软、硬件环境安全等方面对档案的安全管理提出新的法律规范。

一、调研样本基本情况

本次调研针对新《档案法》中涉及档案安全中新增加的内容，设计了《广西高校档案安全管理调查问卷》，通过发放网络调查问卷的方式收集汇总了包括广西大学、桂林电子科技大学、广西师范大学等在内的广西21所高等院校综合档案馆的基本情况。问卷的填写均由各高校档案馆（室）专职档案员完成，收集到的数据真实、准确，基本代表了广西高校档案馆的整体情况，调研结果具有普遍性、代表性。

二、调研的结果与分析

（一）档案馆基础设施配备情况。针对新《档案法》第十九条“配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备”等有关规定，广西高校中有81%的档案馆配置了防磁柜、57%的档案馆配置了保密柜，用于保存光盘、涉密档案等，这两种设施的配置相对较多；约32%的高校配置了消防报警灭火系统、库房监控系统、漏水报警系统和温湿度检测调控系统；仅有不到8%的高校配置了防静电地板、驱鼠探测系统等防护措施。

（二）档案馆安全管理制度出台情况。针对新《档案法》中“建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力”“与符合条件的档案服务企业签订委托协议”“受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定”“对接收的电子档案进行检测”等方面的要求，问卷在制度建设方面进行了调研。其中约29%的高校在电子档案归档和移交方面制订了管理制度；约10%的高校在档案数字化建设、档案数字化外包等方面制订了有关规范；约76%的高校制订了应急管理办法；约43%的高校制订了安全管理责任制度；不到15%的高校制订了涉密档案相关的管理制度。

图1 基础设施配备情况

图2 各类规范、制度文件制订情况

图3 定期组织档案员参加档案业务继续教育等培训情况

图4 近五年内档案员参加保密知识培训情况

图5 设置独立的档案业务经费情况

（三）档案工作人员继续教育情况。新《档案法》对档案工作人员的业务素质提出了新的要求，督促各级各类档案馆加强档案员的业务学习和人才队伍建设，切实提高档案安全管理能力。针对这一问题，问卷调研了有关高校档案人员参加档案业务继续教育培训的情况，尤其重点调研了参加保密知识培训的情况。广西高校普遍较为重视档案人员业务能力的提升，所有被调研的高校均定期组织档案人员参加档案业务继续教育培训，其中近五年内有76%的高校档案人员参加了保密知识培训。

（四）档案工作专项经费情况。经费保障虽未列入新《档案法》，但充足的经费可以为高校档案馆的软、硬件设施设备的购置，以及档案人员安全管理能力的提升提供有力支持。因此问卷设计了一项针对各高校档案工作专项经费的调研。调查结果显示，有28%的高校未设置档案工作专项经费，其余设置了专项经费的高校金额多为10万元以内，仅有个别高校有20～40万元经费不等。

三、存在的问题

（一）档案馆基础设施配备不全面。新《档案法》在2016年修正的《档案法》基础上，将原有的“配置必要的设施”扩充为“按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备”，对档案的保存环境提出了新的要求。然而，从调研数据中可以看到，在调研的21所高校中，有3所高校并不具备最基础的保存条件，既没有可以存放光盘等介质的防磁柜，也没有防盗监控、消防报警灭火系统等符合“八防”要求的监控设施，安全隐患十分严重。其余18所高校中，仅有广西大学一所学校配置了全部设施设备，另外17所高校均是零星配置一些设施设备，可见基础设施配置不足是广西高校档案馆普遍存在的问题。

（二）档案馆安全管理制度建设不到位。安全管理制度是档案工作的重要制度规范，是档案工作安全开展的制度保障。本次调研的21所高校中，有4所高校并未出台电子档案管理、数字化建设、安全应急管理等方面的制度，存在严重的制度漏洞。其余17所高校中，电子档案归档和移交、档案数字化建设、档案数字化外包规范、涉密档案管理等制度的出台率均不到50%，仅有《突发事件应急管理办法》的出台率相对较高，达到了80%。由此可见，广西高校在档案安全管理制度建设方面比较薄弱。

（三）对涉密档案管理的重视程度较低。档案人员业务素养的高低决定了档案管理的效果。从调研结果来看，参与调研的21所高校每年都为档案人员安排了档案业务继续教育。由此可见，各高校对档案业务素养的提升均比较重视。但根据近五年参加保密培训的情况看，仅有5所高校在近五年的时间里全员参加过保密培训，有11所高校近五年只有将近一半的人员参加过保密培训，另外5所高校在近五年无一人参加保密培训。同时，根据调研结果显示，有8所高校没有指定专门负责涉密档案的人员，涉密档案存在无人监管的安全隐患。由此可见，大部分高校虽然重视档案业务素养的提升，但忽略了对涉密档案的管理以及对档案人员保密意识的提升。

（四）档案业务经费保障不足。档案工作的开展离不开经费保障。在被调研的高校中，有6所高校没有专属于档案业务的经费，日常办公用品、档案盒等的采购需要从其他经费里申请，这给档案工作的开展带来极大不便。其余15所有档案业务经费的高校中，有11所每年经费在10万元以下，能够基本保障档案工作的正常开展。广西师范大学、广西大学、北部湾大学和桂林学院四所高校的档案业务经费较为充足，分别为每年40万元、30万元、20万元和16万元。从档案管理系统的使用方面可以看出，经费充足的高校大都购买了专业的档案管理系统，并配置了单独的服务器，而经费较少的高校基本使用的都是免费版的广西区档案综合管理系统GD2000或GD2016，该系统管理功能较简单，安全性较低，影响了档案馆信息化建设的进度和档案安全管理水平。

四、对于广西高校档案馆安全管理的思考

（一）增配设施设备，打好档案管理基础。工欲善其事，必先利其器。要想做好档案安全管理工作，必然离不开专业的档案安全管理设施设备。针对目前广西高校档案馆的现状，各高校之间存在差异，因此不能说全部高校都要增加何种设施设备，而是应该循序渐进，因地制宜。首先，部分基础设施配置较薄弱的高校应当配备保险柜、防磁柜等最基础的档案存放工具，保证档案存放的安全性；在存放条件有了保障之后，再配备库房监控系统、消防灭火报警系统、漏水报警系统等一系列智能安防系统，保障档案存放及使用环境的安全性；在存放和环境都有了保障后，根据学校具体情况配备防静电地板、气体灭火系统、温湿度一体化测控系统、驱鼠探测系统等防护措施，从多种维度确保广西高校档案馆的档案安全。

（二）建立制度体系，保障档案安全管理。高校的档案馆并不是一个独立的存在，而是高校日常运作中的一环，是高校重要的职能部门之一。因此高校档案馆的安全管理并不仅仅依靠档案馆自身，而是需要从学校的高度布局。由校办、保卫处、人事处、组织部、学工部、研究生院以及其他二级部门、二级学院之间共同配合，确保高校档案管理工作的安全开展。这就需要建立一套适合高校的档案安全管理制度体系，从学校统筹规划、档案馆依法依规开展落实、全校各级部门全力配合三个方向，将档案安全管理制度建设到位，全面、科学、合理地指导档案安全管理工作。首先，高校应制订本校《档案安全管理责任制度》，从校领导和二级部门、二级学院两个层面将档案安全责任落实到人。其次，结合本校档案工作实际，制订《电子档案安全管理办法》《实体档案安全管理办法》《档案保密审查制度》等，对本校各部门、各学院的档案收集、管理工作进行规范。最后，高校档案馆应出台《突发事件应急管理办法》《灾害防治管理办法》《档案信息发布审查制度》《涉密档案管理规范》《档案数字化工作管理规范》《档案数字化外包安全管理制度》等具体业务操作类规范制度，全方位多角度地对档案管理工作进行指导，切实加强高校档案馆的安全规范管理和档案的安全高效利用。

（三）提高保密意识，重视涉密档案安全。高校档案馆大都存有各级政府、机构普发的涉密档案，这些档案主要涉及国家政治、经济、文化、教育、科技、民族、安全等方面的诸多内容。此类档案在归档前由各高校机要人员专职负责管理使用，一般不会出现失、泄密情况，但归档后如未安排专人管理，或者未能同普通档案加以区别存档，则极易发生丢失、泄密等情况，严重者会给国家安全带来极大的风险。因此，高校应当注重涉密档案的安全管理，防止出现因保密意识不强、涉密档案监管不到位而导致的档案安全事故。对于高校来说，需做好如下工作：一是要加强对档案馆馆员的保密教育，将保密教育列入馆员每年的学习计划，并定期召开专题学习会议，学习保密法规、涉密档案管理办法等法规条例，分析失、泄密案例，开展总体国家安全观宣传教育等，强化馆员的保密意识；二是指定专人负责涉密档案，使涉密档案的管理和使用更加规范；三是建立健全档案解密审核机制，对已经达到或超过保密年限的档案应当尽快解密。

（四）提供经费支持，保障档案业务的开展。档案工作的开展离不开经费的支持，无论是日常办公耗材的添置，还是档案盒的印刷，都需要有经费作为保障。尤其在档案信息化建设如火如荼开展的今天，专用的软、硬件设施设备、档案管理系统等都是档案信息化建设中不可或缺的工具。此外，档案数字化工作的开展也需要有足够的经费，档案数字化外包服务等需要经费作为支撑。因此，经费是档案工作顺利开展的重要保障，经费的充足与否决定了档案工作的整体水平。

经费保障应当从教育主管部门、高校、档案馆三个方面落实。首先，应由教育部、广西教育厅、广西档案局等主管部门制订长期的高校档案馆建设规划，并将档案馆建设经费标准纳入规划当中，从制度的角度确保经费落实到位。其次，由各高校根据自身情况，结合上级文件精神对档案馆给予专项拨款，保障档案馆经费落实到位，同时由分管校领导、档案馆馆长、财务处处长、纪委副书记、督查室主任等担任档案馆建设领导小组成员，对档案馆的建设进行监督检查。最后，档案馆结合每年工作计划，制订当年的经费使用方案，并将任务落实到人，确保经费的使用与档案馆建设工作的顺利开展。

五、结语

高校档案馆虽然不如国家级、省市级档案馆综合服务性强，但因为高校具有教育、科研等功能，每年产生大量的教学、科研、财务、基建、人事等方面的档案，校内师生、毕业生以及社会人士对高校档案的需求与日俱增。在新《档案法》明确“档案扩大对社会开放程度”的大背景下，高校档案馆的安全管理不单能够为师生群众提供更加安全可靠的服务，也能够展示一所高校的综合水平。因此，高等教育主管部门以及高校领导应该提高对高校档案馆安全管理的重视，从保障基础设施配备、规范制度建设、加强人才队伍建设和提供经费支持等方面不断提高档案馆安全管理水平。