顾华 程丹

滨州医学院烟台附属医院

引言：人才信息的主要载体就是人事档案的管理，它不仅可以做到全面科学地记录个人经历、能力和工作业绩的数据，还能够让各种各样的人才在选择到合适自己的岗位并最大程度地发挥自己的优势，创新能力和工作积极性得以提高。在人事管理的工作中，人事档案是必不可少的一部分，是加强人才科学流动、提高资源合理配置使用效率、保障提高人才队伍质量的关键举措，也是进行全面监察了解，对于人才进行正确评价的主要依据。人事档案管理工作是否是科学合理的，对相关单位和企业都造成直接性的影响。在当前新时代的人事档案管理背景下，要求对人事档案的管理工作的特点和作用要有一个充分的认识和了解，不断结合实际情况，进一步分析其中存在的缺点和问题，努力将人事档案工作落实到实处，使各个岗位的工作人员，能够更加明确自己的职责，更加积极地去对待工作，从而促进社会经济的发展。

一、当前医院人事档案管理中存在的不足

（一）人事档案管理意识不强

在医院的人事档案管理当中，对常见的是对重医疗病历档案和轻医疗档案的管理，因为，第一，在宣传过程中，没有加强重视对《档案法》和《档案法实施方法》的宣传[1]；第二，档案工作无法带来有效的经济效益，缺乏对档案使用带来的社会效益和经济效益的宣传，医院的人事档案工作并没有得到真正意义上的重视；第三，长期以来，档案管理工作并没有得到良好的重视和使用，无论是医院领导还是医院的职工都没有对档案管理的功能和作用有一个良好的认识，薄弱的档案管理意识，没有正确认识到档案管理工作的重要性，总是觉得档案管理工作可有可无；最后。在医院的额档案建设当中，没有良好的使建设的功能得到有效的发挥，缺乏档案资源信息的开发，使档案的利用效率一直处于较低的状态。

（二）人事档案管理制度不完善，职能不明确

通常是由行政办公室内的综合档案室负责医院的档案管理工作，按照部分的历史原因和医院企业管理的要求，一般综合档案室只负责文书档案的管理，而对于其他相关的档案，比如人事、科技和医疗病历档案及各种检查影像图文等档案都是有专门的部门内部和业务科室进行管理的，因此在一个单位当中，形成了由多种管理机构进行管理的格局。在医院的档案管理当中，还没有一套完整健全的人事档案管理制度。在当前时代和科学都在不断发展和进步的背景下，档案的内涵和外延都在随之改变，由于各类医院在进行人事档案管理工作时，还没有建立出相符合的管理模式和标准，仅仅是根据自己现有的经验和对人事档案管理工作的片面理解进行管理，遗漏了很多重要的档案，使其没有被纳入档案管理工作中，没有做到开发利用，使很多重要的医院档案被深深掩埋，很多有用且重要的档案资料沉睡在档案室中，真正的价值没有得到实现，缺乏管理的意义[2]。

（三）人事档案管理人员的综合素质不强

人事档案管理人员的综合素质不强，大部分表现在具备较强的专业工作人员较少，专业知识掌握不到位、学历文化程度较低、知识结构不科学、还未完全掌握现代化的先进知识、专业管理更高层次的人员较少等原因。都导致了目前的档案管理工作还不能够适应新时期档案管理工作的需求。很多医院和单位知识单纯的把档案管理工作看作简单的资料收集和文件的装订，以至于对档案管理工作人员的要求不高，大部门档案管理工作人员的能力还停留在自己原有的经验上，无法保证工作的质量和效率，思想观念和思想发展水平没有做到与时俱进，缺乏创新能力和工作积极性。这也就是为什么大多数人都不愿意从事档案工作的原因，这一现象，导致了档案工作人员的调动频繁，使档案管理的水平受到影响。

（四）管理手段、方法和制度不够先进

随着人事管理制度的持续改革发展，人才流动、医疗服务企业、单位选拔优秀人才的办理手续持续简单化，因为人事档案管理方法的“ 终生”制，没有获得合理的补充和调整，使优秀人才的流动受到了阻碍，直接导致人事档案材料的不详细，给新录用企业在人事部门审批、审核工作上带来影响。人事档案管理方法是一项专业性、时代性、安全保密性较强的工作，人事档案材料需要专职人员进行管理和独立储存。因为人事管理工作量大，人事档案管理全是由人力资源管理工作人员兼任管理，属于外行员工管理，在档案管理方式上，由于没有建立独立档案管理软件，使管理方法还比较的原始和古老，非常容易导致人事档案材料没得到及时的整理归纳和档案文件参差不齐的状况发生，档案管理工作人员对人事档案补充搜集和创新升级工作进行较缓慢，无法立即使材料归档，精确地获得补充[3]。此外，一些科学研究、课堂教学、技术职称评定、继续教育、绩效考评、年终考核、薪水变动等方面的材料没有及时归档，使归档的材料没有在真正意义上体现出自己的价值。

（五）对于人事档案的交接手续不够重视

在对档案进行交接时，出现打包移交，没有按照规定的程序进行手续办理，没有做到及时检查、及时清理和及时签字，使档案出现数量、材料等在交接的过程中出现责任不明确、界限不清楚等问题。除此之外，还有人认为档案的交接工作就好像是交换一把钥匙的问题，不必要过分重视，以至于在档案的交接工作中出现脱节的现象。

（六）档案的查询速度慢、效率不高

现如今，在医院人事档案管理工作中，通常都建立专业的档案资料信息数据库查询，并充足借助使用互联网技术信息化技术性的优点，应用电子计算机、扫描机等优秀的机器设备和技术手段，将员工的档案资料及时列入到电脑，再与有关的技术手段相结合，把文本、相片等转换为中后期储存的信息材料，如果有的员工信息有所变化，就可以立即使用电脑，对人员信息的进行及时的变更，这在一定程度上保障了员工信息材料的精确性、高效性和稳定性；但目前严峻的形势是，这仅仅为医院中后期的数据分析带来了便捷，而为快速查看和读取信息和数据提升了一定的难度系数。例如，医院在人才招聘的历程中，遇到需要处理的劳动量较大时，当一职位存有很多人员报考的市场竞争情况时，管档人员就需要在确定的时间内查看很多的档案资料，再加上档案工作都还没与局域网连接，以至于管档人员要进行往返行走，才可以获得人员档案资料，既消耗了大量的时间，又使工作效率降低。因而，医院在开展人事档案管理工作中，管档人员要充足利用优秀的电脑系统，制订切实可行的计划措施。

（七）不规范的人事档案材料工作

上文提到，资料在真实性和完整性方面还存在着诸多不足。首先，是因为医院的相关领导人员没有对人事档案的管理工作有一个较高的重视，以至于医院在这个方面的资金和管理的投入都较少，所以医院的人事档案管理工作人员只能沿用较为古老和陈旧的管理手段进行资料和信息的收集。其次，由于资料收集的涉及面较广，范围较大，不仅包括工作人员之前的信息资料收集，还包括所有工作人员的资料信息，因此，在实际的工作人员资料收集当中，无法保证所收集资料的真实性和可靠性[4]。最后，就目前的状况而言，医院人事档案的资料收集和保存方式都还较老旧，重点记录的是医院工作人员的经历和成绩，并没有将工作人员的最新实际情况客观及时的进行反应。比如，缺乏对工作人员来到医院之后的工作能力、专业业务能力的记录，使医院人事档案资料直接缺乏完整性。

（八）信息化水平不足

当前的需求是人事档案向信息化、现代化的发展，但它需要一定的软件技术和硬件技术的支持才能实现，另外，人事档案的发展还要医院改变传统的管理模式，引进现代化的管理方法，用自动化、信息化、现代化来代替人工管理的行为。但是，目前，我国还有一部分医院不具备先进的信息化管理的基础设施，没有充足的资金构建完善的计算机信息技术，还有一部分医院，从根本上就没有要加强信息化管理人事档案的意识，仍然选择停留在原地，应用人工管理的方式开展人事档案管理工作[5]。

二、医院人事档案管理工作的应对措施

（一）强化人事档案管理

医院的管理层和领导人员需要对医院人事档案的管理提起重视，也应该为此注入更多的资金和物质支持，建立健全相应的管理制度，提高对人事档案的重要性管理宣传，加强硬件和软件设施的建设，强化人事档案工作的管理。明确自己的岗位职责，积极主动的配合资料的收集。

（二）健全管理制度

俗话说“没有规矩，不成方圆”，必要的规章制度可以有效的对人事档案的管理工作进行约束和指导，建立健全相关的管理制度，使人事档案的管理工作更有规矩，更加有法可依。因此，医院的管理层工作人员，要积极主动的学习中西方的优秀人事管理文化和技术，并结合自身医院的实际情况，进行管理制度的调整，确保收集到的消息真实可靠，及时归档，传达准确[6]。

（三）加强信息化管理

人事档案管理的信息化依赖于电子信息技术和机器设备的引入，管理层人员应给予适用人力资源和资金支持，便于完成材料搜集、储存、升级、查阅、转档等工作，使他们均可在短期内进行，以此提高工作效率[7]。实际上，个人档案的信息化管理方法能为领导阶层和别的管理岗位进行决策时提供及时且靠谱的参考资料，使其全方位掌握机关人员的道德修养主要表现、业务水平等信息，进而能够更好地在“选拔任用”工作中引进信息化技术，一次建档和信息录入便可随时随地借调、查阅，节约了大量时间。与此同时，在内部完成信息共享，能够使各单位随时借调各种数据信息，免去打印、复印、订装等步骤，有益于提升各单位的工作效能，节约资金、物力、人力。此外，根据设定个人档案数据管理和应用管理权限，可以避免信息外泄，有益于人事档案管理体制的进一步完善[8]。

（四）加强人才的培养

跟随者医院体制不断深化改革的步伐，我国对医院的人事档案管理也提出了更多的要求，首先，就是加强医院人事档案管理人员专业技能和专业知识的培养。在医院加强人才培养的过程中，要重视对档案工作人员的管理意识、责任意识和专业意识方面的培训，使他们更具备责任心和岗位职责感，但是由于人事档案管理工作本身就比较复杂，工作量较大，因此，医院的管理层人员，要结合各方面的因素考虑，合理调配工作，定期的对管理人员进行专业的培训，积极调动他们的工作兴趣，提高他们的综合素质水平，确保档案管理工作合理有序的进行。医院要加强管理人员的专业技能和综合素质的培养，可以从以下几个方面入手：

1.培养他们对工作的热情

档案管理工作是一项繁杂的工作，管档人员必须要具备很强的细心，只有喜爱自身所就职的工作，才可以一心一意地投入到工作中。档案保管工作有别于别的工作，其工作内容多、抗压强度大，管档人员除了要必须具备积极主动的工作态度以外，还需要在整个工作过程从头开始忙到尾，管档人员在工作过程中非常容易出现怠倦、焦虑情绪、心浮气躁等负面情绪，因此管档人员要在第一时间内调整好自身的心理状态，保证人事档案管理工作一切正常并井然有序地展开。

2.基本功过硬

医院档案资料工作的本质特征就有接触起来易、真正做好难的一大特性，换句话说，管档人员做的工作十分简易，但无法保证细腻周全地做好档案工作，尤其是在实际的工作成果上，尽管能确保工作中没有误差和错误，但还是无法做出杰出贡献，这在一定程度上就会使管档人员缺失主动性。对于此事，管档人员要加强对自己的学习培训，努力扩大自身的知识层面，具备大量的专业技能，提升自己的专业能力。

3.认真的工作作风

医院档案工作的工作量较大、可操作性强、每日任务重，其关系到医院的员工情况、医患关系等，这就必须管档人员要具备用心的工作态度，不然一旦发生关键点上问题，或者自身的一时的粗心大意，就会对全部的管档工作造成影响。所以，不管是在管档人员的思想还是行为上，都必须对管档工作提高重视，认真仔细的完成人事档案的管理工作。

（五）严格把关收集的档案材料

要想搞好医院人事档案管理工作中，主要的便是对收集的档案材料开展严格监督，严格遵守我国最新法律法规，严格执行一套实际标准的人事档案管理计划方案和操作步骤，对所收集的档案材料开展用心核查，针对办理手续不齐备、填写不过关、材料不实际的一律不收取，规定实际工作人员对这些材料结合自身的具体情况进行填写，只有收集的档案材料具备一致性和真实有效，才可以使其具备真正的使用价值[9]。

（六）保证查档资料的有效性

一般情况下，在对档案文件的查阅上，多是由管档工作人员来实际操作的，对于此事，管档工作人员要强化管理观念，学习丰富多彩的技术专业基础知识，对于员工档案材料前后左右不统一的问题，先以档案资料材料中形成的最开始时间为标准[9]。例如，对于某一员工的出生日期有错误的问题出现，就必须先以档案资料最开始的记录为标准，再与员工进行具体的沟通和了解之后，再进行变更，当遇到比较复杂的情况时，管理人员必须要重视对材料的认真对比，并定期的进行实地考察和采访，以此保证档案材料具备准确性[10]。

三、结论

随着科技进步和经济发展的发展趋势，互联网领域飞速发展并渗入到每个行业领域的进步过程中，由于社会发展信息化水准也在不断提升，所以对人事部门档案开展信息化的管理方法是当今社会发展新时期的需求。医院在开展人事档案管理的工作任务是要学会运用互联网技术对档案材料开展信息化管理，提高医院人事管理工作者的信息化专业能力，以此能够更好地符合新形势下的要求。